SHENZHENSUNDISKMANAGEMENTCONSULTANT卓—系越管列培理训文件编写培训文件编写培训0SHENZHENSUNDISKMANAGEMENTCONSULTANT第一节文件编写基础一、文件要求根据ISO9001:2008标准4.2.1文件要求-总则；根据ISO14001:2004标准确4.4.4文件。1·形成文件的方针、目标、指标2·管理手册3·程序文件4·作业指导书5·表格及记录6·外来文件（法律法规、行业标准、客户标准）二、文件结构手册程序文件作业指导书表格记录三、文件控制根据ISO9001-20084.2.3文件控制；根据ISO14001:2004标准确4.4.5文件控制。1·发布前得到批准2·修订后再批准3·修订状态识别4·确保使用处可获得有效版本文件5·文件清晰、可识别6·外来文件控制分发7．防止作废文件非预期使用1SHENZHENSUNDISKMANAGEMENTCONSULTANT四、文件内容管理体系文件内容包括：·每一页都应有页码及修订编号；·受权审批部门或人员；·文件目的；·文件应用范围；·责任与权限；·定义；·修订记录；·作业内容；·参考文件；·附录。六、编写文件技巧采用5W和1H—何事（what）？—何因(why)？—何处(where)？—何时(when)？—何人(who)？—如何(how)？2SHENZHENSUNDISKMANAGEMENTCONSULTANT第二节管理手册编写一、编写管理手册基本要求1·以ISO9001＆ISO14001标准要求为蓝本以ISO9001＆ISO14001条文的要求为编写管理手册的依据，将各个功能组别的有关运作归纳为某一特定要求。其目的是：1.1令审核便于进行。1.2可确保ISO9001＆ISO14001每一条文的要求都按次序地纳入管理手册中。1.3编写管理手册时能清楚地将公司的管理体系与ISO9001＆ISO14001要求作比较。按ISO9001＆ISO14001条文逐个编写有助于发现及纠正管理体系中的不足之处。2.管理手册的每一页必须以下列项目清楚地标识：—公司名称—管理手册发布及版本编号—章节编号—章节发布编号—章节发布日期—页码与总页数3·一部典型管理手册的内容1·管理手册概述2·管理手册分发及控制3·方针、目标、指标4·公司背景及结组结构图5·标准要素与职能分配表6·管理职责及权限7·管理体系概述与文件引用8·程序一览表9·修订记录3SHENZHENSUNDISKMANAGEMENTCONSULTANT第三节程序文件和作业指导书编写一、一份文件的基本结构1·目的(why)2·应用范围(where)3·定义（如需要）4·职责(who)5·作业内容(what&when)6·相关文件（如需要）7·记录（如需要）二、文件的内容1·目的·清楚、简要及准确地陈述程序文件的用意。2·应用范围·陈述程序文件所涉及的部门、工序及人员。·如公司有多个厂址，则应用范围应说明地理位置。3·定义·对特别的名词应加以解释。4·职责·应明确界定执行程序文件的人员。·所用的职称前后一致。·应避免责任划分不明确，如：“甲或乙负责……”5·作业内容·清楚地描述工作步骤。·站在用户角度编写。·应按符合逻辑的前后次序进行描述（如按时间顺序）。·内容应清楚准确：如“如标记不清晰应拒收产品”应改为“如标记在正常照明下，肉眼在距离2尺处无法4SHENZHENSUNDISKMANAGEMENTCONSULTANT辨认，应拒收产品”·应使用简易文字，避免读者误解。·统一术语，如“原料、材料、物料”·需要时，指派代理人，如“品检部经理或其指定人员应批核文件”。·当规定数值时，应定出上下限：如“产品长度必须是250厘米”，应改为“产品长度必须是250+/-0.5厘米“。·加插流程图或表格，以便读者容易理解。·引用职称，而不是人名。·对表格、确定所要保存的记录。6·相关文件·应列明与文件有关的其它文件，如：—用户手册—作业指导书7·记录·应列明与文件有关的记录，如：—生产日报表—设备保养记录—采购单—送货单三·注意重点·程序文件通常涉及多个部门或人员，作业指导书