品质记录控制总则制定目的为确保各项品质记录能得以有效管理，便于品质问题的发现、解决与预防，并具有可追溯性，特制定本规章。适用范围品质体系管理之各项记录与报告均适用本规章。权责单位品管部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。管理规定品质记录的设计本公司正式记录各项品质状况之表单，由品管部负责设计，其他单位针对本部门之品质状况可另行设计非正式表单，不受本规章约束。每份品质记录表单在设计时，应有表单名称，以阐述表单之核心用途，并有利于不同表单这标识。每份品质记录表单均应有编号。其编号原则为：□□□□-B□□第1~4码表示表单所属制度编号。“B”表示表单简称。后两位编码表示该表单之流水号，用01-99表示。表单内容一般包括下列项目：项目。发生时间。发生地点。具体内容（数据或符号表示）。责任人中或相关人员。记录人及记录时间。审核人及审核时间。记录表单的填写品质记录表单必须用蓝色或黑色笔填写，不可使用铅笔填写。填写字迹应工整、清晰、易于阅读。填写错误片不可使用修正液修改，而应直接在错误处划线后，再于其旁填写正确内容，并签署修改人名字以亦负责。品质记录应有记录人及审核人的签名，并同时签注日期，以便追溯。品质记录应如实、认真填写，不可弄虚作假。品质记录的存档品质记录应根据相关制度（文件）之规定流程，进行必要的呈阅、审核、转发等作业。记录部门及收文部门均应妥为保存品质记录，便于追溯。原则上每一类记录（即表单编号相同者）应存放于同一份档案夹，并在档案夹外面予以标注记录名称。各部门应依据方便寻找之原则编制各档案的编号与索引，并归档。品质记录依记录量多寡，以月、季或年为一周期作档案整理，分为现用档及保管档。现用档表示记录内容为近期之品质记录，经常需查阅，以活动档案或其他方便查阅的形式存于办公现场。保管档表示记录内容为较早之品质记录，一般为固定档案的方式置放于橱柜或其他易于保管之处。需借阅、调用品质记录进，必须向档案管理人员办理借阅登记，重要之记录须经部门主管核准。品质记录之防护纸张型之品质记录应注意防水、防潮、防霉。若为传真件（使用热感应纸）类记录，应用普通纸影印保存。若为电子媒体之储存介面时，应放于干燥处，避免高温、日晒及电磁干扰。记录保存期限各种品质记录均应妥为保存，最低期限规定如下：财务类记录应保存五年以上。工程类记录应保存三年以上。生产类记录应保存两年以上。人事类记录应保存两年以上。其他类记录应保存一年以上。具体期限视记录重要性而分别订定。