产品档案接收工作面临的挑战与对策论文产品档案就是企业在产品研发、设计、工艺、生产、安装调试以及更新改造过程中产生、积累的，并向企业档案部门归档保存的原始记录材料。产品档案是企业档案中特有的一个门类，是企业中最重要、需要投入精力最多的档案门类，产品档案管理工作是企业档案部门的重要任务。产品档案文件材料的收集归档是产品档案管理工作的首要环节，也是最重要的环节之一。多年来，集团公司在产品档案管理业务中形成了规范、明确、高效的管理机制，积累了丰富的管理经验，使我公司的产品档案成为数量最多、管理最规范、利用最广泛的一个门类。进入新世纪以后，特别是随着档案信息化建设进程的不断加快，我们的产品档案管理工作特别是归档文件材料的接收工作面临着许多新的挑战，产生了许多新的问题，需要我们去调查研究，提出新的对策措施。笔者自从进入档案行业起，就一直从事产品档案管理工作，至今已经有26年的工作经历。根据自己多年在产品档案管理工作中积累的经验和教训，在对信息化条件下产品档案接收工作面临的挑战进行广泛调查研究、深入分析思考的基础上，提出了解决问题的对策措施。二、信息化条件下产品档案接收工作面临的挑战在我公司传统的产品档案管理工作中，将产品档案归档文件材料分为三个部分。在产品研发过程中形成的归档文件材料称为前期文件，由从事新产品研究、开发及市场营销的部门负责，在产品设计定型后移交归档;在产品设计、工艺和生产制造中形成的归档文件材料是产品档案的主体，由设计、工艺和质量管理部门在文件设计完工后及时移交归档;在产品安装调试、使用过程和更新改造过程中形成的归档文件材料称为后期文件，由安装服务部门在产品投入使用或改造完成后三个月内移交归档。直到企业信息化广泛推行之前，我公司的产品档案接收工作一直都是按照这样的规范实施的。上世纪90年代末期，我公司全面推广CAD技术，产品设计、工艺图纸资料全部采用CAD方式制作，电子版本的使用范围越来越宽。由于各种原因，图纸资料的运行与产品档案文件材料的归档仍继续采用纸质版本方式进行。但是，随着企业信息化建设的快速推进，特别是企业OA办公自动化系统投入运行，“无纸化办公”理念的逐步推广，产品档案的管理特别是接收工作面临着前所未有的新挑战。特别是产品档案前期文件、后期文件的接收归档工作受到了根本性的冲击。概括地讲，产品档案的接收归档工作主要在三个方面发生了重要的变化。1.档案接收途径发生的变化及存在的问题。因为企业信息化建设的需要，公司的'运行机制及内部机构多次进行调整，各单位、部门的职责、任务发生了明显的变化，产品档案的归档责任随着业务的调整而不断改变，不可避免地产生了归档文件材料以及归档责任的转移、归并或者分解，归档责任不清、归档主体不明确等现象不时出现，给产品档案的移交归档工作造成了困难。2.档案载体形式的多元化及存在的问题。由于“无纸化办公”的范围逐步扩大，公司的科研、技术、经营、管理各项工作越来越多地采取网上运行方式，形成的纸质文件种类和数量大幅度减少。例如，产品档案前、后期文件中的“来往函电”等类别已经完全不采用传统的信件、电报，不再产生具有证据效力的纸质文件。目前，除产品图纸还需要将电子版本转化为纸质版本作为生产管理唯一合法的指导性文件以外，大多数设计文件、工艺文件都是直接产生电子版本，并通过公司内部网络传递、公布，成为与纸质版本具有同等效力的规范性文件，有些种类的文件已经不再产生纸质版本。目前，在档案部门收集到的归档文件材料中，电子版本所占的比例与日俱增，载体形式包括磁盘、光盘等，逐渐形成归档文件材料多元化的局面。更为严重的是，由于电子版本难以防止非法更改，档案部门接收到的归档文件材料的“原始记录性”开始受到越来越明显的挑战，换句话说，我们对有些电子版本的归档文件材料越来越难以辨别其是否还是真正意义上的“原件”。3.档案归档前管理复杂化及存在的问题。经过长期的规范化运行，档案的“归档前管理”已经成为我公司档案部门的一个“规定动作”，这对于保证档案接收工作的效率和质量具有重要的促进作用。但是，随着企业信息化程度的提高，档案归档前管理也遇到了前所未有的困难。一是由于信息化建设的阶段性特点，档案部门尚未纳入管理公司技术信息的PDM系统，档案人员再不能象以前那样准确、及时、直观地掌握应归档文件材料的产生、使用和积累情况，从而及时地进行指导、督促;二是技术部门内部以及技术、管理部门之间的业务联系、工作交流都不再像以前那样采取会议、讨论等面对面的方式，更多的是采取快节奏、高效率的网络交流方式，这不但使许多有保存价值的业务信息、技术信息湮灭在庞大的信息系统中，也使档案人员失去了提前介入具体业务活动，进行归档前管理的业务平台和便利条件。此外，在归档文件材料的规范化、标准化检查，以及电子版本与纸质版本一致性审查等方面，都不同程度地出现了