江苏省监理人员培训赵利副教授国家注册监理师第六章建设工程监理信息管理一、建设工程文档管理的概念及意义（一）概念指监理工程师按监理合同，在建设工程监理工作期间，对建设工程实施过程中形成的与监理相关的文件和档案进行收集积累、加工整理、立卷归档和检索利用等的一系列工作。管理的对象：监理文件档案资料——工程建设监理信息的主要载体之一。（二）意义1.监理资料管理应包括监理资料的及时收集、整理、归档和利用。《建设工程监理规范》在下列几方面作出了原则规定：（1）监理资料必须及时收集、整理、真实完整、分类有序。（2）监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施。（3）监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。（4）监理档案的编制及保存应按有关规定执行。2、意义（1）、为建设工程监理工作顺利开展创造良好条件。（2）、大大提高监理工作效率。（3）、为建设工程档案的归档提供可靠保证。（4）、为工程竣工验收及备案提供可靠保证。二、建设工程文件档案资料概念与特征（一）建设工程文件指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括：（1）工程准备阶段文件指工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件（2）监理文件监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中形成的文件。（3）施工文件施工单位在工程施工过程中形成的文件。（4）竣工图工程竣工验收后，真实反映建设工程项目竣工结果的图纸文件。（5）竣工验收文件建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。（二）建设工程档案在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。（三）建设工程文件档案资料的载体（1）纸质载体：以纸张为基础的载体形式。（2）缩微品载体：以胶片为基础，利用缩微技术对工程资料进行保存的载体形式。（3）光盘载体：以光盘为基础，利用计算机技术对工程资料进行存储的物质形式（4）磁性载体：以磁性记录材料（磁带、磁盘等）为基础对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的物质方式。工程资料可采用纸质载体、光盘载体；工程档案可采用纸质载体、光盘载体、缩微品载体。（四）建设工程文件档案资料的特征（1）分散性和复杂性决定了建设工程文件和档案资料是由多层次、多环节、相互关联的资料组成的。（2）继承性和时效性（3）全面性和真实性建设工程文件档案资料只有全面反映项目的各类信息，才更有实用价值，必须形成一个完整的系统。真实性是对所有文件和档案资料的共同要求，在建设领域对这方面要求更为严格。（4）随机性（5）多专业性和综合性涉及建筑、市政、公用、消防、保安等多种专业，也涉及电子、力学、声学、美学等多种学科，并同时综合了质量、进度、造价、合同、组织协调等多方面内容。（五）工程文件归档范围（1）对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。（2）工程文件的具体归档范围按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB／T503282001）中“建设工程文件归档范围和保管期限表”共五大类执行。三、建设工程文件档案资料管理职责建设工程档案资料的管理涉及到建设单位、监理单位、施工单位等以及地方城建档案管理部门。对于一个建设工程而言，归档包括以下三方面工作：（1）建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交。（2）勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。（3）建设单位按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB／T503282001）要求，将汇总的该建设工程文件档案向地方城建档案管理部门移交。（一）文档管理一般职责（1）工程各参与单位填制的建设工程档案应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据。（2）工程档案资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未完事项。表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类。（3）工程档案资料进行分级管理，建设工程项目各单位技术负责人负责本单位工程档案资料的全过程组织工作并负责审核，各相关单位档案管理员负责工程档案资料的收集、整理工作。（4）工程档案资料严禁涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，否则应按有关规定予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。（二）建设单位文档管理职责（1）在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。（2）收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并进行立卷归档。（3）负责组