招标采购档案管理办法招标采购档案管理办法一、管理原则“规范管理、规范流程、有效利用、服务经营”。提供简便、清晰的资料查询。二、归档范围本单位承担代理的房屋建筑和市政基础设施工程勘察设计、监理、施工、专业工程分包、重要材料和设备采购招标投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。招标投标【招标采购】档案存档内容包括：（一）招标代理合同及招标项目摘要（二）工程报建资料及相关附件材料（三）招标【招标采购】工作全过程资料三、归档程序（一）资料移交：由项目负责人在项目招标工作结束在5个工作日内，按要求整理完整的资料一份，向档案资料员（各部门指定的人作为资料员）办理移交手续（详见附件一）。（二）资料归档保存：档案资料员从接收档案资料后5个工作日内，按要求进行分类归档。（详见附表二）（三）涉及到以本公司名义签订的合同/协议需提交电子文档和纸质文档交行政人事部统一编号和存档，考虑到因履行合同进行的款项结算事宜，由财务部存原件，各职能部门保留复印件一份并建立电子文档和纸质文档查阅表（详见附件三）。备注：合同编号规则：各职能部门名称首字母+顺序号（三位）。例：ZBB-001(招标部第1号合同)。（四）未中标单位投标文件作为短期保存资料，由项目负责人清理之后移至档案资料员，由档案资料员指定位置上架存放。以上部分资料进行定期销毁，销毁前由项目负责人分别向部门负责人提出申请并获得批准后以函件形式通知招标人或采购人，待招标人或采购人确认（如函告送达15天无回复的）后，方可统一销毁。【并保存销毁记录】四、保存期限招标投标【招标采购】档案的保存期限，按照下列项目划分，从工程竣工之日起至少保存十五年。（一）大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目；（二）全部或部分使用国有资金投资或者国家融资的项目；（三）使用国际组织或者国外政府贷款、援助资金的项目。其他招标项目的档案保存期应不少于五年。五、档案销毁档案保存期满后，由档案管-理-员编制清单，组织相关人员进行鉴定后，经质量技术部审核后，按照《中华人民共和国档案法》的规定程序进行销毁。建设项目在建期间的档案不得销毁。六、档案利用规定1、利用者要维护档案资料的完整与安全，不准涂改、污损、拆散，丢失和转借。2、借阅档案、资料必须先完善登记手续后方可借阅，归还时清点无误后由档案资料管理人员当面销号。3、查阅档案资料均由档案管理人员负责查找，任何人员均不能在室内自行查找。4、未经档案管理人员同意，不可将任何档案资料外借、复印、或发送电子档给外单位人员，如违反本规定由此带来的不利影响由档案资料管理人员自行承担。七、档案保密、防范加强防范，做好档案室或柜的保密工作，注意防止失密、失盗、和火灾事故。加强对档案室或柜的管理，杜绝腐蚀、潮湿、霉变和虫蛀。八、以上档案管理制度自二〇一三年十月一日起执行。九、本制度解释权归招标部。编写：招标部审核：批准：招投标档案管理办法2017-01-1612:24|#2楼建设工程招标投标档案，是建设工程交易全过程的原始资料，必须妥善保存，严格管理。为进一步加强档案管理，更好的提供档案查询服务，为建设工程中标后的跟踪管理和咨询服务创造条件，结合实际情况，特制定本规定：一、设立专用档案室，存放招标投标档案。由档案管理人员具体负责登记、接收招标投标档案。二、招标投标档案应统一整理编号、装订入卷，分类存放，并做好防火、防盗、防潮等工作。三、做好安全保密工作，未经允许，任何单位或个人不得进入档案室，与招标投标档案资料无关的物品不得存放于档案室。四、工程项目在开标结束后，经办人按照招投标资料形成的时间顺序整理齐全后，移交给档案管理人员存放于档案室统一保管。五、招标投标档案，主要包括以下内容：1、招标投标档案材料目录；2、招标情况报告；（内容详见附件1）3、招标项目的前期资料，包括企业章程（邀请招标）、计划批文、投资证明、土地使用权证、规划许可证以及工作联系单等；4、招标代理委托合同（代理协议）；5、招标公告或邀请招标备案表；6、投标报名表和汇总登记表；7、招标文件以及对招标文件的澄清、修改文件；8、工程量清单；9、预算控制价或投标限价；10、中标人标书，包括技术标、商务标等；《招标采购档案管理办法》全文内容当前网页未完全显示，剩余内容请访问下一页查看。11、中标通知书；12、招标项目合同副本；13、需要存档的其他资料。六、定期、按时移交档案资料。凡列入招投标台帐的工程项目，必须在规定时间内将招投标档案移交至档案室。移交时间为每季度第一个月移交上季度的招标投标档案，逾期未交档案的，由经办人承担相关责任。未列入招投标台帐的档案资料，档案室不予接收。七、档案移交时，交接双方应对照档案目录逐一核实，并签字确认，做好交接登记，确保档案资料完整齐全，保持档案卷