随着我国档案事业取得长足发展,采用计算机管理档案已经成为政府建设的主要课题之一。迄今为止,计算机档案管理系统经历了从微机单机版、海量光盘存储系统版、网络版等渐进过程。从最初的辅助手工档案管理,公文、档案一体化管理,发展到对绝密档案的计算机管理。通过计算机档案管理系统的开发应用,档案管理信息化不断发展,档案管理工作不断得到创新。2001年8月,在“国家863计划十五周年成就展览会”上展出的“国务院绝密文档管理系统”标志着政府公文、档案管理信息化进入了一个崭新的发展阶段。2002年11月,国家档案局中央档案馆又印发了《全国档案信息化建设实施纲要》,对“十五”期间全国档案信息化建设的指导思想、奋斗目标和主要任务提出了明确具体的要求。当前,我国已将电子政务建设作为今后一个时期国家信息化的重点,这为档案管理信息化的发展提供了极好的机遇。但是也必须看到,档案管理信息化不单纯是工程项目,它是档案管理不断创新的过程,不可能一蹴而就。由于档案管理工作的极端重要性和特殊性,档案管理信息化仍面临着诸多困难和挑战,任重道远。一、档案管理信息化的内涵(一)档案管理信息化的定义档案信息化,就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换言之,档案信息化是指档案管理模式从过去的以档案实体保管为重点向以档案实体这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。其涵括以下四个方面的内容：第一,实现档案信息的数字化和网络化;第二,实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;第三,实现档案信息高度共享;第四,必将引发档案管理模式的变革。(二)档案信息化的内容1、信息化的基础设施建设。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。2、档案信息资源建设。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一,它的开发和利用是档案信息化的核心任务,是档案信息化建设取得实效的关键。3、档案的标准和规范建设。标准规范是档案信息化建设的重要基础之一,主要包括电子文件归档和电子档案管理,档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等,逐步形成关于中国档案信息化的标准规范体系。4、档案信息化的应用系统建设。这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。信息技术应用工作量大、涉及面广,关系档案信息化建设的速度与质量,集中体现了档案信息化建设的效益。5、信息化人才队伍建设。这是档案信息化成功之本,对其他各个要素的发展速度和质量起着决定性的作用。二、档案管理信息化面临的挑战(一)档案保密、安全意识应对创新意识的挑战由于档案管理的极端重要性,在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的档案管理技术与管理制度。近代档案学已经是一门完善的、体系严密的科学。虽然档案学面临信息化的冲击与挑战,但是也必须清醒地认识到,新一代档案学尚未产生,档案管理信息化还面临着不少难题。因此,处理好档案管理信息化中的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾是档案管理信息化的首要挑战。原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用,二是为了确保档案安全。同时,历史档案管理现状难以改变的特点,必然使档案管理不可避免地走向管理方式的多元化。档案管理系统向深层应用发展时,会出现与其它应用系统整合的情况,如文档管理一体化。对于这类整合,重要的是处理好整合应用项目与档案管理特有的、独立性要求的矛盾。例如,档案管理中对文件标题有权改动,这必然使公文、档案一体化管理系统的设计复杂化。采取管理创新和合理技术是档案管理与其它信息系统整合的可行的解决方案。(二)档案管理应对标准化、法制化要求的挑战在我国,档案管理信息化的标准化程度相对比较低,造成应用范围和信息共享性大大降低。原因是多方面的：1、管理方式和体制不同,难以形成共同标准。由于档案自身的复杂性,我国政府的档案管理体系亦比较复杂,分散管理是其突出特点。多头管理,各有政策,造成了管理标准化的障碍。2、在管理细节上,各级政府和政府各机构间,缺乏有效的协调机制。最明显的例子是为党政机关、人大、政协通用的、相对统一的档案分类主题词都很难提出。3、信息技术飞速发展引起应用技术系统不断升级、换代,标准不断变化,加剧了档案管理信息化的风险,增加了应用系统建设难度。例如,每次存储介质的革命都带来存储格式和标准的变革,将已经数字化的档案资料置于重新投入巨资升级或放弃原有数据的两难境地。4、档案的相关立法比较缺乏,甚至对超过五十年历史的档案必须解密都没有明确的法律依据,造成大量档案因保密级别问题无法发挥其应有的使用价值,导致建立电子档案缺乏法律依据。