PAGE\*MERGEFORMAT322020年5月29日采购及付款循环内部控制制度模板文档仅供参考內部控制制度<採購及付款循環>文件管制等級:□管制文件□非管制文件文件履歷紀要頁文件發行單位文件管制等級管理代表□管制文件□非管制文件文件履歷紀錄版次修訂內容核准權責編撰日期0第1版(新發行)總則制定目的為促使本公司「內部控制」(InternalControl)之「採購及付款循環」(Purchase)程序,能有所遵循,特訂定本文件,俾利各相關單位遵循。適用範圍凡本公司有關「內部控制」之「採購及付款循環」作業程序與控制重點,悉依照本文件之規範辦理。權責單位資材、財會單位為本文件之權責單位,權責單位主管經承認單位授權,負責本文件之管制,並確保依據本文件之規範作業。採購及付款循環循環圖【見】(資料1)「採購及付款循環圖」。循環作業本循環之各項作業:請購作業(CP101),另訂之。採購作業(CP102),另訂之。進口作業(CP103),另訂之。驗收作業(CP104),另訂之。與合約不符作業(CP105),另訂之。付款作業(CP106),另訂之。差異分析作業(CP107),另訂之。附則制修廢與頒布實施本文件屬於管理文件,經『經營會』審議後,呈請董事長核准承認後,交由權責單位頒布公告實施;修訂或廢止時亦同。編號、版本、日期、頁次／頁數本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁次／頁數等項,見本文件之頁首與頁尾。附件相關資料(資料1)「採購及付款循環圖」(資料1)「採購及付款循環圖」預算CP101------→請購|├--------------┐|↓↓|CP102CP103|採購進口||├--------------┘|↓|CP104|驗收||||↓|是否合格否CP105|------→------→與合約不符||||↓|是|||||├--------------┐|↓↓|CP106入庫|付款||↓|CP107|差異分析←---------┘作業程序提出需求調節性採購依市場行情、用料變動等採購之原物料,由資材部單位視經濟未來走向、市場狀況及預計用量等因素,決定訂購時機及數量種類,交由採購單位採購。預算採購依銷售預算或「客戶訂單」之進度,由生管單位填具「請購單」,經單位主管核准後再交給採購單位,並將請購核准紀錄填入採購預算內。預算採購,包括下列二種採購:直接材料(常见材料)係指直接耗用之材料。間接材料(常见物料)係指間接耗用之材料,但不可缺之物料,其需用時間與數量也無法預知。可憑用料單位之需料通知單現用現購。檢查庫存採購前應先檢查存貨是否具有下列情形:当前存量尚未達請購點/安全庫存。請購之商品品名、規格、廠牌有庫存品或替代品可供替代。申請之原物料是否仍具採購價值,還是已失經濟性。臨時需求緊急採購由需求單位提出,經過庫存檢查後須採購者,經製造單位主管核准後,逕交採購單位購買,惟事後仍須補填「請購單」。控制重點「請購單」必須詳細註明廠商、規格型式及需用日期等內容,如申請物品須採用特別運送及保存方式者,應加注意事項。「請購單」必須經先作庫存審核,核准時應遵照核決權限辦理。緊急採購不應經常發生,事後應補開「請購單」,追究原因是否為不可抗力,有無改进計畫。應定期檢討「請購單」,有無延遲採購情形,請購數量應符合經濟採購量要求。相關資料銷售預算、「客戶訂單」、「請購單」等。作業程序查詢供應商資料準備採購。調閱「供應商資料/廠商料件基本資料報表」,了解過去採購及詢價紀錄。向廠商詢比議價。決定購買方式依材料管理規定,決定應用下列何種方式購買:詢價金額較小,不須書面比價,但仍以詢價方式向最低價廠商採購者。議價採購人員經詢價後,如已知市價有下跌趨勢時,或有報價高於前批採購價格,或請購規格明確,但請購量較前批大等之情形者,仍應予以議價。比價若為特殊規格或供應廠商家數較少者。牌價收購根據核定之收購價格收購者。長期合約採購向簽訂長期供應合約,或專案報准之買賣合約廠商採購者。招標採購之材料如有三家以上可供應,且其預估採購金額較大達招標金額時,以公開招標為原則。決定訂購事項由承辦人員備妥資料及預擬訂購之廠商、數量、辦法等,經採購單位主管核准後採購。更新紀錄將不同購買方式之訂購及詢價資料,填入「供應商資料/廠商料件基本資料」內。控制重點詢比議價資料平日應注意收集,須詳實完備,保持最新時效,供應商資料\廠商料件基本資料亦應隨時更新,保持正確紀錄。「請購單\詢比議價單」必須經主管核准後,方得辦理採購。辦理比價、議價、