如何做出详细的会议展览预算表发布时间:2009-5-79:59:00来源:本站原创作者:本站会议及展览的预算不是一个概念.通常而言,张家界远大会议公司根据多年办会经验,总结了会议预算包括以下几个方面:1,交通费用交通费用可以细分为:(1),出发地至会务地的交通费用——包括航班,铁路,公路,客轮,以及目的地车站,机场,码头至住宿地的交通(2),会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通,会所到餐饮地点的交通,会所到商务交际场地的交通,商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通.(3),欢送交通及返程交通——包括航班,铁路,公路,客轮及住宿地至机场,车站,港口交通费用.2,会议室/厅费用具体可细分为:(1),会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔,音响系统,桌椅,主席台,白板或者黑板,油性笔,粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备,临时性的装饰物,展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算.(2),会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪,笔记本电脑,移动式同声翻译系统,会场展示系统,多媒体系统,摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用.值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行.另外,这些会议设施由于品牌,产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大.(3),会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中.如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商.(4),其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷,礼仪,秘书服务,运输与仓储,娱乐保健,媒介,公共关系等.基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持.对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议.3,住宿费用住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的.对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一.找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣.正常的住宿费除与酒店星级标准,房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯,洗换,迷你吧酒水,一次性换洗衣物,互联网,水果提供等服务是否开放有关.会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围.4,餐饮费用会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的.(1),早餐早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)(2),中餐及午餐中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式.如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用.(3),酒水及服务费通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费.在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费.(4),会场茶歇此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物,饮料组合.承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算5,会议室的各种费用;(会议室租赁费用,设备费用,宣传用品等)6,会议旅游的各种费用:(门票,酒店,用车,用餐,导游,晚会等费用)7,会议礼品等各种费用:具体的费用很多,根据会议种类和要求,我们会做一份详细的费用计划表,供办会单位参考;id="normalSize-6"name="reader-share"type="radio"checked="true">普通尺寸(450*500pix)较大尺寸(630*500pix)预览复制