编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第页共NUMPAGES16页第PAGE\*MERGEFORMAT16页共NUMPAGES\*MERGEFORMAT16页总经办工作规范及标准一：会议工作管理实务1、会前预备工作1.1、总经理的相关会议需求事先了解会议的目的，会议规模，预会人员名单，出席会议的对象，明确会议口号、材料。时间、地点、日期，会议的议程、主要内容、主题、履行人、掌管人。还要会议材料、设备和场地的要求，会议组织的步骤。1.2、将要求每项工作都做好记录，留有备份，会议当天要带在身边。1.3、精确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准。1.4、合理地拟定会议议程、日程和预算经费。1.5、掌握选择会议场所的程序，选择并预定合适的会议场所。1.6、掌握会场坐位的排列方法和会场布置方式，精心布置会议现场。1.7、及时通知参会人员，预备会议文件和制造会议证件。1.8、安排电话会议和视频会议，减少会议开支。2、会间组织服务工作2.1、安排预会人员签到，统计到会人数和缺席人名单，引导到会人员就坐，以便预会人员找到坐次。2.2、安排会议发言，抓紧催交发言稿和掌握发言稿印刷情况，以保证发言稿能在发言前复印妥当并提前送一份给发言人。2.3、做好会场后勤保障，适量放些钢笔，纸张，以备运用，会议期间应有饮水等供应2.4、按规定出席总经理、副总经理掌管的会议，并作会议记录和纪要2.5、检查清理会场和整理会议文件。2.6、传达会议决议，撰写会议总结和结算会议经费，估会议效果。2.7、应根据领导的意图，按照会议的性质，确定摄影的规模和参照范围，联系好摄影师，安排好摄影位置。2.8、搞好现场指挥，以保证大中型会议集体摄影活动有条不紊的顺利进行。2.9、做好会议的特殊情况的处理，如变更会场，调整议题，添加会议人员等，所以要求工作人员始终在场，采用应急措施，做好临时调度工作。3.会后组织处理工作3.1、整理好会议记录编发会议报告和整理会议纪要的根据。3.2、印发会议纪要和决办事项通知，会议纪要写好后，就要发给有关部门履行，同时也避免日后查找翻阅原始会议记录。3.4、安排预会人员的离场，回收需求收回的会议文件。3.5、做好会议文件的归档，预会议事项的落实。4.电话会议的处理工作4.1、事先拟发会议通知，及时通知参加会议的单位和有关人员，并要求预会单位和预会人员按时到电话会议开通的会议听会。4.2、会前要及早与电话管理部门联系，确定开会的具体时间，以使电话管理部门及早做好预备4.3、做好主会场的组织服务工作，落实好预会单位和人员的名单，落实会议发言人讲话稿，做好服务工作。4.4、开会前要按应到会名单点名，检查各地分会场的会议情况，并将情况及时向会议掌管人报告。4.5、召开电话会议的电话应加保密设备，保证会议内容不走漏。二：文书档案管理工作实务收文处理收到文件后要在对方的文件投递单或文簿上签字，以示收到。收方办公室文秘在接收文件时，亦可向发文单位出具收条。拆分文件之前要对所有文件进行分拣，拆分要细心，留意保护好封内文件的完好，留意吧封内文件倒净。取出的文件要单独放置，不要与处理过的文件或其他文件混淆在一同。检查文件上的主送单位，来文单位与封皮所写是否相符。来件如未装订，拆封当时就要整理好，以免一个完整的文件误分两处。留意封皮的保存利用。封内装有回执单的，应在回执单上签收并及时将回执单退回来件单位。了解审（签）批内容，拟出初步意见，汇报公司领导。1．10、分管领导召开相关部门会议，了解具体情况，拟出具体办理意见，报公司领导。2.发文处理2.1、拟稿即撰写文件的初稿或草稿，，要留意标题要醒目，主题要明确，要一事一文。2.2、可发可不发的文件坚决不发，看是否经过有关部门审核，是否经办公室审核，登记。2.3、签发文件时，要先审再发，签发的格式包括核准姓名，签发日期三项，缺一不可。3.文件管理对所有文件先识别，后分类登记，再分别办理。普通传阅文件，盖收文章，填写收文簿，放置在传阅文件夹内，按部门传阅。待处理文件，做好收文记录，填写办文单，经理阅处后送至相关业务科室办理。3.4、接到会议通知及文字材料时，做好记录，及时送经理阅示，根据经理批示通知相关人员参会。3.5、重要的和急办的文件，跟踪催办。办理结果反馈相关部门及主要领导。有关部门根据上级文件精神及实际工作情况起草文件。秘书对发文稿件审核校正后送总经理签字。登记文件并留发文稿及两份文件存档。3.10、收集应归档的文件材料，确保文件齐全完整。3.11、判断文件是否归档，慎决文件去留。3.12、对应归档文件进行分类（综合类、人事类、机构类、工资类）