华勘-DAN桩基建设有限公司文件苏华勘-DAN办(2010)第001号华勘-DAN桩基建设公司报销规定细则为加强公司财务管理、规范财务制度,确保公司经营活动的有序、健康发展,根据公司实际情况,制定本规定细则。一、备用金管理规定1、因公使用备用金A、备用金使用条件:确实是项目生产需要或者公司机关办理相关事务需要而提前预支备用金。B、备用金领用程序:由项目负责人根据项目特点或公司办事人员根据公司具体需办事务做出资金使用计划(可口头,如果使用数额超过5000镑,应提前3天提出使用计划)----报总经理审核,并根据当期公司实际财务状况给予批复使用金额----到财务领取备用金使用登记表并填写借用备用金原因、项目名称、已经批复的借用数额(必须有英文大写)及项目负责???或公司事务经办人签字----总经理签字----财务领取相应数额备用金C、备用金偿还或核销:(1)、公司公务备用金的核销,如办理护照、购买办公用品等,要求事情办理完毕7天内持经总经理签字确认的有效票据及剩余资金将所借备用金核销,逾期不消的,责任自负,所借备用金转为其个人备用金,从最近一次发放工资或奖金中扣除。(2)、项目所借备用金的核销:项目备用金的核销由项目经理持经过总经理签字确认的有效合格发票进行核销。核销周期可以根据项目的实际特点分为一次核销或者多次核销,如果项目跨越周期较长、规模较大可以中途分一次或者多次核销,项目较小、跨越周期短的在项目结束后7天内一次性核销。2、因私使用备用金(个人借款)A、备用金使用条件:确实是本人有正常原因急需使用资金,如果以赌博或其他违??行为为目的的申请不予批复,其申请备用金的数额不能超过其本人应发工资(包括奖金)余额的40%。B、备用金领用程序:由资金使用人提出使用申请---报总经理审核其使用理由----财务部门对其使用金额是否符合备用金使用条件审核----到财务领取备用金使用登记表,填写借用数额(必须有英文大写)及借用人签字----总经理签字----财务领取相应数额备用金。C、备用金偿还或核销:个人使用备用金要求在其本人最近一次发放工资或奖金中一次性偿还核销。二.费用报销规定个人报销由本人履行报销程序;公司采购或日常支出由经办人履行报销程序;项目报销在项目现场由现场经办人履行现场报销程序,回到公司以后由项目经理履行整个项目的报销程序,项目经理在项目上对采购及报销进行监督管理。1、个人报销:如个人国内路费(限管理人员)、工伤医疗费、公司员工国内采购费用等,由本人携带正规发票,先交由财务对数据及发票进行审核,并用英文在发票背面注明资金用途和英文大写数字,然后提报到总经理审核确认后方可报销。2、公司日常事务报销:苏丹发生的日常事务费用,需要开具苏丹国开具的正规增值税发票,如果条件不允许或无法提供有效正规发票,如租赁吊车或临时用工等,需要我方自行填写时,纸张不得小于32开,字迹工整、事由清楚、数额属实,采购原则上由两人共同完成(特殊情况除外),一人为经办人,一人为见证人,并用英文注明报销事由、金额的英文大小写,然后报总经理审核后进行报销3、项目费用报销:项目产生费用的报销由项目部将所有项目上发生的票据在项目结束或者中途核销时带回公司,财务先根据公司对票据的相关规定对票据进行审核,对符合要求的票据予以认可并签字确认,不合格票据一律剔除,不允许后补签字,由财务确认后的票据方可拿到总经理出进行审核,总经理审核后由财务进行备用金销帐或者领取现金,同时将所有费用入帐。A、项目采购:项目采购要求与公司采购相同,小的生产资料由生产需要单位向项目经理申请,同意后方可执行,所需费用超过300镑时,需要项目经理向总经理电话申请,同意后方可执行,所有采购原则上由两人同时完成,一人为经办人,一人为见证人共同签字,项目上发生的票据要先由项目部技术人员在需要报销的票据上将英文大写完善然后由项目生产经理签字确认,项目经理审核后存档,待项目结束或者中途核销时带回公司进行下一步程序。B、项目雇工:在中国员工不足的情况下,项目部可以根据实际情况雇佣当地工人,但雇佣之前需要由项目经理提出雇佣计划,计划中阐明雇佣时间、雇佣人数、需要的班组和单个工作日价格,总经理批准后可以雇佣。雇佣人员工资发放要有详细的工资发放表格,表格中明确雇佣人员姓名、雇佣天数、单日工资数额及最后合计工资总额、雇佣人本人签字、用工班组长签字、生产经理签字和项目经理签字,待项目结束或者中途核销时带回公司进行下一步报销程序。如果缺少任何一项公司不予认可,所发生费用由项目经理个人承担。4、国内转苏费用:国内转苏的财务票据主要为设备、材料采购,工伤治疗期间费用等,所有票据都应该为正规增值税发票或盖有公章的有效票据,由国际后勤部经办人、后勤主管、国际部总经理和分管局长签字方可进入公司报销程序,票据到达苏丹后,中方财务人员要