二级文件编号MWC-COP-002版本B记录管理程序页次3/4制订日期2012.10.161、目的：规范记录的管理方法,以证实质量/环境管理系统之有效运作及作为日后质量改善和追溯之依据。2、范围：质量/环境管理系统内使用的各项记录。3、定义：无4、职责4.1文控中心：负责记录的编号、收集、归档、标识、保管与处置；4.2品质部:负责产品检验记录的管理。4.3各部门：负责各自相关联记录的管理。5.程序内容:5.1记录的分类凡是质量/环境管理体系运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录范围。5.1.1与质量/环境管理体系管理有关的记录主要有：管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正与预防措施记录、人力资源管理与培训记录、设施管理记录、产品和过程监视和测量记录、环境相关方的记录、法律法规及其他要求的记录、环境标准要求的记录等。5.1.2与采购、销售、生产、检验和交付有关的记录主要有：产品要求的评审记录、供方评价记录、产品检验记录、监视和测量装置的校准记录、统计技术的应用记录、顾客投诉及服务记录等等。5.1.3记录的形式为书面形式（如：书面的表格形式、报告文件形式等）、硬拷贝、磁盘等电子媒体等形式。5.2作业内容：权责部门作业流程作业内容相关文件/表格各相关部门5.2.1.1相关体系文件的制定者,应依记录文件的要求在《表格记录总览表》程序中规划表单,其表单的名称、格式和内容应连同文件一同被审批后方可起用,具体依《文件管理程序》5.4执行5.2.1.2新制定的表单若涉及多个部门使用,制定部门应同时通知相关部门使用新的表单。5.2.1.3所有审批之表单由文控统一编号且不得重复，并登录于《表格记录总览表》中,以便于查阅及追溯。各相关部门5.2.2.1记录必须认真填写,并有人监督，确保记录填写/内容的真实性、完整性、准确性、可追溯性。5.2.2.2记录日期之填写应按年--月--日的顺序。5.2.2.3字迹应工整清晰、签名应完整、统一。5.2.2.4填写栏目不应有遗漏缺项(对空项应用斜线画去）各相关部门5.2.3.1记录如需修改时,在原数据中部画上一斜(横)/线，再在原数据的上(下)方填上修改数据，并盖章(或签名)和注明修改日期,若记录为多联,则每一联均应予以修正。二级文件编号MWC-COP-002版本B记录管理程序页次3/4制订日期2012.10.16各相关部门5.2.4.1各项记录可分为受控类与非受控类，受控类/记录表单均须编号，且不得重复，以便识别管理,受控类记录依据表单编号编制目录管理。5.2.4.2非受控类表单无须编号,须根据其性质、类型编制目录，建立总览表以便检索管理。5.2.4.3每一类记录标识用记录表单编号及表单名称予以标识。5.2.4.4同一类记录可用填写日期或流水号标识。各相关部门5.2.5.1各部门应做好本部门记录的收集和保存工作/5.2.5.25归档之记录,各部分类妥善保管,应注意防火、防潮等措施，保管方法便于存取和提供使用。文控5.2.6.1记录保存期依《表格记录总览表》执行,一般《表格记录总览表》保存期限为2年。5.2.6.2根据记录查阅、保存之特殊要求及客户要求之记录保存期限体现在《表格记录总览表》中。各相关部门4.7.1归档的记录如需查阅，则由文控负责办理查《表格记录总览表》各相关部门4.8.1对超过保存期限的记录，文控负责实施销毁,《记录销毁表》并登录于《记录销毁表》中5.3文件记录表格的设计、审批、印制和领用。5.3.1各部门设计自己所需的记录表格，需印刷使用的表格，提出申请经部门主管审核后再经管理者代表或其授权人批准后交人事行政部印制。5.3.2印制好的记录表格由仓库负责保管，各部门根据需要从仓库领用。6.相关文件:6.1《文件管理程序》7.相关表单7.1《表格记录总览表》7.2《记录销毁表》