企业档案管理制度QG/HG02.001—2006www.doc365.net天天文档在线QQ：744421982杭挂企业管理制度—————————————★——————————————企业档案管理制度QG/HG02.001—20062006年3月20日发布杭州杭挂机电有限公司1总则1.1为充分发挥档案在生产、科研、管理和其他各项工作中的作用，提高企业档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》规定，特制订本办法。1.2本制度适用于杭州杭挂机电有限公司（以下简称总部）各职能部门及下属各公司（事业部）。2术语2.1企业档案：是企业在生产、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。2.2企业档案工作：集中统一地管理本企业的档案，为企业生产、科研、经营服务。是企业管理基础工作的组成部分，是提高企业工作效益和工作质量的必要条件，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实的一项十分重要的工作。3机构3.1档案管理工作由常务副总裁全面领导，下设综合档案室，隶属总裁办。3.2各公司（事业部）必须有一名负责人主管本公司的档案工作，总部各职能部门负责人为本部门档案管理负责人，并根据实际情况配备专（兼）职档案人员，负责本公司（部门）档案的收集、整理和移交等工作。4职责4.1贯彻执行档案工作的各项政策、法规及要求，严格执行档案管理工作和保密工作的规定。4.2建立健全各类档案工作规章制度。4.3负责各类档案和资料的收集、整理、编目、鉴定、保管、检索、利用、借阅、销毁及统计工作。4.4各级档案管理人员对有关职能部门的档案资料管理工作进行业务指导、检查、督促并协助做好文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。4.5企业各级分管档案工作的领导应建立和完善归档体制，将各种文件材料的归档纳入生产、科研、管理人员的职责范围。4.6做好日常文件材料（包括总部、各公司之间及外单位）的接收、发放登记4.7做好公司各类会议的会议纪要（或记录）的存档。5文件材料归档5.1文件材料的基本要求5.1.1文件材料必须层次分明，符合其形成规律，能准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程，必须完整、准确、系统地归档保存。5.1.2文书档案应质地优良、书写工整，不能用易褪色（如铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等）、易变质的材料书写，不能有金属物装订。5.1.3归档的图纸及技术文件，要材质优良，幅画、图样、字迹符合国家标准。5.1.4会计档案按《会计档案管理办法》规定执行。5.1.5声像类文件材料必须保证声像清晰。5.2归档范围和时间要求5.2.1文件材料的归档范围：主要包括产品生产、经营销售、设备仪器、技术管理、计划统计、物资供应、劳动工资、财务管理、教育培训、党、政、工、团、科研及工程建设等方面的档案。（具体详见附件）5.2.2党政部门和能按年度归档的部门，应在次年三月底前归档。5.2.3科研、基建文件材料应在项目完成后两个月内归档。5.2.4会计档案在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后于次年六月底前归档。5.2.5特别珍贵的档案必须随时归档。5.3归档要求5.3.1归档部门或个人必须遵循文件材料的自然形成规律、保持文件材料之间的有机联系，便于保管利用的原则，对文字材料进行系统整理、组卷后向档案室移交。5.3.2一般文件材料归档一式一份，重要的或利用频繁的文件材料适当增加归档份数。5.3.3移交档案必须填写移交清单，交接双方签字（盖章）确认，清单一式两份，归档单位与档案室各一份，分别保存。5.3.4各公司（事业部）档案资料收集、整理后于次年三月底前移交总部综合档案室，由总部统一立卷、归档，上年档案必须全部归档完毕，无积累零散文件。6档案管理6.1档案管理必须做到分类科学、整理系统、鉴定正确、保管安全、检索快捷、统计准确。6.2档案保管期限：档案按其价值确定保管期限。档案保管期限分为永久、长期、短期三种。会计档案分为永久、定期两种，定期管理期限分为十五年、二十五年两种。（具体详见附件）6.3对超过保管期限的档案，必须在主管档案工作的主管领导下，由档案室会同有关部门组成鉴定小组，共同鉴定，出具鉴定报告。对失去保存价值的档案列出销毁清册，经鉴定小组负责人批准后销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁时，应由档案室会同有关部门共同派人监销。销毁清册应当永久保存。6.4档案保存必须有专门的库房，并保持防潮、防尘、防污染等良好的卫生环境和防盗、防火等安全措施。6.5借阅、查阅档案材料需说明用途，履行审批、登记手续。查阅、借阅本部门档案由部门主管审批；查阅、借阅非本部门档案