深业集团（深圳）物业管理有限公司文件管理办法第一章总则第一条为了促进公司文件管理工作的规范化、制度化，提高工作效率和质量，结合公司实际，特制定本办法。第二条按照“严谨、高效、优质”的原则，行政部负责公司文件管理工作，协调各单位文件办理各个环节的有序连接，确保办文的及时、准确、安全和保密。第三条本办法是规范公司行政性文件的管理，主要管理内容：收文办理、发文办理、文件传阅、电子文件报批、文件立卷归档、文件使用等。第二章收文办理第四条收文办理是对收到外部送达公司的文件、资料进行签收、拆封、登记、拟办、承办、催办、办复和归档等处理。收文登记1、送达公司的文件、资料如没有指定部门和个人“亲启”、“亲收”的，除人事任免类文件由人力资源部负责收文处理外，应送行政部前台文员签收。业务部门应指定专人签收本部门的业务文件。2、文件拆封后，应进行分类、登记、编号，填贴《收文呈报表》后送部门负责人。第六条拟办行政部负责人在《收文呈报表》内提出拟办意见，并附相关的背景资料、政策依据等呈送公司领导批示。第七条批办。公司领导对呈报文件作出批示，由行政部传送有关部门承办处理。第八条承办。承办部门根据领导批办意见和文件要求，进行文件的处理或执行文件要求；需要其它部门共同承办的，由主办部门牵头负责，协办部门积极配合。承办部门认为不属于本部门承办范围的，要及时向公司领导说明事由，由公司领导重新批示。第九条催办、办复、归档。行政部对文件办理应跟踪、催办。承办部门（人员）把文件办理完毕后，应及时将办理结果报告公司领导，并将收文及领导批办意见、办理情况送行政部存档。第三章发文办理第十条发文办理是指公司对外发文或内部发文的处理。发文办理程序主要包括：拟稿、核稿、会签、审批、签发、编号、校对、用印、分发等。第十一条拟稿、核稿。1、根据部门职责或公司领导批示，由主办部门拟稿。拟稿人拟稿完毕，按文件格式规范要求打印文件清样，填贴《发文呈批表》，经部门负责人审核后，送行政部核稿。如需相关部门会签的，应送相关部门负责人会签。2、核稿重点是：（1）是否需要行文；（2）文稿内容是否符合要求；（3）文字表达是否清晰；（4）使用文种是否得当。3、行政部应对文件体例、格式、行文规则等审核把关，对存在以下情况之一的，实行退文处理：（1）直送领导个人（领导交办专题事项和紧急突发文件除外）；（2）越级行文；（3）文件主旨表达不清，错漏文字严重；（4）未按领导批示行文；（5）主送，或抄报、抄送不当；（6）文件使用错误，“请示”与“报告”不分，或“请示”一文多事、“报告”夹带请示等；（7）不使用规定文件版头；（8）其它不符合行文规范的问题。第十二条审批、签发1、行政部核稿后由拟稿人呈送公司领导审批、签发。2、公司分管领导按职责权限审批，呈报总经理、董事长审批的应在分管领导签署意见后呈送；重大事项的决定应依据公司的议事规则提请公司领导班子会议集体研究决定。3、签发文件。（1）董事会文件由董事签字、董事长签发；（2）公司行政编号文件由总经理签发；重要文件由总经理决定是否报经董事长签发；（3）公司行政非编号文件由公司分管领导签发；（4）公司行政对外发文必须经公司分管领导审核和总经理或董事长审批；（5）党群文件由党总支部书记签发。第十三条校对、编号、用印、分发、存档1、文件签发后，拟稿人根据公司领导批示意见进行修改。2、以公司名义对外发出文件、内部下发的重要文件应送行政部复核签字和编号。3、拟稿人负责校对、打印正式文件和办理加盖印章。正式文件打印份数按存档1份及外发文件数量而定。4、经行政部编号的文件，拟稿人应将盖章后的正式文件及其电子文档、连同发文呈报表和领导修改审定底稿送交行政部，由行政部文秘统一发文后归档。非编号的业务性内部发文，由业务部门发文，并指定专人按规定归档。第十四条公司内部下发的人事任免类文件由人力资源部编号、发文、存档。第四章文件的主要种类和行文规则第十五条文件的主要种类1、决议。经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项；2、决定。对重大问题或行动做出安排或决策；3、规章制度。由公司制定或批准，规定某些事项或职权；4、通知。传达上级指示，批转下级文件，转发上级、同级和不相隶属的文件，要求下级办理事项和需要周知或共同执行的事项；5、通报。表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况；6、请示。向上级请求指示和批准；7、报告。向上级汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级的询问或要求；8、批复。答复下级请示事项；9、函。相互商洽，询问和答复问题，向有关部门或单位提出请求等；10、会议纪要。记载会议主要精神和议定事项；要求与会单位或人员共同遵守、执行；第十六条行文规则1、在