档案管理系统操作说明档案管理系统操作说明⽬录第⼀章系统安装(1)第⼆章系统设置(4)⼀、系统⽤户(4)⼆、修改密码(5)三、更换登陆(5)四、系统⽇志(5)五、退出系统(6)第三章系统基础信息设置(6)⼀、信息项维护(6)⼆、数据管理(10)三、打印设计(12)第四章装订⽴卷(13)⼀、⽬录维护(13)⼆、案卷录⼊(14)三、案卷检索(16)四、卷内检索(17)五、数据打印(17)六、数据移交（只在科室版有此功能）(19)七、数据接收（只在档案室版有此功能）(19)⼋、移交清册（科室版）/接收清册（档案室版）(21)九、数据整理（只在档案室版有此功能）(21)⼗、数据统计(22)第五章不装订⽴卷(23)⼀、⽬录录⼊(23)⼆、⽬录检索(24)三、数据移交（只在科室版有此功能）(25)四、数据接收（只在档案室版有此功能）(26)五、移交清册（科室版）/接收清册（档案室版）(28)六、数据整理（只在档案室版有此功能）(29)七、⽬录装盒(30)⼋、数据统计(32)九、数据打印(32)第六章借阅利⽤(33)⼀、登记查询(33)⼆、利⽤查询(34)三、利⽤统计(34)第⼀章系统安装双击系统安装⽂件夹中“setup”⽂件进⾏安装。点击接受按钮；系统开始进⾏安装，如此时计算机未安装Framework4.0，将会⾃动进⾏安装；接着，进⼊系统安装界⾯，根据使⽤部门的不同选择相应的版本，然后点击下⼀步；在选择安装⽂件夹界⾯可选择系统要安装的⽂件夹，⼀般默认当前选项即可，点击下⼀步；直⾄安装完成，点击关闭，即完成安装。安装完成后，将会在计算机桌⾯上⽣成⼀个图标，双击该图标即可进⼊系统。选择登录名，输⼊密码，点击登录按钮进⼊系统。第⼆章系统设置⼀、系统⽤户（⼀）功能描述：可以增加系统中不存在⽤户与删除系统中已经存在的⽤户。（⼆）操作概述：在系统右上⽅边框处点击“系统设置”菜单，选择“系统⽤户”，进⾏添加与删除系统⽤户操作。⼆、修改密码（⼀）功能描述：修改当前登录⽤户的密码。（⼆）操作概述：在系统右上⽅边框处点击“系统设置”菜单，选择“修改密码”，可对当前⽤户密码进⾏修改。三、更换登陆（⼀）功能描述：以其它⽤户⾝份登陆系统。（⼆）操作概述：在系统右上⽅边框处点击“系统设置”菜单，选择“更换登录”，可重新选择系统⽤户进⾏登录。四、系统⽇志（⼀）功能描述：对操作系统的过程进⾏记录。（⼆）操作概述：在系统右上⽅边框处点击“系统设置”菜单，选择“系统⽇志”，可根据选择的查询条件查询系统的操作使⽤情况。（见下图）五、退出系统（⼀）功能描述：退出当前系统。（⼆）操作概述：在系统右上⽅边框处点击“系统设置”菜单，选择“退出系统”，并可选择是否备份数据退出。第三章系统基础信息设置⼀、信息项维护（⼀）功能描述：可对科室维护、保管期限、发⽂字号、责任者、基本信息、问题维护等功能进⾏维护。此功能应在使⽤系统录⼊数据之前进⾏设置，如有旧版本的数据，应先导⼊旧版本数据后，再根据实际情况进⾏设置。注意：对各项维护的信息要确保⼀致，即⼀个⽴档单位的科室版和档案室版的维护信息要完全⼀样，包括字母、数字、汉字以及⼤⼩写、全/半⾓等。图3-1-1（⼆）操作概述：1、科室维护：点击“添加”按钮会弹出图3-1-2，录⼊部门编号和部门名称后点击“保存”，即添加了⼀个部门的记录。选择⼀条记录点击“删除”按钮，选择的记录将被删除。上移、下移操作是对数据整理时部门的优先级来排序使⽤的，科室的优先级从⾼到低的顺序是从上到下，如果想改变科室优先级，选择需要改变的记录，点击“上移”或者“下移”操作，最后点击保存。注意：部门编号为三位，不⾜补“0”，如“001”.图3-1-22、保管期限：如图3-1-3可添加、修改、删除保管期限，保管期限代字是系统⾃动根据保管期限名称添加。操作如图3-1-4。图3-1-3图3-1-43、发⽂字号：如图3-1-5，可添加、修改、删除操作。如果有常⽤发⽂字号可以在这⾥维护，或者在档案录⼊时录⼊也可以。图3-1-54、责任者：如图3-1-6，可添加、修改、删除操作。如果有常⽤责任者可以在这⾥维护，或者在档案录⼊时录⼊也可以。图3-1-65、基本信息：如图3-1-7，可添加、修改。添加如图3-1-8填⼊全宗号、全宗名称，选择归档部门和录⼊形式。其中全宗号为四位，不⾜补“0”；全宗名称为全称，并保持档案室版和科室版相