文书档案管理制度第一章公文管理制度一、各部门的公文，是传达贯彻国家相关政策和公司相关精神、指示、请示和答复问题、指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，必须认真做好公文处理工作。二、凡属公司级公文（包括以公司名义发出的公文、或需以公司名义处理的公文等）必须由公司办公室做好收发、分办、核稿、传递、用印、归档和销毁工作。三、公文处理必须做到及时、准确、安全。四、在公文处理工作中，必须严格执行公司的保密制度，确保公司机密安全。第二章公文分类准则一、请示请求上级指示和批准，用“请示”。二、报告向上级单位汇报工作、反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问，用“报告”。三、布告、通告、公告对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。向国内外宣布重大事件，用“公告”。四、通知传达各部门或相关单位需要周知或共同执行的事项，用“通知”。五、批复答复请示事项，用“批复”。六、指示对下级单位布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。七、通报表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。八、函（复函）上下级和平级或不相隶属的单位之间相互商洽工作、询问、答复问题等。用“函”。九、会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。第三章公文格式规定一、公文格式一般包括：版头、公文字号、标题、主送单位、正文、附件、发文单位、打印日期、主题词、阅知范围及秘密等级、紧急程度等。（一）版头一般为表明文件制发单位的字样，如属公司的文件，应为“美好服装”。（二）公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。单位代号：如以公司名义对外部的发文，则用“美好服装”，年号：表示当年的公元年号，如“1998”、“2010”等。顺序号：表示当年发文的顺序排列号。（三）标题由相关介词（如“关于”、“对”等）、内容简介、文件词三部分内容构成，一般不用标点符号，但标题中的法规名称要加书名号，个别特殊词语可用双引号。（四）主送单位指该文的主要阅知单位，如该文发送到各个部门的，则用“各部门”。（五）正文指公文所要传达的相关内容。（六）附件包括两部分：一是随文件正文发出的文字材料和表格；二是审核签发文件所需的相关背景材料。凡随文件正文发出的附件材料，应依次注明附件名称注明附1、附2……，作为审核签发文件所需要的相关背景材料的附件，包括上级批示件或对方来文、有关签报、其它部门会签意见等。（七）阅知范围包括主送单位、报送单位、抄送单位。（八）紧急程度文件的紧急等级可分为二级：特急、急件，对涉及紧急事宜的文件，应根据文件送达的时间可在稿头纸的右上角标注紧急程度。二、本公司的公文纸采用A4纸。“通告”等用纸大小，可根据实际需要确定。三、文字一律采取从左到右横写横排。四、公司、各部门一般不得越级发文。因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的单位。五、向上级请示的公文，应一事一文，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导者个人（除领导直接交办外）。六、按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则上只发到各部门，不直接发到各部门下面的班组单位。七、发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。第四章公文的办理规定一、公文办理一般包括收文管理和发文管理，收文管理具体包括登记、分办、批办、承办、催办；发文管理具体包括拟稿、审核、签发、用印、传递。二、收文办理（一）各部门都要建立收文登记制度，收到文件，由文书人员（或指定专人）统一登记来文。对上级和其他单位发给公司的公文，及时将文件送办公室负责人，由办公室负责人拟出分办意见，送公司领导或各部门阅批或承办。（二）各部门收到承办公文后，要抓紧办理。对不属于自己业务范围的，又不宜本单位主办的，附加纸条阐明理由，迅速退回交办单位。（三）已送公司阅批或交有关部门承办的公文，由交办单位负责催办。三、发文办理（一）公文的拟稿要求1．要符合国家的方针政策、法律法令和上级的有关规定，符合公司的目标精神。2．情况要确实，达到观点明确、条理清楚、层次分明、文字精炼、篇幅简短、实事求是，摒弃套话、空话。3．人名、地名、数字、引文要准确。时间要写具体的年月，不要用“前年”、“上月”等字样，年份应写全，如“2009年”不能写成“09年”。4．公文中的数字写法，除文件编号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语必须用数字书写外，其他一般要求用汉字书写。5．章节序数的写法，一般应按下列顺序排列：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。（二）公文的审核要求1．各部门以公司名义的对外发文，由发文单位起草