广东新供销商贸连锁股份有限公司文件管理办法第一章总则第一条为使公司文件处理工作规范化、制度化、科学化，提升公文办理质量，提高工作效率，强化对外交往能力，维护公司合法权益，根据有关规定并结合公司实际，制定本办法。第二条公司综合室是公司文件处理工作的管理机构，主管公司并负责指导各部门的公文处理工作。第三条公司文件统一由综合室文秘人员收发、分办、用印、立卷，文秘人员应当忠于职守，具备有关专业知识。各部门应有专人负责文件处理工作，各部门员工应具备基本的公文写作能力。第四条各部门及各有关人员，对文件中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。第二章文件管理内容及公司公文种类第五条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级及业务交往单位函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。第六条公司文件包括董事会文件、监事会文件、行政类文件、业务类文件和党群类文件，公司文件管理的重点是公司的公文。第七条公司的公文是总公司实施有效管理的公务文书，是上呈下达，用以传达贯彻公司领导的意图和决策，发布规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。公司的公文种类主要包括。（一）条例：由总公司制定或批准，规定公司重大事项或某一方面工作等，带有规章制度性质；（二）规定：对特定范围内的工作、业务及其他事务制定带有约束性的措施：（三）制度：在一定时期，对一定范围的工作实行的惯例性做法；（四）通知：发布规章制度，传达总公司领导指示及要求各所属单位周知、办理或执行的事项，人事任免、调动及其他事务性内容的传达；。（五）通报：表彰先进，批评错误，传达重要事项或情况；（六）请示：下级向上级就某一问题或事项请求指示与批准；（七）报告：下级向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问；（八）批复：对请示事项予以答复；（九）会议纪要：记载和传达会议情况及主要议定事项；（十）函：同级或与业务往来单位相互之间商洽工作，资询答复问题，向政府有关部门提出请示等。第八条文件管理主要是指文件的收文、发文、立卷与归档、借阅与清退和销毁。第三章收文的处理第九条文件的签收和登记（一）凡送来公司的文件签收由公司综合部专人负责，签收时必须对来件严格检查，明确无误后方可签字和盖章。（二）在签收和拆封时需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。（三）对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。（四）收文拆封后应对文件进行认真清点，按内部或公开文件分类登记，注明收文日期、标题（简要内容）、来文单位、密级等并编号。属于急件的，立即报送综合部经理。第十条文件的阅批与分转（一）公司综合部收文后，原件存档，复印件办理阅批和分转。（二）凡需办理的文件，贴上文件签批单，应先送综合部经理签批意见，根据签批意见再送相关公司领导阅批。（三）综合部经理在签批文件时，认为无需公司领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质，直接送达有关部门处理。（四）文件签批后应当天及时送达公司相关领导，如遇相关公司领导出差，应及时电话请示。（五）公司领导对送来的文件要及时阅批。急件当日阅批，一般文件2日内阅批。（六）公司领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。第十一条文件的传阅与催办（一）文件传阅应坚持文不横传原则并建立传阅登记制度，公司领导人之间不宜横向传递，以免积压或传失。（二）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看，对尚未传达的文件不得向外泄露内容。（三）有领导“批示”、“拟办意见”，综合部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示及时办理有关事宜。（四）综合部对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并经综合部同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。第四章发文管理第十二条公司各类发文由具体承办人或指定人拟稿，并填好发文呈批表，部门负责人审核。第十三条董事会文件由董事会秘书复核，董事长签发；监事会文件由监事会主席审核、签发；党群类文件由党委书记签发；工会文件由工会主席签发。第十四条公司行政类文件由综合部经理审核，分管领导签署意见，总经理签发；公司业务类文件由业务部门审核，综合部复核，分管领导签署意见，总经理签发。需经会签的文件，应送会签部门和领导会签。总经理离开公司时，一般事务性行文报请临时主持工作的副总经理酌定；凡涉及