文件编号：JF-2017-01金扉（上海）金融信息服务有限公司行政部事务工作流程及制度目录总则：为加强公司行政管理，使各项管理标准化、制度化、规范化，以提高公司形象，提高工作效率，特制定本流程一、员工行为规范二、办公用品管理制度三、办公运营管理制度四、员工出差申请五、会议管理六、名片印制流程七、印章证件管理八、收发快递九、卫生、绿化及环境安全十、车辆调配管理制度十一、设备管理及维修十二、附则1文件编号：JF-2017-01一、员工行为规范1、仪容仪表规范1.1员工在办公时间内，必需佩带工作牌，并且要注意仪容仪表，总体要求是：整洁、得体、大方。1.2头发梳理整齐、服装熨烫平整、领带正挺、服饰搭配美观大方、皮鞋亮净。1.3男员工不得留长发，不烫染头发，不蓄长胡须；女员工不烫怪异发型，化妆自然得体，不得浓妆艳抹。1.4办公时间，员工必须穿正装，不得穿牛仔裤、运动服、超短裙、低胸衫、无袖衣裙、拖鞋或其他与办公环境不协调的服装。1.5如无业务接待的安排，周五或周末上班可以着休闲装（不含销售部）。1.6行政部抽查，不规范人员名单递交至人事部，由人事部做相应的处罚。2、办公语言规范2.1同事之间，应相互尊重，互帮互爱，语言文明；2.2对外交往，应有礼有节，不卑不亢，礼貌大方，简朴务实；2.3对上级不可直呼其名，可称“领导”或“姓氏+职位”；2.4不可带有任何负面情绪和言语。3、行为规范3.1工作中应使用正确和得体的交往语言、电话语言、接待语言；2文件编号：JF-2017-013.2同事在办公区域相遇应相互问好，遇到领导应主动问好；3.3不得在办公区域和职场内吸烟（不遵守者第一次口头警告，第二次起罚款50元）；3.4工作时间不得做与工作无关的事情；3.5工作时间因私临时外出，须经主管领导同意；3.6高管（含）以上人员、集团通讯管理规定中要求的人员须24小时开机。4、廉洁自律规定员工应遵守如下廉洁自律规定：4.1遵守国家法律和社会公德，保持诚实信用和廉洁自律的个人操守，维护公司良好的企业形象和声誉。4.2严禁利用职权或工作之便索取或收受不正当利益，包括但不限于各种名义的现金、有价证券、物品、报销费用、宴请等；对于确实无法推脱的应在第一时间上交公司行政部。4.3若有员工自己、配偶、父母、子女、亲友等经办的企业与公司发生交易，应当主动向公司披露，禁止不当地营销推广、咨询等合作业务。4.4严禁以任何形式谋取不当利益，不得有泄漏公司商业秘密、与第三方恶意串通损害公司利益、掩盖工作失误、谎报工作成绩等行为。4.5严禁挪用或侵占公款公物，严禁谎报业务进行虚假报销。4.6严禁借出差、考察、学习之机利用公款进行旅游娱乐活动。3文件编号：JF-2017-014.7禁止铺张浪费，禁止为私人利益用公款吃喝及请客送礼。4.8员工应充分履行个人的工作职责，诚实守信，出现问题或未及时完成任务时不可推脱责任，不可寻找借口，不可懒散敷衍，不可相互推诿扯皮，而应全力以赴、尽心尽责，赢得尊重和信誉。二、办公用品管理制度1、办公用品由总部根据公司发展需要，每月统一采购发放一次。各分部根据实际需要及人员配置填写《办公用品清单》，于每月5日前邮件发送给总部行政采购，由总部统一安排发放及调拨。2、按需采购，对质量、性能、价格及附加优惠条件进行比较，尽量以最低的价格购买到最好的物品。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存，保障供给，避免不必要的积压。采购完成后及时做好入库工作。3、领用办公用品，由行政部登记《办公用品领用表》后领用人签字，及时做好出库工作。总部领用时间为每周二和四，其余时间如急需领取办公用品须部门经理签字确认。4、领用的非易耗性办公用品（如订书机、计算器、剪刀等），如重复申领，应说明原因并凭损毁原物以旧换新。5、员工离职时，应认真清点办公用品，填写交接清单并签字。三、办公运营管理制度1、办公运营项目包含但不限于：职场租赁、物业管理、固话网4文件编号：JF-2017-01络、绿植养护、各类租凭等。2.各分公司必须清楚了解各项办公运营项目的合同期限、保证金情况、支付期限、付款日等。3.办公运营费用如职场租赁、物业、网络维护等各分公司根据合同及实际付款日期，提前7天按费用报销流程操作。因未按时递交费用报销而产生滞纳金的，由各分公司负责人承担。4、在合同