秘书基础知识要点整理档案管理工作在整个秘书资格考试中,是其中的一个基础知识考点,那么你有整理相关知识要点呢?下面小编给大家介绍关于秘书基础知识要点整理的相关资料,希望对您有所帮助.秘书知识要点整理如下(一)档案材料的收集：1.建立,健全立卷归档制度,确立归档范围,归档时间,保管期限;2.对遗缺不全的档案,采取不同措施,积极收集齐全;3.及时催办理完毕的文件上交回收,在次年检查齐全后整理立卷归档.(二)档案的归档,立卷与管理.1.区分全宗,确定立档单位.2.分类.依据档案来源,时间,题目,内容,字母顺序分成若干层次和类别.3.归档前将资料分类,分组放置在待办卷宗内.4.案卷排列.立卷按永久,长期,短期分别组卷,卷内文件把正文,底稿,附件请示和批复放在一起,编制案卷目录和案内目录,并复印出四至五份.5.整理案卷,使之厚度适宜,控制在1cm至2cm之间,材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的,应附抄件;以每一案卷端正书写标题.6.对所有公司档案系统排列,确定保管期限,编制档案目录(卡片),按一定次序排列和存放.7.每年对档案进行一次清理：清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制.(三)档案的保管：1.防止档案的损坏,延长档案的寿命,维护档案的安全;2.公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案;3.做好档案室的防盗,防水渍,防潮,防虫蛀,防尘,防鼠害,防高温,防强光等工作,门窗应结实牢固.(四)档案的鉴定：1.从档案的内容,来源,时间,可靠程度,名称等方面鉴别档案的价值.2.确定各类档案的中管期限表.其中财务档案见财务档案保存期限表.公司档案保管期限分永久,长期,短期三种.介于两种保管期限的,保管期限从长.(五)档案的销毁：1.对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,该清册永久保存;2.办理销毁手续,经董事会或总经理批准,方能销毁;3.销毁时要有二人以上监销,关在清册上签字.4.公司应采取严密管理措施,防止档案失密和泄密.(六)档案借阅,利用工作1.凡需使用档案者,均须填写文件调阅单,依据调阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能调阅2.卷一般仅供在档案室阅看,立卷的文件,资料可外借.外借的须办理登记手续.3.借阅期限不得超过3天.文秘专业基础知识介绍一个称职的秘书,必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力.其中文字表达能力是最重要、最基本的,也是实现其它能力的基础.可以这么说,文字表达能力是秘书工作人员的基本功,是“看家”的本领.那么,怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢?具体说来,主要应注意以下几点：首先,要端正态度,培养兴趣,自觉学好文秘写作.不管干什么事情,必须有正确的态度和浓厚的兴趣,这样才有动力,才乐于去干,并想方设法去把工作干好.学习文秘写作也是如此.写作,是一种复杂、精细的精神生产,是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动,决不是轻而易举、一蹴而就的事情.美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在大趋势——改变我们生活的十个新方向一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中,有五件‘最重要’的事情应该记住,而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里,我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能.这里所说的‘读写技能’,首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力,也就是应用写作能力.”与此同时,我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣,变被动为主动,变要我学为我要学.爱因斯坦说过：热爱是最好的老师.对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣,热爱写作,热爱到“忘我”、“痴迷”的程度,“衣带渐宽终不悔,为伊消得人憔悴”,“每有会意,便欣然忘我”,乐此不疲,如饥似渴地去钻研,废寝忘食地去琢磨,持之以恒,这样就一定会学得好,学得入门,就会不断地取得进步.其次,学习文秘写作基础知识,借鉴优秀作品.写作有没有规律可循、方法可求呢?我们的回答是肯定的.古人说：“写作无秘雇作文有要道”,“定体则无,大体须有”,这种认识是符合辩证法的.我们所学的文秘写作教材,就是前人文秘写作经验的科学总结,就是揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论.要提高文秘写作能力,还应有意识地选读一些范文,以作借鉴.鲁迅说过：“凡是已有定评的大作家,他的作品,全部就说明着‘应该怎样写’.只是读者很不容易看出,也就不能领悟.我们也应认识到：读书是读他人之书,作文是作自己之文;借鉴只是从中汲取营养,经消化后成为自己的东西;而不是生搬硬套,模仿抄袭,“依葫芦画瓢”.最后,要勇于实践,坚持多练习、多修改.写作是一种技能,技能的提高要靠实践.实践出真知.立足于多写多练,这是提高写作能力最有效的途径.如果只读不写或少写,那就会眼高手低,所学到的确良知识,将无用武之地,写作水平也就止步