PAGE\*MERGEFORMAT362020年4月19日联系电脑公司会务手册说明书文档仅供参考联想电脑公司会务手册(1.0版)企划办秘书处目录TOC\o一、手册说明4二、会议制度及规范PAGEREF_Toc\h4三、流程图PAGEREF_Toc\h7在公司内召开的会议8在公司外召开的会议9四、程序PAGEREF_Toc\h10会前工作(按顺序)PAGEREF_Toc\h10议题及参会人员范围的确定PAGEREF_Toc\h10会议场所的选定:PAGEREF_Toc\h10会议通知的起草PAGEREF_Toc\h11申报会议预算PAGEREF_Toc\h11人员确认PAGEREF_Toc\h12设备准备PAGEREF_Toc\h12预定PAGEREF_Toc\h12车辆安排PAGEREF_Toc\h13会务通知起草PAGEREF_Toc\h13议程PPT制作PAGEREF_Toc\h13食品的采买PAGEREF_Toc\h14指导服务员工作PAGEREF_Toc\h14会议场地布置与熟悉PAGEREF_Toc\h14会中工作(按顺序)PAGEREF_Toc\h15会议室保障PAGEREF_Toc\h15汇报人员的保障PAGEREF_Toc\h15用餐的保障PAGEREF_Toc\h15娱乐的保障PAGEREF_Toc\h15住宿的保障PAGEREF_Toc\h16会后工作(按顺序)PAGEREF_Toc\h16离会车辆安排PAGEREF_Toc\h16退房PAGEREF_Toc\h16设备整理PAGEREF_Toc\h16结帐PAGEREF_Toc\h16设备归还PAGEREF_Toc\h16费用报销PAGEREF_Toc\h17会务总结PAGEREF_Toc\h17五、注意事项PAGEREF_Toc\h17附件:18会议通知草稿19会务通知草稿22会议预算草稿27会务分工明细表28主要会议场所明细表29手册说明为了便于秘书处人员掌握会议服务的各项流程,更好地为总经理室会议做好服务保障工作,特编写了<联想电脑公司会务手册>供大家参考,<会务手册>内容主要包含组织一次总经理室会议中所应做好的各项工作(会前,会中,会后)及注意事项。望随时提出修改意见,谢谢!二、会议制度及规范为保障会议顺利召开和会议的效果,电脑公司特制定并颁发了会议制度(试行版),对会议的全程工作做了要求,现将制度附下:联想电脑公司会议制度(试行)目的:会议是公司一项重要的工作方式,为了提高会议效率,保证会议效果,规范公司的会议工作,特制定本制度。适用范围:本制度适用于公司或部门牵头组织的各类会议,部门内部会议不做要求,可做参考。名词解释:汇报:使参会人员了解某项工作的状况,并就有关问题进行讨论和决策通报:使参会人员了解公司某项工作的状况,一般不涉及决策和讨论研讨:参会人员就某一主题畅所欲言,目的在于碰撞出更多的思路和火花汇报人:对会议议题的内容进行阐述,并回答参会人员的问题,参与讨论;主持人:对会议的进程进行整体控制,保证会议目标实现;参会人员:对会议议程参与讨论和决策列席人:列席会议,但不参与会议议题的讨论和决策;与会人员:参会人员、汇报人员、列席人员和主持人等参加会议人员的总称;会议通知起草与发送会议组织部门应在会议前发出会议通知前应该充分准备,一项会议的召开必然涉及到其它部门人员的相应工作安排和时间资源的占用,因此在组织会议前应有充分的客户意识,使与会人员能够准确了解本次会议的关键信息,以便提前准备,保证会议目标的实现;会议通知应该包括以下几项内容会议目的:明确说明举行此次会议要达到的效果,会议时间:应包括会议的开始时间和结束时间由多个部门参加的会议:上午的会议定为9:10开始,下午的会议定为14:10开始。由于特殊情况无法按以上规定时间开始的会议,需由会议组织者在会前通知中明确说明。为保证会议效率和质量,在议题和内容有限的情况下,会议时间一般应控制在2小时以内。会议地点:会议地点应该明确标出,如果会议地点在公司外部,与会人员并不熟悉,会议通知中应附上会议地点示意图;