音像档案数字化管理方法初探声像档案是指单位或个人在各种社会实践活动中，通过摄录手段形成的，具有保存价值的照片、磁带、唱片、磁盘、光盘，缩微片、幻灯片等。它们以感光材料或磁性材料以及光盘等为载体，以影像和声音为主要反映方式，具有生动形象的特点，因而成为当前档案保存的重要方式。在档案管理信息化的大趋势下，实现音像档案数字化管理已成为当前急需解决的重要课题。国内档案界针对音像档案管理的系统的研究和探索文章相对较少，这里，将俺在客户单位进行音像档案数字化管理过程中取得的一些经验和试尝分享出来，供同事们参考。目前，大部分单位对音像档案的管理存在着不同程度的认识不清，管理混乱等情况，主要表现在录音录像带保管条件差，各类音像资料缺少必要的辅助性文字说明，甚至为了将保存录音录像的介质重复利用，将原始资料草率刻录光盘后彻底抹掉，造成重要音像资料的丢失和毁坏等情况。这些现象的存在，严重影响着作为原始记录的音像档案的安全性和完整性。随着音像档案在各立档单位不断积累，上述问题若不及早解决，必将积重难返，造成大量珍贵档案资料的遗失和损坏，从而给音像档案的管理工作带来不必要的麻烦。因此，在大多数立档单位音像档案存量尚少、易于清理的情况下，应该及时引导用户进行数字化加工整理，编目著录，通过我们的档案管理软件，实现电脑化管理以及网络条件下的视频点播。要实现音像档案的数字化管理，首先需要解决科学设定音像档案在软件系统里的著录项目的问题，其次要妥善考虑数字化加工过程中编辑设备、视频分割，格式转换等问题。一、数据著录1、著录项目的设?我们在整理试点单位音像档案时发现，音像档案的存储介质往往五花八门，不但有规格型号不一的各种录音录象带，另有各种VCD、DVD光盘以及录音笔等形式。因此在设定音像档案的著录项目时，必须充分考虑各单位档案存储的实际情况，并结合中央档案馆录音录像档案著录单的规定，合理科学的加以考虑。在实践中，我们以世纪科怡档案管理系统中的实物档案为模版，定制出一个全新的声像信息门类，再以声像门类为模版，分别定义出录音档案与录像档案两项管理内容。除了全宗号、目录号、题名、分类号、日期、密级、备注档案管理必须的著录项目外，再根据立档单位的实际情况，定制出如下著录字段并对著录内容做了相应规定：?文件号：即根据音像档案的流水号编制原则，针对每一段记录编制的统一顺序号。?原盘号：保存音像档案的原始介质编号。该原始介质可能是各类磁带、光盘或其他介质。?原盘内序号：一段音像记录在原始介质内的顺序号。该序号必须在档案采集阶段进行编制。?光盘号：原始介质内的记录经数字化处理之后，所刻录的光盘编号。若一段音像记录只以光盘方式保存，没有更原始的介质，则光盘号与原盘号相同。?光盘内顺序号：一段音像记录在光盘内的顺序号。该序号必须在数字化加工阶段进行编制。?原盘类型：用于登记保存记录的原始介质类型。?文件格式：音像记录在原始介质中所保存的格式。?采集人：用于登记摄录者姓名信息。除上述内容，录音档案另外定义了讲话者、讲话地点等著录字段，录像档案定另外义了主要人物、摄制地点、制式、色彩等著录字段，以保障音像档案著录信息的完整性与独特性。2、档号的编制为便于档案的保存和利用，每段音像档案必须赋予固定的唯一的档号，在档案组卷之前，应当对档号进行明确科学的定义。档号作为每件档案的唯一标识，既具有不可重复性，又要充分体现出音像档案的分类特征。为满足上述要求，我们定制出两套编制方案：方案一：以“全宗号-年度-分类号-原盘号-原盘内顺序号”的格式定义。该方案充分考虑档案在原始介质中的位置，清晰直观，适宜于那些数字化加工之前，对原始介质保存完善，编目清晰的立档单位。方案二：“全宗号-年度-分类号-文件号”以的格式定义。该方案强调数字化过程中流水号（文件号）的编制，形式直观简单，对音像档案的后期整理提出更高的要求。4、分类方案考虑目前市级机关音像档案数量较少、为节省录音（像）带，不同内容的会议记录混合保存等实际情况，我们决定在声像档案类目下，增加录音、录像两个类型。如果将来有必要，还可在这两个类目下继续以问题或机构来划分。二、视（音）频采集编辑1、硬件设备磁带类载体有模拟信息和数字信息之分，模拟类磁带大致分为复合式(VHS)、S一VHS、BetacamSP等。数字类磁带分为:MiniDV、Digitals、DvcPRo、DvcAM等。无论哪种载体，要将其中的录像内容数字化，都需要用到相应的信号输出设备、视（音）频采集卡以及配置较高的电脑设备（包括性能较好的显卡与大容量硬盘空间）。不同规格型号的磁带，选用不同信号输出设备。2、视频格式a当前用于电脑播放的常见的视频格式主要有AVI、MOV、MPG、VOB,RM,ASF,WMV等格式。AVI格式是微软公司制定的视频文件标准，后缀名为.AVI，该