鞍山市鸿昇元药业有限公司文件名称质量管理体系文件管理制度编号HSY—QM—003—2013起草部门质管部起草人王占忠审阅人赵伟安批准人景文明起草日期2013.3.1批准日期2013.5.15执行日期2013.6.1.版本号2变更原因新订□修订■文件分发质管部质量管理体系文件管理制度目的：质量管理体系文件是质量管理体系运行的依据，可以起到沟通意图、统一行动的作用，确保各项文件的安全性和有效性。2.适用范围：适用于本企业各类质量相关文件的管理。3.职责：本公司各项质量管理文件的编制、审核、修订、换版、解释、培训、指导、检查及分发，统一由质管办负责，各部门协助、配合其作用。4.定义:质量管理体系文件是指一切涉及药品经营质量的书面标准和实施过程中的记录结果组成的、贯穿药品质量管理全过程的连贯有序的系列文件。5.内容：5.1本企业质量管理体系文件分为四类，即：5.1.1规章、制度、标准；5.1.2质量职责类：5.1.3质量管理工作程序与操作规程类；5.1.4质量记录类。6.当发生以下状况时，公司应对质量管理体系文件进行相应内容的调整、修订。如：质量管理体系需要改进时；有关法律、法规修订后；组织机构职能变动时；使用中发现问题时；经过GSP认证检查或内部质量体系评审后以及其它需要修改的情况。7.文件编码要求。为规范内部文件管理，有效分类、便于检索，对各类文件实行统一编码管理，编码应做到格式规范，类别清晰，一文一号。7.1编号结构文件编号由3个英文字母组成公司代码，再与2位英文字母组成文件类别和3位阿拉伯数字的序号加4位阿拉伯数字的年号编码组合而成，详如下图：□□□□□□□□□□□□公司代码文件类别代码文件序号年号公司代码：如“鸿昇元药业”代码为HSY。文件类别：●质量管理制度的文件类别代码，用英文字母“QM”表示。●质量职责的文件类别代码，用英文字母“QD”表示。●质量管理工作程序文件的文件类别代码，用英文字母“QP”表示。●质量记录类文件类别代码，用英文字母“QR”表示。文件序号：质量管理体系文件按文件类别分别用3位阿拉伯数字，从“001”开始顺序编码。文件年号：用版本年号例如；2013.7.2文件编码的应用：A、文件编码应标注于各“文件头”的相应位置。B、质量管理体系文件的文件编码号一经启用，不得随意更改。如需更改或废止，应按有关文件管理修改的规定进行。C、纳入质量管理体系的文件，必须依据本制度进行统一编码或修订。7.3文件正文，采用宋体5号字。8.标准文件格式及内容要求如下：8.1质量管理体系文件编制程序为：8.1.1计划与编制：质管部提出编制计划，根据现有质量手段、质量制度、管理办法、质量记录，对照所确定的质量要求，编制质量管理体系文件明细表，列出应有文件项目，确定格式要求，并确定编制部门或人员，明确进度。8.1.2评审与修改：质管部对完成的初稿组织评审、修改。在评审中意见分歧较大时应广泛征求各级各部门的意见和建议。8.1.3审定颁发：质量制度、程序、职责文件由质管部审定，交由企业负责人或分管质量的领导签发，操作方法与操作规程由质量管理部负责人签发。9.质量管理体系文件的下发应遵循以下规定：9.1质量管理体系文件在发放前，应编制拟发放文件的目录，对质量管理制度、质量工作程序及质量管理职责和质量记录，详细列出文件名称、编码、受控级别、使用部门等项内容；9.2质量管理体系文件在发放时，应按照规定的发放范围，明确相关组织、机构应领取文件的数量；9.3质量管理体系文件在发放时应履行相应的手续，领用记录由质量管理部负责控制和管理；9.4对修改的文件应加强使用管理，对于已废止的文件版本及时收回，并做好记录，以防止无效的或作废的文件非预期使用。10.质量管理体系文件的控制规定：10.确保文件的合法性和有效性，文件发布前应得到批准；10.1确保符合有关法律、法规及行政规章；10.2必须时应对文件进行修改；10.3各类文件应标明其类别编码及有效期，并明确其使用范围；10.4对记录文件的控制，应确保其完整、准确、有效。