中国国际展览中心集团公司档案管理工作条例一、总则第一条为了进一步加强中展集团公司档案管理实现档案管理的规范化、制度化、更好地为集团公司各项工作服务根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局关于《机关文件材料归档范围和文书档案管理期限规定》的通知及中国贸促会机关的相关规定结合本集团公司实际情况特制定本工作条例。第二条凡由本集团公司工作中形成的反映本集团公司活动具有查考和保存价值并已处理完毕的各种文件材料均属归档范围。集团公司各单位、在京全资子公司及控股公司必须按规定定期向集团公司档案室移交集中管理任何单位和个人不得据为已有。第三条各单位领导应重视部门文件资料的管理和文书立卷工作配备专职或兼职人员负责此项工作。第四条集团公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由集团公司总裁办公室负责管理、监督和指导。第五条档案电子文件发布范围依照《中展集团公司档案管理规定》2006年6月27日执行。二、文件材料的立卷和归档第六条归档范围1、凡由本集团公司工作形成的反映本集团公司活动具有查考和保存价值并已处理完毕的各种材料均属归档材料范围。2、财务业务档案、人事职工个人档案由本部门管理暂不移交总裁办档案室但要设部门专职或兼职人员负责向档案室提交相关档案目录以便统一管理。3、其他部门档案的立卷和归档执行本条例需在总裁办档案室指导下由各部门整理、立卷。展览会文件由各单位于展览会闭幕后两个月内移交总裁办公室经营管理文件由各单位在每年年底移交总裁办公室基建文件、增设子公司文件在工程竣工后或子公司成立半年内移交总裁办公室由档案室立卷。绝密文件必须随时移交总裁办档案室保管。第七条文件归档一展览会文件1、举办展览、展销会的请示及批复附国外或国内主办单位要求办展的正式文件。2、展览会的工作计划、方案和批示。3、举办展览会的协议书及租馆合同。4、双方会谈纪要。5、国家对外机构同意外方来展的函件。6、请国家领导人出席或参观展览会的请示和安排领导人的题词。7、接待展览会的总结简报或统计数据。8、出席展览会开幕式和专场的领导人名单、开幕式讲话稿、宴请活动中重要的祝酒词。9、同参展国家和地区重要问题的请示、联系和交涉函电等。10、出访招展的报批件等。11、与其他部门联系工作的有关重要文件。12、向有关单位发邀请信及要求赞助的函电。13、展览会的照片。14、展览会新闻剪报。二经营管理文件1、以集团公司名义向内部职工印发的人事、财务、物品、文电管理制度各种工作制度、外事纪律、劳动纪律、安全消防制度、展览馆建筑物管理制度以及房地产证等。2、集团公司同国内外签订的各种协议、合同。3、集团公司党政联席会、总裁办公会议纪要、简报。4、我会机关下达的企业必须执行的文件及其他重要文件。4、国务院和主管部门下达的企业必须执行的文件及其他重要文件。5、房产、土地所有权和使用权的文件材料和证书。三基建文件1、基建上报的立项请示、行政主管部门批文。2、涉及土地、规划、建设政府主管部门批准手续及证件。3、同设计、招标代理、工程监理、施工单位签订的协议或合同。4、工程招标投标文件资料中标通知及备案文件。3、工程竣工图纸和工程竣工验收资料。4、其他重要文件。四全资、合资子公司文件1、集团公司为有关全资、合资子公司筹备、筹建经营等问题的请示、上报批件。2、同合资方的重要来往函电、协议、合同。3、董事会文件、纪要及附件。4、全资、合资子公司的全部图纸和资料。第八条非归档文件除上述归档文件之外的其他文件未作明确规定的由各部门保管暂不归档。第九条归档办法1、展览会文件由部门分别整理、列单后送总裁办公室档案室管理员验收。2、经营管理文件、基建文件、全资、合资子公司文件由各部门、全资、合资子公司指定专人整理、汇总、列单后送总裁办公室档案室管理员验收。3、总裁办公室档案室管理员负责汇总、整理重新填单、装订、归档。第十条归档卷宗必须符合下列要求1、应归档的文件必须齐全、完整并进行系统排列相关的收文和发文、主件和附件、底稿和打印件要放在一起。2、文、电合并立卷。3、一个卷宗既有绝密件又有普通件时为保持案卷的联系和完整可以合成一个绝密卷并在卷上注明。4、案卷标题要简明、确切卷首要标有“卷内目录”卷内文件应编上页码卷尾附上“备考表”定期保存的案卷可不编写目录但也要装订并编写页码。5、照片应单独裱糊附在有关文件的后面并加简要说明包括时间、内容。账册、报表、图纸、应按各自不同情况分别立档。三、档案的管理第十一条对各单位和机要交换的送交的档案在已立卷的基础上由档案室统一进行分类、合并、装订和保管。第十二条建立档案统计制度对档案的收进和移出、卷宗和案卷数量、利用情况进行统计。第十三条档案室必须严格注意防盗、防火、防虫、防潮确保档案的安全。经常检查档案保管情况对破损和变质档案及时修复。每年年终进行一次全面检查发现问题立即解决。第十四条根据需