人力资源模块合同使用的详细说明及常见问题解答一、工作信息中各日期的作用人力资源卡片→工作信息页→工作信息栏下有3个日期项，如下图所示：图1这些日期主要用来标识该人员当前的雇用情况，便于人力资源管理员进行人事管理和人员自身查看，同时系统会根据相关日期设置情况，到期后自动转换该人员的状态。注：这里所说的“相关日期”，指的是“试用期结束日期”和“合同结束日期”，“合同开始日期”只用于标识，无实际作用。系统中人员的状态总共有8种，分别为：试用、正式、临时、试用延期、解聘、离职、退休、无效。其中“解聘”、“离职”、“退休”、“无效”为非在职状态，这些状态的用户无法登录系统。而在系统中新建人员时，可以直接选择的只有3种状态：试用、正式、临时。下面分别列表显示这3种状态的人员状态的变化与“工作信息”栏下各日期的对应关系。（注：表中状态转换的前提条件是无任何人为修改人员状态的操作，如：转正、解聘、离职、退休等）1.人员初始状态：试用当前日期情况人员状态人员登录系统情况当前日期≤试用期结束日期试用可以正常登录试用期结束日期＜当前日期≤合同结束日期试用延期可以正常登录合同结束日期＜当前日期无效无法登录系统，但保留其登录用户名和密码2.人员初始状态：正式当前日期情况人员状态人员登录系统情况当前日期≤合同结束日期正式可以正常登录合同结束日期＜当前日期无效无法登录系统，但保留其登录用户名和密码3.人员初始状态：临时当前日期情况人员状态人员登录系统情况当前日期≤合同结束日期临时可以正常登录合同结束日期＜当前日期无效无法登录系统，但保留其登录用户名和密码注：人员状态自动转为“无效”的，系统视为该人员不在雇用状态，该人员无法登录系统。没有填写“合同结束日期”的，在不进行人为操作的情况下，该人员的登录信息永远不会失效。您可以选择只通过人为操作（如：解聘、离职、退休等）来控制此人员的雇用状态。人员的状态转换对应操作表请见本文档的HYPERLINK\l"_[附表一]"[附表一]。填写了“合同结束日期”的，人力资源管理员需注意定期关注合同到期情况，若在合同结束日期前不为该人员延长结束日期，则人员自动变为无效状态后，只能对其进行反聘操作了。（反聘后，该人员仍可用原帐号登录系统）二、相关合同的作用同样是人力资源卡片→工作信息页中，在工作信息一栏下方有一个合同列表，如下图所示：图2这里也有“合同开始日期”和“合同结束日期”，那这里的日期和前文所述的日期是否相同呢？答案是否定的。前文所述的“合同结束日期”直接关系到人员在系统中的状态变化，而这里的日期则不会对人员状态产生任何影响，仅仅是对所有关联到这个人员的合同情况的列表显示。一个人员可以有多份合同，如图2所示。那这里所列的合同有什么作用呢？1、对人员合同的电子版留档2、可以通过合同的到期提醒功能提醒相关人员对该人员的状态进行操作注：通过前文所述可知，工作信息下的日期设置会直接影响到人员的状态，但合同到期后系统没有提示信息，需要人力资源管理员自行关注，较为不便。但如果为该人员在系统中关联了具体的电子版合同，则可以通过设置，使系统在合同到期前自动触发提醒流程来提醒相关人员进行操作，免去了人力资源管理员需要经常关注此类信息的烦恼。如何设置会在下文中详细说明。三、人员合同管理在系统顶部主菜单中的位置如下图所示，共有3个子项——合同模板、合同种类、合同管理：图3合同模板在主菜单上选择【人力资源】→【合同管理】→【合同模板】可进入合同模板的列表页面。在这里可以新建合同模板，或点击模板名称，对原有的模版进行编辑修改。图4在合同模板中输入的内容或定义的字体、段落格式等，可以在您新建合同时自动套用，使您只需稍加修改即能完成一份合同的输入。注：若需在系统中建立员工的电子版合同，必须先至少建立一个合同模板。合同模板的内容可以为空。新建模板页面如下图所示：图5您可以选择3种模板类型：HTML文档、WORD文档、EXCEL文档。也可以点击【从已有的模板导入】浏览按钮，从已建好的合同模板中导入内容（只能选择相同类型的模板，如新建的为HTML文档，则只能选择到同样为HTML类型的模板）。点击右键菜单中的[保存]按钮即完成了一份合同模板的新建。合同种类在主菜单上选择【人力资源】→【合同管理】→【合同种类】可进入合同类型的列表页面。在这里可以新建合同类型，或点击合同类型名称，对原有的合同类型进行编辑修改。图6注：若需在系统中建立员工的电子版合同，必须先至少建立一个合同类型点击右键菜单中的[添加]进入合同类型的新建页面，如下图所示：图7下表是对相关字段属性的解释：字段描述信息合同类型在此输入合同类