微智汇电子杂志【总第十四期】-商务电子邮件练就职场达人(2012-07-0711:48:20)HYPERLINK"javascript:;"转载▼标签：HYPERLINK"http://search.sina.com.cn/?c=blog&q=%D4%D3%CC%B8&by=tag"\t"_blank"杂谈#智汇文摘#智汇编者按：电子邮件在商务交流和工作协作中十分重要，如何写好一封电子邮件，体现职业性、专业性又不缺乏必要的人情？如何更好地利用电子邮件出色的完成工作？如何规避或应对好可能的邮件政治？这一集的微智汇杂志给您带来三篇关于电子邮件的精彩分享！电子邮件的礼仪与禁忌/作者:MeghanCasserly“我们电子邮件往来了一个上午。”玛丽亚·卡托尼（MariaCutrone）说道。她是一位在巴尔的摩工作的网页设计师，现年30岁。当时，她正同一位同事合作一个项目，但两人无法见面商议。是否应该叫客户推迟期限以完成测试，或者他们应该把还未完全准备好的产品给客户？“发送了10封电子邮件后，我真的沮丧至极。我们离解决这个问题还远着呢。我得做些什么。”对于卡托尼来说，“做些什么”就是把邮件抄送给他们的直属主管。“我真的觉得这样做是对的。我以为，他会了解正在发生什么，然后介入进来，做出我们无法做出的决定。结束争论。”这样对吗？错了。不幸的是，卡托尼的抄送行为是自己职业生涯的一步错着。她的同事大怒，而主管不仅能看到两位下属往来的邮件内容，还认为卡托尼的抄送行为是一种利己和不成熟的表现。不久之后，卡托尼离开了这家公司，她表示自己因此很尴尬，但也更为明智。她以最好的意图所做出的决定，在同事和主管看来却是最坏的恶意。他们不认为卡托尼这样做有效率，而是具有破坏性；她并不友好，反而很小气。据专家了解，这样的人不止卡托尼一个。在日常沟通中，电子邮件占据了大部分——尤其是在商业领域。根据皮尤研究中心（PewResearchCenter）的调查，大部分受雇的成年人（62%）在工作场所使用互联网或电子邮件。然而，社交暗示和礼仪却常常被忽视。问题似乎在于，通过电子邮件沟通能够激起最坏的竞争行为或控制行为。“这是一种已有的非常怪异的动态”，切丽·克尔（CherieKerr）表示。她是EvecuProv的创立者，EvecuProv是一个高管指导研讨会系列，常常从即兴喜剧中汲取灵感。她还是《礼貌还是无礼：商务人士的电子邮件礼仪》（TheBlissor“Diss”Connection:EmailEtiquettefortheBusinessProfessional）一书的作者。“人们会通过电子邮件做或说自己在当面不会说或做的事情。如果面对面交谈，他们绝对不会拉来上司介入；但是，电子邮件沟通无需看着对方的眼睛，这就让人有胆量以竞争或傲慢的方式行事。”“电子邮件刚刚兴起之时，艾米莉·波斯特（EmilyPost）还没出现。”玛莎·伊根（MarshaEgan）同意地说道。她著有《收件箱排毒及优秀电子邮件的习惯》（InboxDetoxandtheHabitofEmailExcellence）。波斯特是美国礼仪专家，以《社交规范蓝皮书》为所谓的“美国风范”建立起一套标准。“因此，人们得建立自己的规则。甲觉得完全没问题的行为，在乙看来可能会觉得无礼。也就是说，一切礼仪的基础都是尊重。”伊根表示，卡托尼决定将老板拉入自己与同事的分歧之中，这种行为就缺乏尊重。伊根和克尔以卡托尼的失误及其他严重的电子邮件失礼行为为例，解释了为什么即便是最好的意图也会被误读，以及可能的话，有什么更好的解决方式。伊根和克尔是怎么说的，我们姑且保密，针对这个案例，您不妨思考一下：卡托尼主要失误有哪些？如果您是卡托尼，您在处理她所面对的问题时会怎么写邮件？怎样写出好的商务电子邮件/作者:锦囊妙具确保你的邮件被人阅读并被认真对待你是否觉得你的收件人并没有如你所愿回答你的问题？或者他们经常漠视你的邮件，漏掉你要表达的重要内容？你确定你发出的邮件都能让收件人留下印象么？写邮件的时候，只要遵循以下一些简单的原则，你就可以给收件人留下良好的印象，得到你想要的答复。主题栏和标题栏一般新闻的标题具有两个功能：抓住你的视线；简述大意，这样读者就可以决定是否要继续阅读。而Email的主题栏也必须满足上述两点。仔细选择几个关键词，这样让你的收件人一眼就看到重点。如果你要写的Email是一长串定期汇报中的一篇，比如每周项目简报，请在标题栏中标注日期。如果你需要收件人答复或立即应对，请加上“请于11月7日前回复”等字样。每个人都不想收到垃圾邮件。如果你的标题栏写的明确清晰，你的邮件被阅读的机会也会大大增加，否则只能错误地沦落到垃圾邮件箱里。当然，就如同没有标题的新闻是荒唐的，请你