文件的编号和格式管理办法目的实现公司行文的规范化、标准化。责任部门管理处办公室文件的编号以公司名义制发的文件统一由办公室编号发文。发文编号按文件类别不同由：**（公文种类）字[年份]序号组成；分别为：**（管）字[年份]序号**（请）字[年份]序号**（报）字[年份]序号**（办）字[年份]序号**（函）字[年份]序号**（会）字[年份]序号文号说明1、“管”字：管理处内各类岗位职责、操作规程、各类制度、管理办法等管理性文件。2、“请”字：即“请示”文件，是向上级请示解决困难，答复问题，批准事项的公文。请示公文应一文一事，不得一文数事或一文多头送呈。为避免多头请示可用“抄报”（对上级）和“抄送”（对平级）形式解决。3、“报”字：即“报告”文，是汇报工作，反映情况，提出建议，答复问题的公文（工作总结、计划等也属此类）。“报告”中不应夹带请示批示的事项。4、“办”字：管理处内部的各类工作布置，事件处理，奖惩决定，人事安排等。5、“函”字：管理处向楼内客户、行政主管部门及外单位的行文。6、“会”字：管理处内部的会议纪要。序号说明序号在文件正式成文后由办公室配发。序号以不同的文种分类编排。当年份变动后，序号重头开始不连续。文件格式各类文件由：文头部分、行文（正文）部分、文尾部分三部分组成，一般包括：版头（即发文机关）、发文序号、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、抄送（报）机关等部分。文头部分分隔线以上各项均为文头部分，文头部分约占公文A4纸的1/5篇幅。版头：“上海***物业管理处”。字体为1号黑书加粗。（当向外行文如政府主管部门、外协作单位等版头用“上海铭弘经济发展有限公司”）发文字号：位于版头下方居中位置，字体为5号宋体。分隔线的线型为直线，粗细为0.5磅。如属管理性文件（即（管）字类）则：在首页版头分隔线上（与发文字号挂平）左边顶格上行为：“版本号X”，下行为：“修改码Y”。右边末尾为“共X页”。字体与发文字号相同5号宋体。（见附见《公文格式（一）》）在后续页张中版头分隔线居整版的1/8篇幅，左边顶格分两行，上行为“上海***物管处”，下行为“发文字号”。字体为5号宋体。中间居中为“文件标题”，字体为三号黑体加粗（如标题一行不够写则合理分拆为二行）。右边末尾分二行，上行为“版本号：X，修改码：Y”，下行为“共X页第Y页”，字体为5号宋体。行文部分标题：标题中除书名号外一般不用标点符号。字体为小二号黑体加粗，与分隔线间距一行。主送机关：应顶格写，与标题分隔一行。正文部分：无论每段开头是否有序码都要空两格，回行顶格。落款（发文机关）和日期一般在正文后第五行，靠右打印。文件如有附件，须紧跟正文，位于正文和落款之间。文尾部分：即抄送机关。正文、附件，文尾部分均用四号宋体。行文注意事项层次序数：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。公文中的数字：一般序数、量数应当使用阿拉伯数码。公文用印：必须加盖公章、用印须骑年压月。文件发布后，如需改版，则应对“版本号”进行调整，如需修改（对各别条款略作修正），则应对“修改码”进行调整。“版本号”次序为：A、B、C……Z；“修改号”次序为：0、1、2……9。