2-1秘书与写作二、思想准备（一）秘书新人的工作特点1.工作“简单”主要是“打杂”，如前台值班、转接电话和整理办公室等，会让一些踌躇满志的秘书新人感到没有含金量，不久会失去工作激情。2.工作繁重工作时间长，加班是常事；由于资历浅，多承担粗活重活或没人愿干的活。3.待遇较“低”“打杂”工作难以量化，没有特别待遇，奖金不如一般业务人员多。（二）自我提升秘书新人主要需要做到四点。我们先看一个案例----案例：下午上班不久，市工行李行长打电话找老同学张总。张总正在市政府汇报工作，见秘书于雪一时联系不上张总，李行长对于雪说，他们师母昨晚去世了，想约张总明早去看老师。“你们老板回来后，请你马上告诉他，让他给我回个话。另外，看老师的时候，多少得送点钱，表示一下心意。我俩最好送一样多，所以，你问一问你们老板，看他打算送多少，到时候告诉我。”张总到下午7点多回到办公室，于雪马上把李行长的意思向张总作了汇报。不知是突如其来的噩耗让张总不知所措，还是张总对这种世态人情没有什么了解，他反问于雪。“你说送多少钱比较合适？明天还要带些什么东西去？”于雪摇头，她看到了张总眼里对自己的不满。问题出在哪里？大家讨论一下。分析：吊唁师母是张总私事，送多少钱和带什么东西去，作为秘书可以不闻不问；但是这种“私事”如果处理不好，会影响张总工作，作为秘书，于雪必须将这种事情当作份内工作来处理。那么，于雪应充分发挥主观能动性，利用张总回来前这一段做准备工作。如果于雪还不知道这种送礼的行情，就应向部门或公司其他人请教；于雪没有及时去了解，让上司失望，说明她作为秘书对自己职责范围缺乏真正了解，所以在工作中缺乏主动积极的精神。启示：一个秘书是否能充分发挥自己的主观能动性，实际上反映出是否有强烈上进心。企业的生存环境越来越复杂，老板压力越来越大，因而对秘书的期望值越来越高，作为秘书须有强烈上进心，发挥主观能动性，同时须注意是否越位。这就是秘书新人自我提升需要做到的第一点：充分发挥主观能动性。案例：于雪是天津某高科技公司总裁秘书。这天上午总裁召集分公司负责人开营销会议，公司财务总监刘总给于雪来电话了：“于雪，你好！我是财务部的刘志。”“刘总，您好！”“大老板这几天能抽得出时间来吗？北京天地证券公司的马总想过来拜访他，一起吃顿饭。”“老板开完会后，我问一下老板的意思，回头给你电话。你看可以吗？”“谢谢！”对方放下电话。总裁散会后，于雪马上把财务部刘总的意思告诉总裁。总裁想了一会后反问于雪：“你看我有必要见这个马总吗？”“？”于雪不知如何回答是好，总裁也显得很失望。问题出在哪里？大家讨论一下。分析：作为秘书，准确与及时传递信息是一项主要工作，于雪履行了职责。但秘书不是简单传声筒，传递信息过程中，应尽可能增加“附加值”。天地证券公司是财务总监介绍的，于雪应知道总裁对这个公司不熟，因此，在将“马总要求见面”的信息传递给总裁前，应想到总裁在做“见不见马总”这个决策的时候缺乏足够信息，所以在将这个信息传递给上司前，应尽可能地收集天地证券公司的信息；将信息同“马总要求见面”一起传递给总裁。于雪的问题出在没给老板提供“天地公司”的信息。大家应该也有点累了，稍作休息启示：几乎所有的秘书工作都可增加“附加值”，比如给客人泡茶时，给客人一个微笑；在给上司起草文件时，多加几幅图表，让枯燥的数字更直观，更生动……虽然秘书的主要工作是做“杂务”，但要有精益求精的态度，尽量给工作增加“附加值”。如工作“含金量”高，那上司自然会刮目相看。相反，如果你认为秘书工作只是“打杂”，那么，你的工作永远只能是“打杂”。这就是秘书新人自我提升需要做到的第二点：提高工作的含金量。案例：开开通讯辅助设备制造公司老板约好移动通讯公司老总晚上吃饭。下午，老板与秘书于雪商量：“听朋友说，移动公司大老板的酒量很大，我原准备让研发部的刘奇今晚一起去，但他不会喝酒。除销售部的王涛，你看今晚还派谁去比较合适？”“我怎么知道？你是老板你定吧！”于雪诚恳地回答。听于雪这么一说，老板兴致陡降，只好转移话题，他指着移动公司的宣传样本说：“这个上面SP(编者注：指内容提供商)这两个英文字母，它是什么意思？”“对不起，我是学中文的，我也不知道这SP是什么意思。”于雪实事求是地回答。“好吧，你出去忙吧！”老板明显地不高兴。问题出在哪里？大家讨论一下。分析：要求秘书是“百事通”不现实，于雪不知道公司谁会喝酒和不能完全看懂客户的样本可以谅解。随着竞争越来越激烈，上司对助手的期望值越来越高，因此秘书应尽可能提高能力。于雪连公司几个高层管理人员的酒量都不清楚，主要客户的样本也看不懂，那是一种失职。如果这种失职可以谅解的话，那么，在老板征询意见时，用“不知道”来应付，而不是积极采取措施“我去查一下”或“我去问一问