物资采购管理办法一.总则1，为规范公司原材料、零配件、玩具成品、办公用品、机器设备等物资的采购行为，强化物料验收及入库作业，降低公司经营成本，根据公司实际运作情况，特制定本办法。2，公司所有物资的采购，均应符合本办法的原则精神和采购工作规程。3，公司实行成批和零星采购相结合体制。二.管理体制各项材料的采购部门如下：1，办公用品采购：由行政部负责采购；2，食堂伙食物资：由行政部指定食堂人员负责采购；3，原材料、零配件采购：由生产部物控部负责采购（设置专职的原材料采购业务员）；4，玩具成品采购：由营销部负责采购（设置专职的成品采购业务员）；5，重要的、大宗的、贵重的或限额以上的采购（如机器设备等）：由总经理指定部门或者专人负责采购。三、采购原则：贯彻“五适”方针，即以最适当的价位、在适当的时间、从最适合的地点（原则上定点采购），购进适当品质及适当数量的物料。四、采购计划1，根据公司年度经营计划、材料消耗定额、各部门物资需求以及现有库存情况，可以制定年度采购计划预案，交由采购责任部门审核后，汇编采购计划或大宗采购计划，经总经理或总经理办公会议批准后组织实施。2，根据年内生产进度安排、资金情况和库存变化，相应制定半年、季度或月度的具体采购计划，分别经负责物资采购的部门经理/主管、总经理按权限签批核准。3，公司急需品采购、新样品采集或物料库存降低到安全库存量时，责任部门可随时提出采购申请，经总经理或总经理指定代理人批准后，进行临时采购。4，采购责任人应根据采购计划制作一式多联的“采购单”及“采购预算表”，采购计划物料管理收料人员于接到采购部门转来已核准的“采购单”时，按供应商、物料别及交货日期分别依序排列存档，并于交货前安排存放的库位以利收料作业五、采购审批1，所有采购报价、采购合同、采购计划办理必须先批准后执行，有效批准者是总经理或总经理临时指定审批人。2，禁止未经批准的采购事宜，但突发性或临时性急需物品(如工作中的机械突损部件、临时特采等)可以由财务部确认后即由采购负责部门采购，但请购单上须注明“急购”字样并说明理由，请购单由总经理补批。六、采购执行1，负责物资采购的部门收到请购单或采购计划被批复后，立刻开展多方询价、比价、议价，按照货比三家的原则，询价人员将三家以上候选供应商的品种、性能指标、报价、批量、运输和付款条件等情况报采购主管选择。2，对大宗、贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标、产品订货会等方式进行采购。尽量提高每次采购批量，获得批量折扣，降低采购成本。3，采购询价获准后，采购员即与供应商洽谈买卖合同及合同条款，买卖合同采用国家标准合同和本公司拟订合同格式，合同文本须经负责采购部门主管批准，重要物资或特购品需经总经理批准。4，采购合同经双方签章生效后，采购员按合同付款进度，向财务部申请借款，及时向供应方支付定金和各期货物，同时按合同交货进度，及时催促供应方按时发货。4，采购员收到托运单据或提货凭单后，即前往提货点，按提货程序清点货物品种、质量、数量或重量，相符后签收。如发现货物品种、数量或重量与合同不符，质量经检测与合同约定标准不符，采购员可拒绝接收或将货物退回供应方，并就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜进行谈判。验收合格的货物及时运抵仓库，办理移交入库手续，并持有关发票和提货凭证到财务部销帐。采购员负责对在签字货物和在签字货款明示于图表，分类监控、跟催。采购员对缺货、不明供应商、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题，应及时上报主管处置，寻找替代品或变更生产计划。进料第二条待收料物料管理收料人员于接到采购部门转来已核准的“采购单”时，按供应商、物料别及交货日期分别依序排列存档，并于交货前安排存放的库位以利收料作业。第三条收料1.材料进厂后，收料人员必须依“采购单”的内容，并核对供应商送来的物料名称、规格、数量和送货单及发票并清查数量无误后，将到货日期及实收数量填记于“请购单”，办理收料。2.如发觉所送来的材料与“采购单”上所核准的内容不符时，应即时通知采购处理，并通知主管，原则上非“采购单”上所核准的材料不予接受，如采购部门要收下该等材料时，收料人员应告知主管，并于单据上注明实际收料状况，并会签采购部门。第四条材料待验进厂待验的材料，必须于物品的外包装上贴材料标签并详细注明料号、品名规格、数量及入厂日期，且与已检验者分开储存，并规划“待验区”以为区分，收料后，收料人员应将每日所收料品汇总填入“进货日报表”以为入帐清单的依据。第五条超交处理交货数量超过“订购量”部分应予退回，但属买卖惯例，以重量或长度计算的材料，其超交量的3%(含)以下，由物料管理部门于收料时，在备栏注明超交数量，经请购部门主管(含科长)同意后，始得收料，并通知采