档案管理制度为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。一、归档范围公司的规划、年度计划、经营情况、人事档案、会议记录、决定、协议、合同、项目开、竣工资料、通知、对外申请且有回复的文件、证件资料、等一切具有参考价值的工程资料。二、档案管理职责1、档案管理人员要及时进行归档资料的收集和整理，以保证档案资料归档的及时性。2、档案管理员要保证文献资料的完整性、安全保密性和查找便利性。三、资料的收集与整理1、资料归档实行“日常归档”、“季度归档”及“年度归档”制度。（1）“日常归档”资料包括：协议、合同、会议记录、证件（文件）资料、公司发文等。（2）“季度归档”资料包括：各子公司项目竣工资料（图）等。归档时间为每年的3月份、6月份和9月份。（3）“年度归档”资料包括：年度计划、公司规划、人事档案等。归档时间为每年的12月份。2、在档案资料归档、管理期，公司各部门各个人员应积极配合和支持档案员的工作。3、凡应该及时入档的资料，由档案管理员负责及时归档。4、各部门及子公司收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件存入档案室。5、档案管理员根据相关归档方法实施档案归档整理和分类。四、档案的借阅（一）公司内部人员的借阅和移交1、对于移交给档案员的资料，移交人必须签字，否则视为未移交，如未签字而档案发生遗失时，追究移交人责任；2、对于向外借阅的资料，档案员必须要求借阅人签字，如未签字而档案发生遗失时，追究档案员的责任。3、必须保持在公司内部至少有两套完整的图纸（一套用于公司内部使用，一套用于公司外部使用）。（二）公司外单位或人员借阅原则上，不允许外来人员或单位借阅档案资料。确属工作需要借出的，必须由公司相关人员带领办理《档案外借申请表》（附件1），有必要时每份收取100-1000元不等的押金，相关人员负连带担保责任。如有押金押金，押金于档案资料完好归还时退还。借阅档案资料的个人和单位必须爱护档案，保持整洁，不得拆散、涂改、勾画。注意安全保密。对丢失、损坏档案者追究相关责任。五、档案的销毁1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2、对失去保存价值的档案，由档案管理人员提出鉴定销毁申请报告和清单，交部门领导审核并征得公司领导同意后方可销毁。申请报告和清单永久保存。3、在销毁公司档案资料时，必须由部门领导指定专人监督销毁过程。本制度自发布之日起生效并执行。本制度最终解释权归集团公司所有。附件1：借阅档案申请表单位：借阅人借阅单位分管领导借阅单位总经理借阅资料名称借阅用途借阅日期归还日期档案归还情况□完好□破损□遗失档案管理员确认借阅档案申请表单位：借阅人借阅单位分管领导借阅单位总经理借阅资料名称借阅用途借阅日期归还日期档案归还情况□完好□破损□遗失档案管理员确认附件1：档案外借登记表借阅人借阅人所属单位担保人担保人所属单位借阅资料名称借阅用途借阅日期押金缴纳金额（元）归还日期归还押金数额（元）归还档案情况□完好□破损□遗失档案管理员确认档案外借登记表借阅人借阅人所属单位担保人担保人所属单位借阅资料名称借阅用途借阅日期押金缴纳金额（元）归还日期归还押金数额（元）归还档案情况□完好□破损□遗失档案管理员确认档案外借申请表借阅人借阅人所属单位担保人担保人所属单位借阅资料名称借阅用途借阅日期押金缴纳金额（元）归还日期归还押金数额（元）归还档案情况□完好□破损□遗失档案管理员确认