湖南坤宝汽车服务有限公司《管理规范》□综合□客户□市场□财务□销售□售后档案管理制度文件号KB-XZ-23版次第1版□通用□部门□衔接□暂行编制审核批准日期日期日期生效日期第一条第二条第三条目的：为了维护人事档案材料完整，防止材料损坏，确保高效、有序地使用档案材料，保守档案机密，特制定本规定。适用范围：适用于档案管理员（综合管理部秘书）、档案管理关联人员内容：档案收集归档：①首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；②凡收集归档的人事档案材料，要按照《湖南坤宝员工档案目录》进行排序；确定其归档的具体位置；③在人事档案中补充员工于公司工作期间材料，需在《湖南坤宝员工档案目录》中填写更新时间并签字确认；④收集归档的档案材料，须统一标准，材料使用A4纸档案标准办公用纸，材料不得使用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水书写，也不得使用复写纸书写。⑤档案材料审核、确定后建立电子档案并于5天内整理入档案柜；2、档案检查核对：①检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等；②人事档案管理人员在核对人事档案时，要对档案进行鉴别，发现有不该归入档案的材料要立即撤除，发现缺少材料要及时追查补齐。③对有关部门查借档案后，在送还档案时，要对被查(借)的干部人事档案进行核对检查，核对档案有无涂改和缺少材料，核对无误后方可入柜存档。④销毁人事档案材料要由人事档案管理人员造册登记，对确需销毁的档案材料要由档案管理部门负责人审核确定，签字同意，否则不得销毁。⑤档案管理部门，每月月底定期对人事档案进行抽查点检，并填写好《人事档案抽查点检表》。3、档案转递：转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：①取出应转走的档案；②在档案底账上注销；③填写《转递人事档案材料的通知单》；④按发文要求包装、密封。⑤在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。⑥档案保管设备情况。⑦人事档案工作人员情况。更次记录标记处数修改人审核批准人批准日期□行政□客户□市场□财务□销售□售后人事档案管理制度文件号KB-XZ-23版次□通用□部门□衔接□暂行编制审核批准共页第页日期日期日期生效日期第四条4、档案保管理：①设专人负责档案的保管，齐备必要的存档设备。②档案保存要注意防火、防潮。③档案柜保持清洁，不准存放无关物品。④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。⑤无关人员不得擅自打开档案柜。严禁吸烟。⑥离开保管档案的房间时关灯关窗，锁门。5、档案统计：①人事档案的数量。②人事档案材料收集补充情况。③档案整理情况。④档案保管情况。⑤利用情况。⑥档案保管设备情况。⑦人事档案工作人员情况。6、人事档案查（借）阅制度①查（借）阅人事档案必须经人事部门负责人签字同意后，方可到人事部门办理查（借）阅手续。②人事档案未经人事部门负责人批准，不得外借，如有特殊需要借阅人事档案，借阅人员须在《查（借）阅人事档案审批表》上说明理由，并经批准方可借出。借出时间最长不得超过15天，若需延长使用时间，应办理续借手续。③查（借）阅人事档案人员，不得查阅本人及其直系亲属的档案。④查（借）阅人事档案人员，应严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容。⑤查（借）阅人事档案人员，查（借）档案时严禁涂改、圈划、抽取、撤换、添加档案材料，未经批准，不得摘抄、复制、拍摄档案内容。⑥查阅人事档案时，查阅人员应在档案室或管档人员指定地方进行查阅，严禁吸烟，防止档案材料被破坏。⑦查（借）阅人员在查（借）阅人事档案前，必须严格履行登记手续，进行查（借）阅登记，查阅后，应及时注销登记。⑧借出的档案须指定专人保管，不得转借，更不得把档案交无关人员或本人翻阅。⑨对未遵守以上规定的人员要给予批评，对造成损失或不良影响的人员，应给予纪律处分，并视情节严重程度追究法律责任。附表：《湖南坤宝员工档案目录》《人事档案抽查点检表》《转递人事档案材料的通知单》《查（借）阅人事档案审批表》更次记录标记处数修改人审核批准人批准日期