龙祥·社区服务中心日常行政管理流程指引内容程序时间要求备注一、中心财务管理流程工资表各中心财务人员制作工资表后报项目主管审核，再报副主任，并由副主任呈交机构行政部。每月3日前附请假单请假单需请假中心成员提前3天报项目主管同意后报副主任事假需提前3天请假2天以上者，如未能及时递送请假单，须电话告知副主任每月财务结算与核销1、中心财务专员按照每日清帐的原则，将中心一切收支记录于账本上，并于每月最后一周收集中心成员信息，编制《社区服务中心月度经费预、结算表》，并将账本、相关单据报项目主管审核。每月最后一天2、中心财务人员将中心财务核销单据、账本报项目主管及副主任审批后，到机构行政部进行财务核销，同时向行政部归还当月剩余预备金。每月周二或周四报副主任需附上《社区服务中心月度经费预、结算表》每月财务预算及借款审批项目主管将《社区服务中心月度经费预、结算表》报副主任审批后，填写月度经费借款审批单，经副主任及机构执行主任签字后，到行政部领取预备金。每月周二或周四服务经费预算申请及核销1、中心工作人员申请服务经费的，须在服务活动开展前两周将服务方案及《活动预算收支对比表》同时呈报项目主管及服务督导（督导助理，抄送督导）审批；2、中心工作人员核销单项服务经费的，需在一周内将相关发票及《活动经费收支对比表》报中心财务专员记账，并粘贴发票及填写相关报销单据后报项目主管审核核销，同时将剩余资金归还。须在服务活动开展前两周提交审批/须在服务活动开展结束后一周内核销《活动预算收支对比表》是否使用，可与中心团队、服务督商定后执行中心财务的使用情况跟进由财务人员汇总中心所掌握的支出及收入情况信息，副主任每季度跟进中心财务使用情况每季度最后一个星期行政部所掌握的财务信息由副主任定期跟进汇总中心（半）年度预、结算由项目主管撰写中心（半）年度经费结算报告，并编制中心下一（半）年度经费预算，报副主任审批。一般为每年1、7月份15日前上交二、中心场地管理流程场地保洁、整理由中心场地管理专员结合该月中心排班情况（或办公区域划分情况），每日指定值日人员负责中心卫生，每周组织中心全员开展大扫除，保证中心整洁时间由中心自定场地维护由中心场地管理专员需每周定期对中心场地进行检查和跟进，并对中心场地设施及时进行维护和维修（须编制场地检查/维护记录表）。建议每周一次场地安全检查由中心场地管理专员邀请服务对象、相关单位代表组成中心安全检查小组，按照《中心安全管理规范》对场地进行检查和完善（须编制中心安全管理检查记录表）。。建议每月一次三、中心物资管理流程物资采购中心采购一切物资（除单项服务里包含的物资外）均需填写《物资采购申请表》，并将申请表呈报审批后方可采购。同时于一个月内将相关发票及收据报中心财务专员及填写报销单据，由中心财务专员统一呈报核销。具体资产采购流程分以下2种情况：1.中心内部零星办公用品及服务用品采购，单次采购总价不超过300元的，由申请人员填写《物资采购申请表》报项目主管审批后领款购买。2.中心物资采购单价或单次采购≥300元的，由申请人员填写《物资采购申请表》报项目主管审核签字，并报副主任审批。购买形式及金额领取方式视情况而定。物资采购前三天物资登记与使用中心物资管理专员需将中心物资分类并编号入库，同时编制物资领用表供中心全员使用。定期物资使用（自行车、电话、电脑网络、图书管理等）参照制度执行物资补给与维护中心物资管理专员需定期对中心资产进行检查和跟进，并对中心物资及时进行补给和维护（须编制检查/维修记录表）。建议每月一次，视中心情况而定四、中心档案管理流程档案分类存档中心档案管理专员需按照中心档案类别设置不同档案文件夹（包括电子档）以供中心成员使用，并定期整理档案建议档案管理专员每月收集并整理相关档案，每季度由项目主管组织一次全面的归档工作1、文件夹表头详见附件2、服务档案（已批注）由跟进社工定期整理存档；档案管理专员定期收集并整理中心各类行政文档（考勤表、外出登记表、会议记录等）档案查阅一般情况下档案不许转借或查阅，如有关单位和个人需查阅的，档案管理专员需报服务对象同意，并呈服务督导批准。严格遵守中心档案管理制度五、中心宣传管理流程网络宣传平台建立并维护中心宣传专员须建立中心服务宣传QQ群、微博等网络宣传达平台，并定期更新和完善及时管理及更新及时面向中心服务对象、各关系方发布中心信息通讯稿发布及时跟进活动通讯并发布活动后两天内发布发布至中心微博、机构网站、龙岗社工刊物、青翼网等各大媒体中心宣传1、中心宣传专员及时汇总中心各成员信息，每月跟进月度活动预告制作，每季度最后一月跟进并完成中心季刊制作；2、定期制作并更新中心对外宣传短片及PPT；3、定期更新中心服务相册；4、每周更新中心活动预告栏；5、每季度组织中心专项宣传活动一次，形式自定