第二章企业日常事务管理第一节文书档案管理任务提出（一）文书管理的概念文书，又称文件，是企业经营活动的信息传递与信息保存的载体。基本任务有：收文处理、发文处理、文件保管及文件利用。概括为：“收、发、管、用”。收文处理抓催办、发文处理抓把关、文件保管抓分类、文件利用抓方便。一、文书管理概要一、文书管理概要（四）文书的收发管理1、收文管理签收拆封登记分发传阅某某公司收文处理卡收文处理案例收文处理案例收文处理案例一、文书管理概要国务院公文主题词表国务院公文主题词表发文处理案例发文处理案例：日欣（中国）贸易公司发文用纸二、档案管理概要3、档案管理的内容档案的收集档案的整理设立档案卷宗；进行档案分类；根据档案编排；进行档案编目档案的鉴定、保管与利用二、档案管理概要4、文件的保管期限（2）非永久保存的文件公司部门之间共同文件的保管期某公司拟成立一个专门机构——“多种经营办公室”，具体负责公司的对外经营业务。公司领导把刻制印章的任务交给了刚分到办公室担任秘书的小黄。小黄接到任务后未及多想赶到一家雕刻店把印章刻好拿回来，并准备马上交给“多种经营办公室”使用。不料公司领导知道后狠狠地批评了小黄一通。为此，小黄感到十分委屈……印章的刻制和使用有相应的一套管理制度。在上述的这则案例中，小黄被公司领导批评的原因有两个方面：一是刻制的过程不符合印章刻制的程序、要求，二是启用印章未按照相关规定进行。二、印章的式样二、印章的式样二、印章的式样二、印章的式样二、印章的式样五、印章的颁发由下级单位派专人持本单位领导人签名的介绍信前往领取，也可由上级主管机关派专人送到用印单位。六、印章的启用印章启用由制发或批准刻制机关先颁发启用通知，并附上印模。秘书小王第一天上班就遭到了主任的批评，原因是他接的三个电话。第一个电话，铃声刚响，他就赶紧抓起电话：“喂，你找谁？”第二个电话是对方打错了，小王一听就告诉对方：“你打错了。”随即挂了电话。第三个电话是找经理的，小王告诉他经理外出了，对方马上问：“你知道经理的手机吗？”小王赶紧帮他查到了经理的手机号。你知道主任为什么批评他吗？第三节电话礼仪第三节电话礼仪第三节电话礼仪第三节电话礼仪第三节电话礼仪第三节电话礼仪第三节电话礼仪第三节电话礼仪第三节电话礼仪第三节电话礼仪第三节电话礼仪第三节电话礼仪案例分析案例分析技能训练天地公司的李丽是一个新员工，她在前台负责接待来访的客人和转接电话，还有一个同事小石和她一起工作。每天上班后一到两个小时是她们最忙的时候，电话不断，客人络绎不绝。一天，有一位与人力资源部何部长预约好的客人提前二十分钟到达。李丽马上通知人力资源部，部长说说正在接待一位重要客人，请对方稍等。李丽转告客人说：“何部长正在接待一位重要客人，请您等一下。请坐。”正说着，电话铃又响了，李丽匆匆忙忙指了一下椅子，赶快接电话。客人面有不悦。小石接完电话，赶快为客人递上一杯水，与客人闲聊了几句，以缓解客人的情绪。李丽在接待中犯了什么错误？二、接待的类型三、接待工作的作用四、接待工作的要求步骤步骤步骤六、接待的礼仪握手礼：男女握手，女士主动伸手，男士积极响应；主宾握手，主人主动伸手，客人积极响应；长辈与晚辈，上级与下级，都是前者主动，后者响应。拥抱礼：在我国，异性之间的拥抱礼尚难以接受，如果对方男士主动对我方女士行拥抱礼时，女士可退后一步，招手向外表示拒绝：“对不起，这不符合我们的国情。”既不失礼，又保持了自尊。介绍他人：把男士介绍给女士，把年轻者介绍给年长者，把身份地位低的介绍给身份地位高的。在妇女之间则把未婚的介绍给已婚的。由主人和身份高的人来做介绍。六、接待的礼仪六、接待的礼仪六、接待的礼仪六、接待的礼仪练习第五节企业会议管理第五节企业会议管理5、采取会议形式是将特定情况或内容向有关人员了解或告知的最快捷或最简便的方式会议的人员一、会议概要第五节会议管理会前准备会前准备通知的结构会前准备会前准备会中的调度工作实训第六节时间管理经理按铃叫来秘书，想知道上午有什么必须向他汇报的事情。今天是新来的秘书邹小姐，她性格开朗，办事风风火火，一进门，她就大声问：“什么事，老总？”“请把上午重要来电讲一下，邹小姐。”“兰新公司经理来电，说他刚从美国访问归来，只是告诉您一下。还让您问张副经理好。”“嗯？”经理翻了一下眼皮，又问：“还有吗？”“您太太中午来过电话。”“什么事？”“让您回电话，两点以前，别忘了。”“没有啦？”“没有啦。”邹小姐看看记录。第六节时间管理上司的事情多而杂，秘书的很大职责就是采取各种形式把这些多而杂的问题和事情安排好，每天、每月甚至每季度、每年都应该有计划安排表，还应该有日志、台历、备忘录、计算机化台式日志等办公室辅助手段，这样才能把事情安排得有条不紊，上司才能