第六章会计档案与声像档案的管理第一节第一节会计档案管理一、会计档案的概念和特点:㈠会计档案的概念：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。㈡会计档案的特点:1、形成范围广泛2、档案类别稳定3、外在形式多样二、会计核算材料的归档:㈠归档范围：1、会计凭证2、会计账簿3、财务报告（报表）4、其他会计核算材料㈡归档时间:㈢归档要求:1、归档的会计核算材料真实、准确。2、会计档案移交时，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。3、归档移交会计核算材料时，会计机构和档案机构要逐卷认真清点，严格交接手续，双方签字。㈣电算化会计核算材料的归档：3、电算化会计核算材料的归档范围主要有三部分：(1)存储在磁性介质或光盘上的会计核算数据；(2)打印输出的纸质载体的会计核算材料；(3)会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。4、归档要求：双轨制：电子核算材料和打印输出的纸质核算材料一并归档。三、会计档案的整理和编目工作2、类别----会计年度----保管期限：把全部会计档案按四类分开，每类之下的档案再按会计年度排列，每一年度内的档案根据保管期限的长短依次排列。四个类别的档案分别编制四个流水案卷号，每年度可顺延，形成四本案卷目录。目前，我区主要采取此种分类排列方法。（二）会计档案的整理1、会计凭证的整理方法和要求（1）进行检查。检查内容：装订是否结实，是否签字盖章（单位财务章和会计机构负责人签字或盖章），凭证内是否有金属物。（2）对符合要求的凭证进行排列。按凭证形成的时间顺序排列。从凭证产生年份开始编一本接一本，一月接一月，一年接一年。（3）在每本凭证的右上角编号。顺延上一年的流水号往下编，一本凭证编一个流水号，编到一千卷左右断号，再从“1”开始编，重新用一本目录，使用新的目录号。（4）编制会计档案案卷目录：会计档案案卷目录凭证盒脊背：1、会计账簿的整理方法和要求会计账簿保管期限现金日记账、银行存款账——25年总分类账、各类明细账——15年（1）整理：现金日记账①订本式的帐银行存款帐总帐只需在账簿封面的相应位置贴上会计帐簿软封面或会计帐簿不干胶标签，填写相关内容②活页帐（明细账）：第一步，先去掉空白页，然后在有字的右上角或左上角编页号。第二步，加会计软封面和备考表将活页帐装订好，然后填写封面和备考表的相关内容，或者直接在活页帐的封面上贴不干胶的标签。会计帐簿不干胶标签的样式：会计帐簿软封面样式：（2）排列。期限长的排前面，期限短的排后面，也就是说先排25年的，再排15年的。（4）装盒。填写卷盒上的相关内容。3、财务报告的整理方法和要求（1）对收上来的会计报表进行组卷。一般是将本机关报表和下属单位的报表分开立卷；年报、季报和月报分开立卷；年度决算报表必须单独立卷。（2）编制页码。在文件的右上角或左上角编页号，一卷一个流水号。（3）填写卷内文件目录和备考表。使用文书档案的封面和备考表。卷内文件目录卷内备考表（4）填写案卷封面。（5）装订。三孔一线法。（6）案卷排列。期限长的排前面，期限短的排后面，也就是说先排永久的，再排5年的。（7）编制会计档案案卷目录。（8）装盒，并填写卷盒上的相关内容。（使用文书档案盒）4、其他核算材料的整理方法和要求（1）组卷：银行余额调节表和银行对账单要分别组卷，卷内按时间顺序排列。卷内文件目录样式：卷内备考表（4）填写案卷封面。会计档案案卷题名的结构是三部分，即单位名称、会计年度或时间、会计核算材料的名称。（5）装订。三孔一线法。（6）编制会计档案案卷目录。（7）装盒（使用文书档案盒）。注：档案保管、移交、销毁清册放入全宗卷内。5、电算化会计核算材料的归档：四、会计档案的鉴定、销毁和移交工作（二）会计档案的销毁工作:1、由本单位档案机构会同会计机构对会计档案进行鉴定后提出销毁意见，并编制会计档案销毁清册，填写会计档案销毁清册审批表。销毁清册格式如下：会计档案销毁清册2、单位负责人在会计档案销毁审批表上签署意见。3、到财政局会计科备案。4、销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。5、销毁会计档案应到指定的销毁单位。监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案，销毁后，应当在会计档案销毁清册审批表上签字盖章，并将监销情况报告本单位负责人。附：档案鉴定销毁工作指导手册档案销毁清册审批表在销毁会计档案时，应当注意：