中职学校电子档案管理策略论文关键词：中职电子档案规范管理论文摘要：网络信息化时代的到采,对学校档案管理工作提出了新的挑战。本文拟通过对中职学校电子档案管理工作现状的分析,探寻适合中职学校档案管理的有效策略。随着信息社会化的发展,电子文件以其传输快捷、可复制等优点,正逐步代替纸质文件,这给传统的档案工作带来了新的挑战。学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志,也是评估学校全面建设的重要内容之一。在职业院校学校档案管理工作中,如何配合职业教育发展的需求,做好纸质档案向电子档案管理的转变,适应网络信息时代电子档案管理的环境,已成为目前学校档案工作者越来越关注的话题。一、中职学校电子档案管理的现状(一)重视程度不够,管理不规范1制度不完善,管理随意性强。中职学校部门多,教育教学管理工作繁杂,如涉及到教务方面的工作有:教学计划管理、课务管理、教材管理、考试管理、学生成绩管理、学籍管理等等。由于工作繁杂,资料繁多,有些部门在计算机上起草制作的文件,经常被忽视,没有采取很好的保护措施,甚至随意对其进行增、删、改等操作,使其与打印出来的纸质文件不相同,从而失去了归档保存的意义。2归档程序不明确,存储载体不安全。目前很多中职学校对电子文件的归档程序要求不够明确,存储过于分散,未实现集中脱机保管,计算机系统如出现问题,电子文件可能丢失;一些学校的电子文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上,或以软磁盘作为电子文件存储的介质,一旦系统出现问题。或软磁盘遭到损坏,极有可能造成电子文件遭到破坏,甚至全部丢失的严重后果。3归档不鉴定,真伪不辨别。归档电子文件的真假与价值,需要做辨别及鉴定,如果电子存档只是将计算机上所有的文件都存到光盘上,这样归档,一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的,另一方面是使大量珍贵的文件淹没在价值不大的档案材料之中,给归档的管理带来诸多不便。(二)专业人才缺乏。设备落后中职学校电子文件的归档工作,不但必须具有一支具备一定的档案专业知识、较好的计算机操作技能的人才队伍,还要引进先进的计算机设备,及相应的管理软件,这样才能充分发挥专业人才的作用。二、中职学校电子档案管理对策(一)健全规章制度,完善管理体系1明确分工,形成档案管理网络。学校档案要实事求是地记录学校各项工作、活动,记录教师工作业绩、学生情况等等,这些是学校总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题最有价值的参考资料,是教师评先晋级的凭证,学生成长的记录。因此中职学校要明确学校各部门的档案搜集、整理、归档、汇总等各环节的工作分工,形成科学的档案管理体系,发挥档案积极作用,促进学校健康发展。2规范电子文件收集工作。在纸质档案管理中,档案收集是档案工作诸环节的第一个环节,档案收集工作如何,对后续各环节的影响很大。因为文件的收集归档是否有序规范,不仅会影响档案的完整性,而且影响今后的开发利用。对于电子档案来说,电子文件的收集也是诸环节的第一个环节,是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案,其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件,由于不具备正式文件的功能,所以一般情况下可不保留。但是,如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索的要求时,或者从保留文件重要修改过程的信息考虑,则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件,则应及时收集和整理,并与其相应的纸质文件之间建立标识关系,尤其是对无纸化系统生成的电子文件,应当有更严格的措施。并应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件,以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。3严格电子文件的归档管理。电子文件归档,是将应当归档的电子文件,经过整理确定档案属性后,从计算机的存储器或其网络存储器上,拷贝或刻录到可脱机的存储载体上,以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件,其归档的方法是不同的,如果是电子计算机网络系统,按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档,就必须做一些辅助和认证工作,运用双套式管理模式,将电子文件以纸张和数字化载体(如磁盘、磁带、光盘等)制作双重备份,并分别归档管理,形成两种介质、两套同一内容的档案。目前在学校档案管理中,为了便于保管和利用,两套同版本的电子文件,一套由档案管理部门统一保管,另一套由相关业务部门保管。为确保电子文件的真实性,归档电子文件的格式,应为通用标准,如文档文件宜采用TXT格式或DOC格式,数据文件宜采用DBF文件,图像文件宜采用JPG格式等,在对电子文件进行归档的同时,应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明,必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。4健全电子文件管理的检查审核制度。电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力