文书与档案管理晋平前言课程性质教学内容与目标教学计划与学时分配:9周、18课时、2学分教学与考核方式教材及教学参考书第1章总论1.文书1.1文书的定义文书是党政机关、人民团体、企事业单位和个人、家庭、家族在公务和私人活动中形成和使用的书面文字材料的总称。它是记录和传递信息的载体，又是管理国家政务和私人事务的重要工具。1.2文书的类别(1)公务文书(2)私人文书1.3文书、公文、文件之间的关系有区别，但特定环境中可以通用，在日常生活和工作中有所侧重。1.4文书的作用（1）领导和指导作用（2）行为规范作用（3）公务联系和知照的作用（4）传递信息与宣传教育作用（5）凭据记载作用2.档案2.1档案的定义档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的、有价值的各种形式的历史记录。（来源广泛性、形成条件性、形式多样性、原始记录性）2.2档案的类别(1)文书档案(2)科技档案（3）专门档案（4）特殊载体档案2.3档案的价值和作用（1）凭证（存史、证据）（2）参考（资政、育人）2.4档案与相关事物的关系（1）档案与文书（2）档案与图书（3）档案与文物（4）档案与资料2.档案定义的基本含义（1）来源的广泛性。档案是从事独立活动的机关、组织和个人在社会活动中产生的，这种普遍性决定了档案来源的广泛性和档案内容的丰富性以及一定来源与内容的档案材料之间具有内在的联系性。（2）形成的条件性。档案直接来源于文件，但不是所有的文件都需要转化为档案。文件转化为档案一般应具备三个条件：其一，从时间上看，处理完毕的文件才能作为档案保存，正在承办的文件不是档案。文件具有现行效用，档案一般是完成了现行使命而留备查考的历史文件。从这个意义上说，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。其二，从价值上看，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。从这个意义上说，文件是档案的基础，档案是文件的精华。其三，从程序上看，按照一定规律集中整理保存起来的文件才能最后成为档案。档案是具有内在联系的文件体系，它反映了社会活动和事件的原貌。从这个意义上说，文件是档案的因素，档案是文件的组合。（3）形式的多样性。档案的形式包括载体、制作方法和表现方式等。从载体来看，有甲骨、金石、简册、缣帛、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等；从制作方法来看，有手写、刀刻、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；从表现方式来看，有文字、图表、声像等。（4）原始的记录性。档案是原始的历史记录，这是档案的主要特点和本质属性。档案不同于一般的图书、报刊等信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写的材料，所以档案注重原本、原稿、孤本，这也是档案更为真实、宝贵的原因之一。帛书《道德经》山东诸城琅玡山秦刻石.其二世诏3.文书工作3.1文书工作的含义一般是指机关公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，又称公文处理工作。（本课程所讲的是以国家行政机关通用文书的处理工作为主）3.2文书工作的意义（1）机关工作的纽带；（2）保守党和国家机密的重要环节；（3）档案工作的基础。3.3文书工作的原则（1）实事求是（2）准确周密（3）迅速及时（4）安全保密3.4文书工作的责任制度（1）收、发文处理制度（2）文件材料立卷归档制度（3）印章管理制度（4）文书岗位工作职责3.5文书工作的机构设置与组织领导4.档案工作4.1档案工作的含义一般是指档案馆（室）的具体业务工作，包括收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用、统计八个业务环节，其中前四个环节是档案实体工作管理，后四个环节是档案信息管理工作，各个环节之间相互联系又相互制约，组成一个完整的工作过程。4.2档案工作的性质和特点（1）信息性（2）管理性（3）科学性（4）服务性（5）政治机要性4.3档案工作的原则（1）统一领导、分级管理（2）维护档案的完整与安全（3）便于社会各方面利用4.4档案工作的组织机构（1）档案室（科、处）（2）档案馆（3）档案局（4）其它相关机构5.文档一体化管理（自学、讨论、小论文）5.1含义文档一体化管理，也称文件、档案一体化管理。是指把文件的形成、运转、处理、管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目、利用等环节有机地联系起来，组成一个科学的大系统，按照统一的规范与标准，从整体的相互联系的角度对若干子系统进行合理安排，消除或减少重复工作，提高管理效率。5.2理论依据文件生命周期理论简介：文件从形成到销毁或作为档案永久保存，要经历一个完整的运动过程，大致可以分为四个阶段：第一是文件的制作阶段（文书的形成），第二是文件的现实使用阶段（文