本文由zy2164贡献pdf文档可能在WAP端浏览体验不佳。建议您优先选择TXT，或下载源文件到本机查看。煤炭工程2007年第1O月做繁堆子档案管罄_毒王英杰,尹小群(中煤国际工程集团沈阳设计研究院,辽宁沈阳…_一|一0棼羹101)105摘要:随着信息技术的不断发展和应用的不断深入,做好电子档案管理工作日显重要,电子档案管理系统逐渐成为各行各业信息化建设的重要组成部分.只有利用各种先进的技术手段.建设档案信息化,档案部门才能成为企业真正的信息中心,从而参与生产,服务生产.文章阐述了档案信息化建设的意义与主要内容.关键词:电子档案管理;信息化建设;步骤中图分类号:G725文献标识码:B文章编号:17—9920)000-26105(07S-140与生产,服务生产.电子档案管理这一概念来自于西方.在我国的应用始于20世纪9代初,当时主要应用的是以目录管理为主o年要特征的第一代档案管理软件.到1998年,出现了以清华加强电子档案管理,建设档案信息化,首先实现了档案管理从收集到管理和利用的自动化,提高了工作效率;其次在使用电子档案管理系统的过程中,对档案管理的各个环节必须加以规范,从而制订和完善了电子档案管理制度;再次,通过辅助编研等技术手段,对档案数据进行有效地组织和挖掘,整合企业资源,为建设企业知识管理系统打下良好的基础.紫光,超星等为代表的以电子文件管理为主要特征的第二代档案管理软件.近几年,随着信息技术的不断发展和应用的不断深入,电子档案管理系统逐渐成为各行各业信息化建设的重要组成部分.1档案信息化建设的必要性与意义做好电子档案管理工作,建设档案信息化,从外因看,首先是建设法制国家,服务和谐社会的需要.法制国家是一2档案信息化建设的主要内容21管理流程再造.要实现电子档案的规范化管理,使电子文件的归档和管理制度化,规范化,必须检查企业现有管理模式与规范化管理的差距.电子档案管理规范化涉及方方面面,但必须解决三个主要问题:1)归档范围.明确各个部门档案归档的内容和归档范围,确定各类档案的归档介质,份数,以及在电子档案管理系统中的管理模式.2)归档流程及方式.对各种应用系统(O如A,PM)D,各种设计系统中产生的电子文件信息和属性信息如何确定其最终版本,如何确认其对应的档案管理类型(例如PMD个契约型社会,凡事必讲证据,讲依据,而只有档案能够提供具有唯一法律效力的凭证,因此为了满足社会发展的需要,重视档案管理工作,提高档案利用效率是必然的趋势.其次是各行各业信息化建设的需要.信息化建设的各种应用产生了大量的电子文件,例如设计院应用PM系D统和专业设计系统,制造业应用OA,EPAP等系统R,CP都会产生大量的电子文件,这些电子文件是有别于传统纸介质档案的新的档案类型,如何将这些应用成果进行有效地归档,管理和利用,是摆在企业管理者面前的一个紧迫的问题.从内因看,是档案部门管理和发展的需要.电子文件的大量产生,使档案管理部门管理档案的外延扩大化了,因此其相应的管理职能也必须调整,档案人员的业务素质也必须适应这一变革.使用档案管理系统后,档案部门内部可以甩掉管理台帐,对外可以利用网络为领导决策提供依据,为企业发展提供各种服务.只有利用这些先进的技术手段,档案部门才能成为企业真正的信息中心,从而参收稿日期:200—207—81会涉及工程设计类和科学技术研究类两种类型档案,OA只涉及文书档案一种类型),归档方式是自动还是手动等,同时要确定只管理到目录级的档案的归档流程.3电子文件格式.必须明确文书,科技,声像,实物)等档案的电子文件格式,其中尤以科技档案为重.科技档案电子文件的主要格式有光栅与矢量两种,而矢量格式又作者简介:王英杰(92一)16,女,辽宁黑山人,1897年毕业于大连外国语学院日语语言专业',现在中煤国际沈阳设计研究院信息中心工作.1402007年第10月煤炭工程以.wdg文件为主,因此对科技档案要确定设计软件的版本24档案系统数字资源的建设.档案系统资源的建设是指现行应用系统归档文件的收集和馆藏档案的数字化两部分内容.现行应用系统如OA,PM等产生的归档文件一般是D通过数据的接口实现归档文件的自动流转,即文档一体化和科档一体化.接口程序一般是一次性开发完成,可以保证档案数据与应用系统最终版本的数据同步.归档后的电子文件存放于文件服务器中,也可以存人数据库中.馆藏档案的数字化,即利用专用扫描设备如工程扫描并对其进行归档,以防止归档电子文件由于浏览器问题导致将来数据无法迁移的情况出现.22基础设施建设.主要是指软件和硬件的基础设施建设.1电子档案管理系统软件.电子档案管理系统软件是)系统的核心,应主要包含数据录入系