公司的电子文件管理制度公司的电子文件管理制度电子文件的两个基本特征：第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。公司的电子文件管理制度（通用5篇）在不断进步的社会中，制度起到的作用越来越大，制度是要求成员共同遵守的规章或准则。什么样的制度才是有效的呢？以下是小编收集整理的公司的电子文件管理制度（通用5篇），仅供参考，大家一起来看看吧。公司的电子文件管理制度1一、目的适应信息化建设的需要，规范公司在各项工作中所产生的电子文件与电子档案的管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性。二、范围适用于公司在各项工作过程处理活动中产生的电子文件和电子档案管理。三、定义电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖电脑等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传达的文件夹。电子档案：指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。四、管理要求1、公司通过使用防火墙、工作人员密码及防病毒软件，保护其IT系统免遭破坏和非法使用。2、工作人员不得向计算机中添加任何软件，未经管理员允许不得卸载办公软件，3、存放服务器的房间要上锁，服务器和设备要有专人管理。4、电子文档更新必需拷贝文档保持一致，并且所有的文件发放记录应保留书面签字不得以电子形式保留。5、必须备份数据，确保即使主要IT系统瘫痪，记录不丢失。6、数据可以用不同的方式备份，如光盘、可移动硬盘。7、计算机系统每日创建或更新的关键数据应每日备份。8、所有软件都应至少进行一次完整备份以作出保护。9、系统数据应至少每月备份一次。10、每日备份应在办公时间以后，计算机使用率较低的情况下进行，备份数据应储存在大容量硬盘中。11、备份数据应由子系统管理员放在安全可靠的地点，所有软件完整备份和每月备份媒体应存放在异地备份文件室。12、工作人员定期更改密码。13、除非授权，否则不能随意添加员工进入IT系统。公司的电子文件管理制度2一、电子文档是具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的磁带、磁盘、光盘等载体，并作为档案向档案部门移交保存的电子文件档案。二、本单位应明确电子的文档管理的分管领导和部门职责，责任到人；加强对电子文档的承办、运转、移交、整理、监督、指导、保管、开发、利用工作，更好为部门各项工作服务。三、本单位在对电子文件计算机逻辑归档的同时，应搞好相应的纸质档案的物理归档。四、本单位向档案馆移交的电子文件一式三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存；接收入库的电子文件，每两年抽检一次，抽检率不低于40%，发现问题及时补救，确保电子文档的绝对安全。五、加强电子文档的保管、保密防范措施，销毁归档的电子文档，需经本单位领导批准，有关业务部门和档案部门审核，编制销毁清册，确保载体与信息彻底销毁。公司的电子文件管理制度31、目的1.1本程序规定了公司电子文件管理办法，确保有关场所使用电子文件的版本是有效的。2、适用范围2.1适用于质量管理体系运行有关的电子文件和记录管理工作。3、职责3.1质量管理部是电子文件控制的.归口管理部门，负责体系有关的电子文件的分类、管理和备份。3.2项目工程师负责相关电子文件的分类、管理和备份。4、作业标准4.1电子文件分类4.1.1质量管理体系文件。4.1.2与客户有关的电子文件，包括客户提供的图纸和文件、过程记录、有关合同的沟通记录（会议纪要，E－Mail等）和报告等。4.2质量管理体系文件管理4.2.1质量管理部在本机F盘下建立“质量管理体系文件”文件夹和子文件夹。文件夹及文件命名应简明扼要、并不致引起混淆4.2.2上述文件采用移动硬盘进行备份。4.2.3当上述文件内容发生变更，及评审完成后应及时变更“质量管理体系文件”,并拷贝到移动硬盘。4.3与客户有关的文件4.3.1临时性文件在使用期过后可以删除。4.3.2销售工程师应对电子文档进行归类、整理和存档。对重要的项目文件应备份到移动硬盘。4.3.3在合同结束后应整理项目文件夹。并将项目有关的文件全部备份到移动硬盘。4.4时间上已过期的、工作中已失效的文件可以从本机和