PAGE\*MERGEFORMAT6南京源恒环境研究所有限公司档案管理制度为保证各类档案齐全、完整、系统、及时地归档，便于项目管理和查询，特制定管理制度如下。一、管理部门：公司档案由办公室管理，办公室委派保管员负责。工作内容包括各类档案（含各种资料、书籍等）的归档和查询。二、归档1、归档要求（1）在项目结束后及时归档，2周内完成归档工作。（2）项目负责人按照归档内容要求将相关资料归档，认真填写《归档资料表》，归档的资料名称和数量打印或填写清楚。（3）凡归档的文件材料要齐全完整，正确。卷内文件排列要有条理，按归档资料表顺序存放至档案室，经档案保管员核实后归档保存；（4）归档资料及归档资料表包括纸质归档和电子归档。（5）存档后，项目若发生变化，需及时更新和补充存档资料。2、环境影响评价项目归档内容（1）环评委托合同1份（复印件，且公章、法人章俱全）；（2）报告书（表）最终稿及批复各1份（合作项目2份）；（3）公众参与和现状监测报告原件（江阴地区保存复印件）；（4）项目质量管理文件（如：内部审核表、内审专家意见）；（5）项目的可研报告等委托方提供的其它相关资料，建设单位与其他单位签订的相关协议，与项目相关的有保存价值的资料；（6）电子归档，将上述（1）-（5）扫描，并转化成PDF格式（报告书或表文本需再存word格式），按项目名称建立文件夹到办公室保管员归档。3、环境监理项目归档内容（1）环境监理委托合同（复印件、且公章、法人章俱全）；（2）环境监理方案；（3）日常来往函件；（4）环境监理日志、月报、半年报、年报以及专题报告等日常工作报告；（5）设计阶段环境监理报告、施工阶段环境监理报告、试生产阶段环境监理报告等阶段性工作报告；（6）环境监理总结报告。（7）电子归档，将上述（1）-（6）扫描、并转化成PDF格式（报告文本需再存word格式），按项目名称建立文件夹到办公室保管员归档。4、清洁生产项目归档内容（1）清洁生产委托合同（复印件、且公章、法人章俱全）；（2）日常来往函件；（3）评估报告及评审意见；（4）验收报告及验收意见；（5）电子归档，将上述（1）-（4）扫描、并转化成PDF格式（报告文本需再存word格式），按项目名称建立文件夹到办公室保管员归档。5、其他资料除项目资料外的其他归档资料，含公司颁布的各项制度、对外合同原件、员工个人档案等由办公室保管员分类存放。公司所属书籍都需加盖公司公章存放于档案室。6、电子登记所有项目的归档都需有电子登记备查询，具体参照以上所述。三、查询、借阅规定1、档案查询查询档案必须在《档案查询登记簿》登记后方可查询。所有档案只能在档案室查询，一律不得外借。查询的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导、寻求补救方案。2、书籍资料查询借阅查询书籍资料必须在《书籍资料借阅登记簿》登记后方可借阅。借阅期限不超过两周，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。借阅人员必须爱护书籍，要保证书籍资料的安全与保密，除考试类书籍外，其他书籍资料严禁涂鸦、勾画，以免影响他人继续使用。各类书籍资料仅供公司员工使用，不得擅自外借、租用等，如有丢失或破损，照价赔偿。南京源恒环境研究所有限公司档案查询登记簿查阅时间档案名称查阅人查阅人签名是否归还书籍资料借阅登记簿借阅时间书籍资料名称借阅人借阅人签名归还日期