四、会展时间管理方案(一)会展的时间管理方案内容所谓时间管理，是指企业将时间看成与市场、客户、质量、成本同等重要的影响企业成功运营的基本要素。在安排各项工作时，充分考虑时间性以及相互之间的协调性，形成快速反应和协调能力，促进企业经营管理工作的全面展开。会展时间管理方案是指办展机构对会展各项筹备和组织工作，在时间上进行通盘考虑，对会展的招展、招商、宣传推广、筹展、撤展，以及展会服务等各个环节在时间及工作进度上进行统筹安排，使各项工作在时间安排和进度上彼此协调，符合会展整体筹备组织工作的需要，在时间上保证会展最终如期举行的文案。对会展进行有效的时间管理，是现代会展业发展的必然要求，也是保证会展成功举办的重要条件之一。由于会展业的特殊性，对会展进行时间管理，不仅要对会展整体筹备组织工作进行管理，还要对各重要组织环节进行管理。具体来说，会展时间营理方案包含内容主要有六点:2、招商时间招商工作的成绩好坏直接关系到展会效果，关系到参展商参展价道的实现程度。招商工作的主要任务是吸引观众参观展会，展会的招商工作要让展会的目标观众在时间上有一个知道展会、了解展会、接受展会并最终决定参观展会的过程，使目标观众能如期到会参观。到会观众数量的多少要与参展商数量的多少相适应。展会招商时间管理，就是对展会招商在时间上进行合理安排，在进度上进行有效监督和控制，使展会开幕后有足够数量的有效观众参观。1、招展时间招展是展会策划和筹备的核心工作，能否在预定的时间里顺利完成招展任务，是展会能否成功举办的关键。如果招展不成功，展会势必难以顺利举行。展会招展工作不能一蹴而就，它要经过多次反复、多次邀请、多次努力才能完成。3、会展宣传推广时间会展宣传推广的三大主要任务是促进展会招展、促进展会招商和建立展会良好品牌形象，因此，展会宣传推广工作不仅在内容上要与展会招展、招商以及品牌建设相适应，还要在时间安排上与之相协调。4、会展服务时间给客户提供高质量的服务是现代会展业取得竞争优势的重要手段之一。所谓高质量的会展服务，包括及时、快速、高效以及规范的服务。让客户久等是现代服务业的大忌，会展服务时间管理，就是要在时间上合理安排展会的展前、展中和展后服务，合理安排展前、展中和展后各个组成环节，并在时间上对它们进行有效管理，保证客户能得到快速、及时、高效以及规范的会展服务。5、筹展撤展时间展会筹展和撤展时间的长短直接关系到展会租用展览场地时间的长短，而展会租用展览场地时间的长短，又直接关系到展会举办成本的高低。如果展会筹展和撤展在时间上安排合理，在程序上安排科学，它不仅可以大大缩减展会成本支出，还可以使展会的筹展和撤展工作安排得井然有序，便参展商满意的同时也能使展会主办单位满意。6、会展整体时间展会整体时间管理就是要站在展会整体的宏观角度，对展会的招展、招商、宣传推广、会展服务以及筹展、撤展等工作，在时间上进行合理规划和安排，在进度上进行有效监督和控制，使它们符合展会筹备整体进度的要求和需要。(二)参展时间表的制定1、参展前(1)制定计划(2)展品设计(3)宣传促销(4)前期处理(5)人员分配(6)设备拆装(7)展品运输(8)现场服务2、展会后展会结束并不意味着工作结束，还有一些事情要列入时间表中。例如，填写展会调查表或将工作转给销售部门;填写个人支出报表;清点展品和设备、设备修理后再入库;审核展会发票，完成展会预算;撰写展后分析等。案例：某展会参展计划时间表一、12个月前(l)从展览的规模、时间、地点、专业程度、一目标市场等各方面，综合专家意见，确定全年展览计划。(2)与展览主办单位或代理公司联系，取得初步资料。(3)选定场地(一般而言，首次参加国际大展较难取得最佳位置)。(4)了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划。二、9个月前(1)设计展览结构。(2)取得展览管理公司的设计批准。(3)选择并准备参展产品。(4)与国外潜在客户及目前顾客联络。(5)制作展览宣传册。三、6个月前(1)以广告或邮件等形式进行推广活动。(2)确定旅行计划。(3)预付展览场地及其他服务所需款项。(4)复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，并准备必要的翻译资料。(5)安排展览期间翻译员。(6)向服务承包商及展览组织单位定购促销广告。四、3个月前(l)继续追踪产品推广活动。(2)最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品，品质及特色的样品，贴上公司标签。(3)对展位结构设计做最后的决定。(4)计划访客回应处理程序。(5)训练参展员工。(6)排定展览期间的约谈。(7)安排展览现场或场外的招待会。(8)出国展则需购买外汇。五、4天前(1)将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包。(