文件控制与管理培训2012年2月各位同事：大家好！欢迎参加－文件控制与管理培训课程课程介绍19001中阐明文件的作用：文件能够沟通意图、统一行动。a)重复性和可追溯性；b）提供客观证据；c）评价质量管理体系的有效性和持续的适宜性；d）文件的形成本身不是目的，它应是一项增值的活动。◆目的通过对与公司经营活动有关文件的编制、评审、发放（包括外来文件）、标识、使用、保管、更改、归档、作废实施控制，确保在各相关部门使用文件为有效版本。◆范围适用于所有与公司经营活动有关文件（任何媒体形式）外来文件（包括:来自行业管理部门指导文件、专业技术文件、国家法律法规、电脑软件等）。◆文件管理员的职责1、确保文件发布前得到批准，且是充分与适宜的；2、确保文件的更改和现行修订状态得到识别；3、确保在使用处可获得适用文件的有关版本；4、确保文件保持清晰、易于识别；5、确保外来文件得到识别，并控制其分发；6、防止作废文件的非预期使用，对作废的保留文件进行标识。定义归口控制部门（人）概念管理标准---对公司标准化领域中需协调统一的管理事项所制定规范性文件。一个人不需要标准标准=正确的过程+正确的结果标准是一种特殊的文件包括：范围、引用标准（文件）、定义、职责、管理内容、记录管理标准科学性、适用性要求组织到墙；职责到底；流程到边；控制到点文件控制和管理的要求1、文件的结构层次、文件的分类2、文件的编写、文件的审核与批准要求3、文件与记录的标识、文件与记录的编号4、文件与记录的检索要求、记录的保存期限规定5、文件的分发与回收管理要求6、文件的版本控制与变更管理要求7、外来文件的管理要求8、作废文件的管理要求等受控文件和非受控文件的定义：受控文件：受控文件是“非受控文件”的对称。凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件。也就是说凡是存在修改和换版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。一般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件，如：公司经营方针目标、程序文件、各种规章制度等。非受控文件：非受控文件是“受控文件”的对称。凡是不存在修改和换版的文件都是非受控文件。这些文件一般情况下都是一次性使用，而且使用的时间较短，并在使用过程中不用修改和换版。如：审核计划、停电通知等。文件控制两个批准●文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的；●必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；四个确保●确保文件的更改和现行修订状态得到识别；●确保在使用处可获得有效版本的适用文件；●确保文件保持清晰、易于识别；●确保外来文件得到识别，并控制其分发；一个防止防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。天津滨海旺辉工程咨询有限公司体现文件控制程序文件编号：QP4.2-01编制：版本：G审核：分发号：批准：更改单号◆文件的编制与批准●公司制订的管理性、技术性文件由相关部门编写。文件发布前由编写部门填写文件审批单，经部门经理审核后，报总经理批准后实施。●对于国家法律法规、行业管理部门指导文件等,作为外来文件进行管理。（外来文件审批，并识别其适用性）◆文件的发布和使用●文件由人力行政部统一发放，发放时应标明唯一的分发号。●原稿纸版文件保存在人力行政部，公司各部门以电子格式下发。文件发放到相关部门时应填写“文件发放、回收登记表”，由接收人签收并登记。●外来文件由各部门相关责任人负责接收后统一上传人力行政部进行文件识别，登记“外来文件清单”，经总经理审批后，转入相关部门执行；●各部门质量人员应将公司发放的文件和资料，及时登记入“有效文件清单”，以掌握有效版本使用，人力资源部负责登记整个公司的“有效文件清单”，对文件每年至少清查一次，并注明其有效状态。●各部门质量人员应对质量文件资料妥善保管和使用，严防丢失误删。◆必要时对文件评审与更新●文件在实施中如需要修改或更新，必须进行评审，由原制订部门负责更改，原审批部门负责审批。若由其它部门审批时，须获得原审批部门的有关背景资料。●文件更改时，由申请部门填写“文件更改申请单”，表明更改的内容。●文件的更改经审批后，同原文件发放范围一致发放，同时收回原文件并做好收、发记录，填写“文件发放、回收登记表”。●确保文件的更改和现行修订状态得到识别。◆防止作废、失效文件的非预期使用●作废文件由人力行政部及时回收并做好记录，确保防止误用。文件进行作废处理时，填写“文件销毁记录单”，经总经理批准后予以销毁，并做好登记。●如因法规或积累知识需保留的作废文件，由部门负责人上报人力行政部，标明“作废留存”，并分开保存。◆文件的借阅●本公司