会计电算化系统的运行管理(2.1)会计电算化系统投入运行后，为了保证系统的长期稳定运行，必须要对会计电算化系统的运行进行管理。系统运行管理的基础工作首先是要建立会计电算化内部管理制度，对于大型会计电算化系统的运行，甚至还要建立相应的管理岗位或专门的管理部门。（一）建立会计电算化内部管理制度的必要性财政部制定的《会计电算化工作规范》指出：“开展会计电算化的单位应根据工作需要，建立健全包括会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度的会计电算化内部管理制度”。实践证明，建立良好的会计管理工作是会计电算化工作顺利进行的重要保障，制定和严格执行会计电算化内部管理制度，是会计电算化工作成功的基础。财政部1996年6月17日发布的《会计基础工作规范》第八十六条至第九十七条示范性地提出了应当建立的12项内部会计管理制度程序制度，如：内部牵制制度；稽核制度；原始记录管理制度；财务收支审批制度；成本核算制度；财务会计分析制度等。单位实行会计电算化后，更准确地说是使用计算机替代手工记帐后，会计工作的工具、会计信息的表现形式、会计档案的存放介质、甚至会计工作的程序都将发生了变化，具体表现以下七个方面：1.会计部门必须对计算机系统的硬件和软件进行管理会计部门必须要针对计算机系统的特点，制定对用于会计工作的计算机硬件和软件的有关操作、管理和维护的制度。2.会计工作流程和工作重点发生了变化实行会计电算化后，会计人员只需输入记帐凭证后，登记各类帐簿和编制报表工作由计算机完成，凭证的输入和审核成为主要任务，操作计算机成为会计人员的基本技能；存货采用实际成本计价，对大量的固定资产进行个别计提折旧，进行详细的部门核算等，会计人员可以从繁重地重复性工作中解脱出来，参与企业的经营管理和决策。3.对会计人员的协作性要求更强了会计软件通常由帐务处理，工资、材料、固定资产核算等多个功能模块组成，每个模块处理特定的会计信息，各功能模块之间通过信息传递相互联系，完成日常的会计核算和管理工作。因此，不同岗位的会计人员在不同的或同一个工作站上共同使用一个会计软件，彼此之间的工作联系将主要通过计算机传递信息来实现，如果一个人出现问题，会影响其他工作的顺利进行，这就要求各岗位的会计人员之间必须加强协作。4.内部控制的内容和重点也有所变化例如：实行电算化后，总帐和明细帐都由计算机根据审核后的会计凭证自动登记和归集的，手工条件下的二者的核对工作可以取消，但同时记帐凭证的审核工作变得更加重要；再例如：计算机软件开发人员对软件结构和设计的熟悉程度，使得他们有能力进行非正常的数据修改，因此，必须限制他们操作会计软件进行会计记帐工作，尤其是不能兼任出纳工作。5.会计人员分工和职责发生了变化实现会计电算化后，会计人员必须人人操作会计软件才能够进行会计核算工作，会计人员必须改变原来自己的工作习惯，以适应会计电算化工作的要求；必需增设一些新的工作岗位，如电算化系统维护岗，同时需要减掉一些不适应电算化工作的岗位，如总帐管理岗。会计人员的分工、工作职责都发生了很大的变化。6.对会计人员素质的要求提高了一是因为会计软件的许多种自定义功能，要求会计人员定义各种转帐公式、数据来源公式、费用分配公式等；二是会计人员更多地参与企业的经营管理和决策，需要提高对会计信息进行综合分析和利用的能力。7.会计档案的形式和内容发生了变化会计电算化的会计档案包括打印输出的各种帐簿、报表、凭证和存贮在计算机软硬盘和其他存贮介质中的会计数据、程序，以及软件开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。这些存放在磁性介质中的会计档案，更容易被损坏和修改，必须建立严格管理制度。针对上述实行电算化后出现的新特点，手工条件下会计工作中的有关内部会计管理制度也必须随之进行完善和相应的调整。目前，许多单位开展会计电算化的经验不多，还没有形成一套合理的工作习惯，没有建立健全管理制度，工作上易出现很多漏洞，有的已对正常的会计工作秩序产生了不利的影响。因此，实行会计电算化后，建立健全会计电算化内部管理制度是十分必要的。（二）会计电算化内部管理制度的种类及其主要内容从广义上说，一个单位的会计电算化就是单位实行会计电算化后完整的内部会计管理制度体系。但目前一般所说的会计电算化内部管理制度是指与会计电算化有关的内部管理制度。财政部1996年6月10日发布的《会计电算化工作规范》提出:“开展会计电算化的单位应根据工作需要，建立健全包括会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度