五星级秘书一、档案管理步骤商业档案不来源于分散，其种类也是多样化的。大部门国家对于商业档案的管理都没有法令的限制。除了对于会计档案中的财务报表、会计凭证有保存年限的规定外，在商业档案的其他方面则很少颁布相关的法律法规。档案管理及内容档案管理的通病档案管理制度档案的分类方法二、邮件与名片的整理2、信件的折叠法信件的折叠法很重要，要注意使用正确的方法。3、公文附件的邮件处理公务文书有时候含有诸多附件，例如，带有支票，带有相片或关盘，有的还附有说明书等，这些都需要仔细核对，并且需要另行处理。4、邮票的收存有集邮习惯的秘书，绝对不可将来信上的美丽邮票据为己有，邮票上面往往盖有时间戳记，这是信函的时间凭证，因此不能随意在处理信件的过程中，就把邮票从信封剪下。5、错误拆启信函的法律问题秘书可能会误拆了不是自己单位或是主管的信件，这在法律上是构成犯罪的，不可不慎。如果真的误拆，那就必须在原来的基础上把信重新装好，将信口封上之后签名注明误拆，以示负责。如何管理E–mail1、确定来件时间2、下载所有E–mail之后立刻分类3、褚存E–mail之前要更改名称4、立刻将发件人的地址存入地址薄5、个人邮件另设文件夹，与公务分开6、设置优先级，进行分类7、设置优先级前要与主管沟通8、每隔半个月删除过期的邮件9、注意防止计算机病毒，重要资料要随时备份10、协助主管收发邮件11、注意网络资源共享是否造成泄密如何整理传统名片把名片依照下列因素分成三类：关联性重要性长期互动使用几率数据的完整性名片管理的缺点：1、用名片簿收存查询困难2、不能以多重方式分类名片3、名片等于是死的人脉4、名片上难以附加各种记录三、成功的档案管理要素电子档案管理应注意的要点1、完整性2、真实性3、可及性电子档案的优势1、携带方便，节省空间2、具有易检索、实时性、安全性、完整性、经济性及准确性等特点3、跨越不同语言平台与字体4、可设定适用者权限，清楚依照个人或部门等方式规划分类，确定不同级别的使用者。5、资料能够自动转换、传输。6、避免重复建档，节省人工输入成本，提升作业效率。7、可显示多媒体信息8、档案内容可在编辑使用，查询时易于浏览等等。四、知识管理剪报管理1、商场的主要情报2、竞争对手的动态3、昨日股市交易情形4、产品原材料变动5、国内外形势分析6、当日重要的经济社会新闻提要五、档案管理新概念