工程档案资料管理的过程控制郑建荣关键字：工程档案资料管理过程控制摘要：工程档案资料管理是工程管理的一部分，在工程档案资料管理的过程中，抓好“事前、事中、事后”三个环节的控制工作是非常重要的，在工程档案资料管理中起着重要的作用。工程档案资料是指工程项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的工程文件，主要由施工文件、竣工图和监理文件组成。工程档案资料管理是工程管理的一部分，工程档案资料管理的过程控制是非常重要的，在档案管理中起着重要的基础作用。根据DA／T28—2002《国家重大建设项目档案资料归档要求与档案整理规范》和DL/T5111-2000《水电水利工程施工监理规范》的规定，监理单位应按国家或国家部门颁布的关于档案管理的规定、业主要求和合同文件规定，做好包括合同文本文件、业主文件、设计文件、监理文件和施工文件等必须归档的工程文件的分类建档和管理。除此之外，还需要对施工单位形成的工程档案资料的收集、积累和工程档案资料质量、归档情况进行监理，包括单位工程、分部工程、单元工程档案资料齐全完整情况，归档的施工档案资料是否符合真实、准确要求等等。经审核检查的工程档案，监理单位需在档案归档签证单上签字确认。因此，监理单位在工程施工监理的全过程中，还必须重视对施工档案资料的监理，对施工档案资料的监理是监理工程师的一项重要的工作内容。工程监理属于技术密集型服务行业，监理单位为业主提供工程项目管理服务，工程信息是监理单位履行其监理职责和监理工作的重要产品。监理单位必须随工程施工进展，及时、全面、准确地采集工程建设信息，做到工程建设信息记录的写实与量化，更好地为工程建设服务。监理档案资料是工程建设档案的重要组成部分，是监理单位在工程项目实施和监理合同履行过程中监理工作的原始记录，是评定监理工作、界定监理责任的证据，管理好监理档案资料不但是监理工作的需要，更是责任所在。工程档案资料是在工程施工过程中逐渐形成的，工程的工期越长，规模越大，技术越复杂，工程档案资料就越多。工程项目监理单位工作繁多，应当按规范要求指定专人具体负责管理工程档案资料。一、工程档案资料管理的事前控制事前控制，是指工程档案资料的质量管理关口前移，建立工程档案资料质量控制机制。要从工程档案资料材料形成开始，把好档案档案资料来源即档案资料的质量关。把好档案资料材料的质量关，其关键是建立健全质量控制机制，从组织上保证工程档案管理工作的顺利进行。1、加强工程档案资料的前期管理控制（1）首先要做好工程项目编码的划分和编码系统编制，确定本合同工程项目中单位工程、分部工程、单元工程的划分。官地水电站工程项目编码的划分和编码系统编制是由业主完成的，监理单位应认真组织学习，严格按照业主的工程项目划分表进行工程施工监理和工程档案资料的收集整理。同时监理单位应对工程项目划分进行适时监控，发现问题及时解决。官地水电站引水发电系统工程项目划分是业主2008年以官地建设管理局官地质委[2008]07号文件下发的《官地水电站工程项目划分表》。经过一段时间运行，监理单位分别以SECC/SECC/SD612/GDC-200710/全技028/2009《关于下发官地水电站引水发电系统工程部分分部工程项目划分修改的通知》和SECC/EHDC/GDC-200710/全技017/2011《关于修改官地水电站引水发电系统1#～4#引水隧洞及压力管道单位工程项目划分的函》对其进行了修改。最终官地水电站引水发电系统工程项目共分单位工程3个，分部工程36个。见下表：官地水电站引水发电系统工程项目划分序号单位工程名称代码分部工程数量备注1引水隧洞及压力管道工程GD0282地下发电厂房工程GD06223升压变电站工程GD0763小计36（2）根据工程建设监理合同文件规定，建立工程监理文件的编码方式和文件目录，建立工程监理文件的传递流程及管理制度，要明确监理文件管理和监理档案管理的具体要求，对工程文件的拟写、编号、审核、打印、核对、收发、分类、归档、保存和借阅等作出具体明确的规定，同时将工程档案的质量作为考核承包商工程质量的条件之一。四川二滩建设咨询有限公司官地水电站项目监理部在工程开工初期，就编制了《引水发电系统监理工作指南》，以此指导监理部各项工作的开展，从而有效地保证了监理部各项工作有条不紊的进行。（3）编制统一的工程质量验收及评定有关信息记录表格，工程信息记录表格格式一经确定，就不要轻易更改，以免给工作造成不必要的麻烦。官地水电站业主先后两次制发了综合性的工程质量验收及评定有关信息记录表格，监理单位根据工程施工实际需要对综合表格进行了细化，即把开挖、锚喷支护、锚索、混凝土、灌浆等每个单元工程所需用的质量签证表格都划分出来，便于施工实际操作。（4）编制工程项目档案资料归档范围、要