扎鲁特旗香风农牧业机械有限责任企业财务管理制度费用审批与报销管理借款管理采购管理库存商品管理发票管理及原始凭证管理第一章费用审批与报销管理一、目标为加强财务管理工作,完善借款、报销程序,明确报销内容,降低不合格单据传递失误,加强各项费用核实,提升工作效率特制订本制度。二、程序参见费用审批及报销流程表三、费用审批及报销(一)费用审批1)费用审批需填制《用款事项明细表》、依据费用发生时间提报,通常为费用发生前一周。(《用款事项明细表》见附件1)2.费用申请审批权限申请人——部门责任人——总经理——财务部(二)费用报销1.费用报销审批权限申请人——部门责任人——总经理——财务部费用报销周期1)、为确保当月费用全部能够记入当月账目,每个月28日前(不含28日)发生费用必须在当月内报销完成,不得拖延至下月,不然财务部门不予受理。2)在填制用款事项明细表同时,填写一份借款单,费用发生后,填制费用报销单进行报销程序冲销借款单。(三).报销单填写规范:1．报销发票进行分类整理1)发票按”企业名称”分类。2)按类别分类、日期分类、需修剪要先修剪整齐。2.项目与项目费用分开填写报销。第二章借款管理一、目标为规范借款管理,降低资金不合理占用,确保对借款进行有效控制和及时清欠,特制订本制度。二、定义个人借款是指因特殊用途需要暂借各种暂时性借款,包含:备用金借款、零星采购借款和其它零星借款。三、程序填”借款单”---”部门责任人”签字---”总经理”签字---”财务部”签字---”领款人”签字(详细参见借款管理流程表)管理要求1、应该加强借款管理,有以下情形之一者,不得办理借款借款人不属于企业在职人员;前款未清、后款不借;2、各部门应该加强备用金管理,因工作需要,需申请备用金,应进行限额核定,由使用人申请,部门责任人审核,行政副总复核,财务部复核。申请人因工作岗位改变,不再需要备用金,或离职、解聘等应及时结清备用金。3、各部门应该加强个人借款报帐、清欠管理。A、对于备用金借款,借款人应在年度终了前或离岗时将所借备用金结清。B、对于其它零星借款,借款人应在业务办理完成3个工作日内办理报销及还款手续。C、借款还款时间合理性由员工所在部门责任人审核把关,假如员工借款单中还款时间晚于业务完成时间,按上述在业务完成后在要求时间内进行核报还款。D、出纳员负责按照借款单内注明还款时间及时催还。对超出借支单中约定还款时间10个工作日未还款员工,财务部从借款人工资中扣回借款。E、在办理员工离职手续时,离职交接单将由财务部审核其财务情况,在企业有借款,必须偿还全部借款后,方可办理离职手续。第三章采购管理一、目标为了深入加强企业制度管理,健全企业采购管理制度,监督和控制无须要开支,确保采购工作正常化、规范化,特制订此制度。二、工作程序(一)采购标准1.采购是一项主要、严厉工作,各级管理人员和采购经办人必须高度重视。2.采购必须坚持”秉公办事、维护企业利益”标准,并综合考虑”质量、价格”竞争,择优选取。3.通常日常办公用具及其它消耗用具由总务后勤人员负责采购;4.物料采购应尽可能采取月结方式为付款条件与供给商洽谈。(二)采购申请1.采购之前,采购经办人依照所购对象品名、规格、数量,需求日期及注意事项填写”物品申请单或采购定单”。2.紧急采购时,由采购部门在”物品申请单”上注明”紧急采购”字样,方便及时处理。3.若撤消采购,应立刻通知采购人员,以免造成无须要损失。(三)采购流程1.采购经办人在”物品申请单或采购定单”内需填写所购物品估算价格、数量和总金额。2.各采购经办人在采购之前必须把”物品申请单或采购定单”报总经理审批后,交到财务部进行审核,方能进行采购。(四)采购经办人职责1.建立供给商资料与价格统计。2.做好采内参市场行情经常性调查。3.询价、比价、议价及定购作业。4.所购物品品质、数量异常处理及交期进度控制。5.做好平时采购统计及对帐工作。(五)采购方式1.集中计划采购:凡属日常办公用具必须集中计划购置。2.长久报价采购:凡生产用物料须选定供给商议定长久供货价格。3.每年第一个月重新审定上年度供给商,与供给商洽谈需两人以上进行,并对供给商评审,且作出相关评审统计。(六)采购实施1.”物品申请表”同意签字且到财务部立案后,办理借支采购金额或通知财务办进汇款手续。2.采购人员按核准”采购定单或物料申请表”到市场采购。3.全部采购物品必须由仓库或使用部门验收合格签字后,才能办理入仓手续。(七)采购付款方式1.物品采购不论金额多少,一律由经办人签字,总经理核准签字后方可财务部报销。2.物料采购付款必须见供给商提供送货单及本企业开出入库单、采购定单、收款收据等单据方可