文件管理本讲座主要内容一、公文新规范与国家标准简介1．党政机关公文处理工作条例（中办发﹝2012﹞14号）2012年4月16日由中共中央、国务院同意，由中办和国办联合印发，并将从2012年7月1日起正式施行，本课简称为“新《条例》”。企业可参照执行。）2.党政机关公文格式（GB/T9704-2012，2012年7月1日日起施行，其他机关单位可参照执行）3.标点符号用法（GB/T15834－2011）4.出版物上数字用法的规定（GB/T15835－2011）二、公文特点——行文方式——行文关系(一)具有法定作者依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的企业及其法定代表人可制发正式公文。1.正式行文包括三种形式：企业名义企业所属的组织单位名义——法定代表人名义——以公司董事长、总经理的名义签署行文2.作者的多元化产生不同主要行文形式正式行文——非正式行文内部行文——对外行文直接行文——间接行文单独行文——联合行文职权行文——授权行文3.按行文（传递）方向分为上行文、平行文和下行文。社会组织之间工作关系的划分：非同一系统的机关根据工作关系产生的行文关系1、2是上行文或下行文关系；3、4是平行文关系。除此之外，社会组织之间有时还需要按照综合管理与被管理、统管与被统管、监督与被监督、行政法律关系以及其他法律关系如合同关系等行文。(二)具有法定的权威和效用3.时间效力范围（1）公文生效时间即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件）定时生效（一般规范性文件）（2）公文终止生效时间及条件内容已经执行（有效期届满，明示废止）内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）4.公文的溯及力一般公文可以规定溯及力规范性文件比照“法律不溯及既往”原则不应该规定溯及力。(三)具备特定体式体式文体：文件的表达形式格式约定俗成的格式法定的标准格式企业公文格式样本全套公文体现程式性函件格式公文的特定格式之二——办公会纪要格式三、常用公文文种与写作规范三、企业公文文种使用及写作规范（三）主要公文写作模版分析（决定、通告、通知、请示、报告、函）2．通报类公文模版3．决定、纪要类公文模版4．答复性公文模版（批复、复函、答复性报告）5.规范类公文模版——适用范围——写作要点——正误点评（1）适用范围在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。(2)分类规定性通告《××市人民政府关于限期拆除违法违章建筑的通告》周知性通告《××市人民商场开业酬宾通告》《××总公司关于本公司驻京办事处迁址办公的通告》（4）写作通告的注意事项（5）通告与公开性社会事务性文书2.通知（2）分类与写作发布（印发）性通知任免通知任免根据——任免内容（对象姓名、时间、待遇）例1“经2001年5月21日××公司××会议研究决定：×××同志任××部部长，免去……”例2“经2001年5月21日××公司××会议研究决定，现将×××等9人的任免事项通知如下：……（可以列成表格）”会议类通知召开会议的根据、原因——会议名称——会议主持单位（主持人）——会议主题、任务——会议起止时间——与会人员——会议地点、报到日期及具体报到地点——对与会人员的具体要求（文件、生活用品、接待、交通）——联系人（单位）、电话等3.通报（2）通报的分类从内容，分为表彰性、批评性和情况通报；从表述方法，分为直述式和转述式通报。（3）正文的写作结构：通报的人和事实——对事件的分析、认定——处理意见——希望、号召、警戒等。（4）写作通报的注意事项通报事实：不要随意拔高；（5W1H）通报事实的分析认定：可以分析性质、原因、影响和后果，各有侧重点。处理意见：要写明处理或处分的法定依据。4.报告（3）报告的写作5.请示（3）请示的写作（4）写作“请示”的注意事项（行文规则）6.批复（3）批复的写作（1）适用范围于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批。（2）分类商洽函社会组织之间使用最多，特别是有关商洽人事调转、清偿债务、商品买卖、产权交易等方面的函还要受法律的严格保护，可视作合同、协议的补充，一经双方承诺或认可，即产生权利、义务关系，必须遵照执行。问复函（询答函）一般用于不相隶属机关；上级对下级可以用，但下级答复上级要用报告。请批函（审批函）向不相隶属机关要求增加经费、调整人员编制、减免税收、申办营业执照等。（4）请示与函的标题的区别（5）答复性公文文种的异同（6）函的写作8.纪要（3）一般写作模式（4）撰写纪要的措施及需要注意的问题撰写纪要应该注意的问题突出“要”。舍弃与议题无关的内容、琐碎的、枝节的问