人事档案管理制度第五章人事档案管理一、目的：为规范集团人事档案管理，完善各类人事档案资料，明确档案管理流程和权限，同时为人员的任用、评估提供有效的参考依据。二、范围：适用于集团所有员工档案的管理。第一节人事档案的分类根据各类档案的特征及工作要求，将人事档案分为以下四类：员工正规人事档案指员工在当地人才市场或人事局托管的正规人事档案。员工公司档案指员工自办理报到之日起，由集团各级人事部门为员工建立的公司内部的人事档案。员工公司档案分为四大类，具体分类如下：1、正式员工公司档案：指所有正式员工的公司档案，具体包括：（1）管理人员档案：指所有管理岗位人员的公司档案。（2）终端作业人员档案：指连锁店、物流、售后、客服的作业岗位人员的公司档案，主要包括岗位有柜长、营业员、收银员、内勤、总服务台、播音、配送驾驶员、仓管员、理赔员、售后结算员、信息员、受理员、回访员、总机等。（3）非终端作业人员档案：指不属于各终端的作业岗位人员的公司档案，主要指办公室、行政物业、后勤等作业岗，包括岗位有保洁、保安、办公室前台接待、小车司机、水电维修工、厨师等。（4）外派人员的临时档案：指调入公司为外派人员建立的临时档案。2、工人档案：指物流、售后工人的公司档案。3、厂家促销员档案：指厂家正式促销员的公司内部档案，临时性促销员不需建档。4、临时用工档案：指因季节性引进的实习生、短期用工等人员档案。人事文件档案：是指公司内部各类文件和报告、人事体系内部发文、集团重要发文、各类制度、报表等文件。电子档案指给每位员工在人事系统中录入的电子档案。第二节正规人事档案管理一、正规人事档案管理权限高层管理人员（总监级以上、子公司第一负责人）、1200员工（本科）的正规人事档案由总部统一托管；部长级以上人员、各公司统一引进的大专应届毕业生(必须为与公司签订就业协议的大专应届毕业生)的正规人事档案由所属公司在当地人才市场统一托管；主管级以下员工、未签订正式就业协议的大专应届毕业生的正规人事档案由员工个人自行托管。档案由公司统一托管的公司承担费用，个人自行托管的公司不承担相应费用。如以上规定与当地劳动政策不符的，当地人事部门将相关劳动政策和调整建议报人力资源管理中心，由人力资源管理中心审批后执行。二、正规人事档案管理要求1、部长级以上员工应在试用期结束前将档案转入公司，转正时将予以考核。新开公司部长级以上人员正规人事档案在公司开业后两个月内将档案转入公司。2、对于已转入公司的正规人事档案，各公司必须对档案资料进行审查，将正规人事档案中的姓名、身份证号码、相关经历等资料与公司档案进行核对，如发现有不良记录或与公司档案不符的，需及时处理。3、部长级以上外派人员正规人事档案由调出公司（劳动关系所在公司）负责调档，正规人事档案存放在调出公司委托的人才市场或人事局，调入公司协助办理。4、部长级以上员工离职自离职手续办理完毕后十个工作日内将正规人事档案转出，并按劳动部门要求办理退工手续。对于因办理退工需放入正规人事档案的相关档案资料，公司必须留存复印件。第三节员工公司档案管理一、员工公司档案管理权限1、高层管理人员（总监级以上、子公司第一负责人）、大区人事第一负责人、1200员工（本科）档案由总部统一管理；2、子公司人事第一负责人档案由大区管理；3、其余人员档案由所属公司人事部门管理，其中终端作业岗位、厂家促销员、工人档案由终端人事专员根据实际情况集中或分散在各终端管理；非终端作业岗位、管理岗位员工档案由各公司人事管理组管理；人事体系非负责人档案由人事负责人直接管理。二、正式员工公司档案管理规范1、员工公司档案资料分类新员工自办理报到手续之日起，集团为其建立公司档案，使用集团统一人事档案袋。员工公司档案资料包括：（1）员工档案目录（2）员工基本资料：照片、个人简历、职位申请表、背景调查表、学历证书复印件、学位证书复印件、职称证书复印件、其他技术资格证书复印件、身份证复印件、户口簿复印件、笔试试卷、原单位离职证明或解除（或终止）劳动关系证明、体检表或健康证明、就（失）业证、劳动手册、统筹转移单、政审函、毕业生推荐表、员工登记表等。（3）人事协议资料：劳动合同、服务期协议、商业保密协议、承诺书、经济担保书、培训协议、实习协议、就业协议等（如集团制定的劳动合同下发执行后，需将标准劳动合同及相关协议归入人事协议资料）。（4）鉴定、考核资料：转正审批表、合同续签审批表、员工旺季评估表、员工年度总结、职务评议等。（5）升迁调降资料：员工升迁调降记录表、相关报告、职务申报表等。（6）奖惩资料：员工奖惩记录表、奖惩通报文件等。（7）离职资料：离职报告、离职