215北京档案61998年第7期文献著作书稿归档初探一、文献书稿材料的特征1、时代特征强。编研历史文献,出版文献著作是一项政策性很强的研究工作。一般来说,文献著作的编辑方针、选稿范围、整理原则、编辑加工必须要适应社会需要,使其编研成果能够起到宣传、推动执政党和国家各项方针政策的贯彻执行,才能产生一定的社会效应和经济效益。因此,书稿材料具有很强的时代特征。2、机密程度高。目前,文献编研工作所涉及范围主要是近现代历史文献,其中又以中国共产党成立以来的党史文献居多。一部分历史文献不宜全部公开,需要作必要的删节。还有些是在编研过程中领导同志的指示、批示,有的涉及到党和国家的重大决策问题,这些问题的政治敏感性很强,也决定了书稿材料具有很高的机密性。3、形式多样化。文献书稿,不仅有文字材料,还有用于文献著作封面和插页的照片等图样材料。另外文献书稿载体也多样化。其载体除以印刷品为主外,还有核实书稿中涉及的历史事件、人物、地名的访问录音磁带,及重要文献著作出版首发式的录像带。随着科学技术的飞速发展,有些文献著作还以光盘的形式出版。文献书稿形式的多样化,给书稿材料的归档工作带来了许多特殊问题。4、具有完整性和不可分割性。文献书稿材料是以文献著作为对象形成的。一部文献著作从选题、立项、编辑到出版所形成的书稿材料,构成了一个完整的有机整体,跨年度的书稿材料,立卷时不受时间限制,不允许按年度分别立卷,不允许造成任何人为的分割。二、文献书稿材料的归档范围1、文献著作。这是编研历史文献成果最直观的反映,是必不可少的归档材料。将文献著作排列在书稿档案的首卷,既可以起到类目的作用,也可以为立卷者排列过程稿起到导引作用,同时还可以为利用者查阅文献著作的过程稿起到目录索引作用。这是因为文献著作书稿的整理稿,在立卷时的排列次序一般都与文献著作的行文顺序一致。2、编研文献著作过程中形成的重要文书材料。这些文书材料对于文献著作的编辑出版具有重要的指导意义,如实地反映了该部文献著作从立项到编辑出版的基本过程。主要有以下几项:(1)编辑文献著作的报告、领导部门的审批意见、指示及修改稿。编辑报告一般包括文献著作的编辑计划、编辑方针,有的还规定了所收文献范围,对文献著作的编辑工作有重要的指导意义;审批意见、指示及修改稿,是文献著作出版发行的根据。(2)党和国家领导人或知名人士题写的书名、题词和用作插页的照片,都有很高的保存价值。(3)编辑组关于该文献著作收入文稿的整理细则及工作总结等,是文献著作编辑出版过程的反映。(4)收入文献著作个人文稿作者的审改意见、审改稿。在编辑文献著作时,一般要征求在世作者的意见。作者对收入文稿的意见及改稿,具有重要的凭证作用,应当保存。(5)书稿审读会的有关材料。主要包括参加会议的人员名单、会议简报、会议的重要发言稿和记录稿及会议的录音带、录像带、照片等。(6)核实材料。这里主要是指文献著作收入的历史文献中所涉及人物、事件、地名的考证材料和访问记录。这些都是对历史文献进行编辑加工和注释的重要依据。(7)文献著作的出版消息(含有领导签字的定稿、有关报刊的报道)、重要书评及首发座谈会情况报道等材料。(8)读者来信。文献著作出版后,还会收到一些读者关于该著作的选材和历史文献所涉及的史实等方面问题的重要来信。这些来信可供文献著作重印再版时参考。3、整理过程稿。这是书稿材料的主体。根据文p刘芳莲业务天地225北京档案61998年第7期业务天地献编研工作的步骤,所形成的过程稿依次分为以下几个部分:(1)选目过程稿。即对收入文献著作篇目的修改稿。一部分历史文献著作所收入的历史文献直接影响着它的质量和它所产生的社会效益。凡是有重要修改的选目过程稿都应归档。(2)文稿整理过程稿。即对收入文献著作原始史料的复印件或誊清件(归档时需附上原始件的复印件)的编辑加工稿。编辑内容包括:重拟或修改文献标题、个别内容删节或文字校订、拟写的注释初稿等。4、送审稿或送审本。一般是指依照成书体例排列或打印装订成册供上级领导部门和有关专家审阅的书稿。5、定稿(包括封扉页手迹和图片)。即经过修改审阅,由主编签发的最后完成稿。6、有重要修改的校对稿、清样稿。正常情况下,校对稿和清样稿都不属于归档范围。但有时,编辑在校对时或者有关领导在阅看清样时也可能还会对某些字句甚至某些章节进行修改,这些修改部分也是书稿编辑过