学术会议办会流程主要内容会议前期准备会议进行中会后跟进会议前期会议前期准备会议吃住行餐饮:根据会议预算定制不同的餐标,餐饮:根据会议预算定制不同的餐标,提前确认好菜单,确认是否可自带酒水,容纳人数,菜单,确认是否可自带酒水,容纳人数,餐厅布置住宿:住宿:分房单间:单间的预留,分房单间:VIP单间的预留,标间客户的分配单间的预留房间内房间内miniba收费情况,放置水果,欢迎信等收费情况,收费情况放置水果,接送站:接送站:制作接送站表:参会人员信息,具体到达离开时间,制作接送站表:参会人员信息,具体到达离开时间,航班班次制作接站牌:会议名称,公司名称,产品形象名称制作接站牌:会议名称,公司名称,用车:用车:根据到达离开时间及人数安排车型学术会议会议内容:演讲题目及内容(会议内容:演讲题目及内容(较新学术关注点或较热的学术论点,最新文献,能引起医生的听会兴趣,的学术论点,最新文献,能引起医生的听会兴趣,有利于产品优势的宣传)利于产品优势的宣传)会议时间:尽量有利于医生参会,如周五下午,会议时间:尽量有利于医生参会,如周五下午,周六周日讲者:区域知名教授,讲者:区域知名教授,有较高学术地位或是有较高的学会行政职务;会前和讲者过片子,学会行政职务;会前和讲者过片子,确认需要他重点讲解的内容,告知讲课时间,讲解的内容,告知讲课时间,会议议程大会主席:有较老的学术界资质,学术带头人,大会主席:有较老的学术界资质,学术带头人,区域内有一定的学术影响力,支持公司和产品;内有一定的学术影响力,支持公司和产品;何其确认此次会议的目的,会议日程,此次会议的目的,会议日程,需要他重点总结的要点会议地点:医生容易找到,交通便利,会议地点:医生容易找到,交通便利,有学术交流的氛围,氛围,带给医生专业化的形象会议室:与参会人数匹配,大小适中,隔音效果好,会议室:与参会人数匹配,大小适中,隔音效果好,会议室温度及灯光能调节参会人数:参会人数:确认参会区域及人数负责人:负责人:确认好会议的负责人或总协调人邀请函:邀请函的制作和派送(邀请函:邀请函的制作和派送(有邀请参会者的姓有公司及产品的简介或强调,名,有公司及产品的简介或强调,有重要演讲者及演讲内容的介绍,重要医生一定要亲自送,演讲内容的介绍,重要医生一定要亲自送,确保重要客户一定到会)要客户一定到会)简历:大会主席及演讲者的简历最好做成PPT简历:大会主席及演讲者的简历最好做成代表参会人数:根据参会人员进行会议分工,代表参会人数:根据参会人员进行会议分工,协调会议物品准备茶休:水果点心,数量按照参会人数的安排即可茶休:水果点心,数量按照参会人数的2/3安排即可仪器:电脑,投影激,光笔,仪器:电脑,投影激,光笔,无线话筒签到表:签到表:桌卡:讲者,大会主席,相关VIP桌卡:讲者,大会主席,相关引导牌:会议张贴海报,引导牌:会议张贴海报,带有箭头的引导牌挂旗/横幅易拉宝:和大会主题,横幅/易拉宝挂旗横幅易拉宝:和大会主题,公司文化及产品相关的会议工具:相机及资料,袋子(会议工具:相机及资料,BATS,本子,笔,袋子(数量,本子,与参会人数一致)与参会人数一致)奖品:奖品:备有会议提问及有奖问答的奖品外协劳务收据及大会主席,讲者感谢信:外协劳务收据及大会主席,讲者感谢信:打印与劳务费放在一起团队活动景点安排:景点线路的选择一定要考虑时间上的限制,景点安排:景点线路的选择一定要考虑时间上的限制,与导游确认好以免影响全局用车及分车:合适的车型,分车时客户组合的考虑,用车及分车:合适的车型,分车时客户组合的考虑,分车牌的制作客户生日:预先留意,客户生日:预先留意,为客户安排生日庆贺活动中的餐饮:旅游餐一般比较低档,活动中的餐饮:旅游餐一般比较低档,最好能提前查看菜单,菜单,若不能就提前与旅行社确认好环境及主要菜品活动物资准备:活动物资准备:车上:车上:水,小食品,干湿纸巾,垃圾袋游,戏问答题目及小礼小食品,干湿纸巾,垃圾袋游,雨衣,品,雨衣,CD药物:晕车药,消化用药,感冒用药,药物:晕车药,消化用药,感冒用药,跌打创伤用药客户活动物品:防晒霜,客户活动物品:防晒霜,洗漱用品等特产:特产:活动结束后的特产纪念品其他:胸牌,留言薄,客户反馈表,其他:胸牌,留言薄,客户反馈表,笔会议进行中会议吃住行餐饮主桌安排:主桌安排:可以放置鲜花等做标识代表分散入座:最好每桌设预留位以方便我们的人照顾客户代表分散入座:上菜:注意督促服务员的上菜速度上菜:酒水安排:之前和服务员去任好放置的种类和数量酒水安排:住宿房卡及胸卡的发放,房卡及胸卡的发放,根据实际情况设置签到台或者是交予负责人房间内:放置好水果及欢迎信,退房前放置好特产及欢送信房间内:放置好水