文件和档案管理制度第一章总则第一条为进一步规范轧钢厂职业健康安全文件和档案的控制和管理，特制定本制度。第二条本制度适用于轧钢厂文件和档案的控制和管理。第二章职责及分工第三条各单位通责：（一）负责本单位文件的编制、上报审批、发放和修改控制，并负责对在用文件进行有效性的识别和保管；（二）负责对下列职业健康安全资料的档案管理：主要安全生产文件；事故、事件记录；风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报告；检查、整改记录；职业健康检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；关键设备设施档案；应急演习信息等。第四条综合科职责：（一）负责轧钢厂安全文件和档案的控制，是工艺技术图纸等安全生产资料档案的归口管理部门，（二）负责轧钢厂安全文件的校对、审核和发放；（三）负责上级组织（或业务主管部门）来文的收发、识别和归档管理。第五条技术质量科职责：（一）负责职业健康安全管理体系文件的控制，是体系文件的综合管理部门；（二）负责组织本厂管理手册和程序文件的编制、修订和完善等工作；（三）负责各类技术标准的归口管理；（四）负责组织本厂产品内控标准（或协议标准）、安全技术操作规程等技术性文件的编制、审核、发放、修改控制和档案管理。第六条安全科职责：（一）负责组织职业健康安全法律法规的使用和控制；（二）负责组织职业健康安全体系文件的编制、修订和完善工作；（三）负责对下列职业健康安全资料的档案管理：安全“三同时”有关资料；风险评价信息；分厂级培训记录；分厂标准化系统评价报告；事故调查报告；分厂级职业健康安全检查、整改记录；职业健康检查和监护记录；本厂安全生产会议记录等。第七条设备科职责：（一）负责本厂计量检定规程的管理；（二）负责本厂计量管理制度的编制、修订、发放和完善工作；（三）负责组织生产设备规程的编制、修订、发放、完善工作；（四）负责对下列职业健康安全资料的档案管理：设备事故调查报告；设备检查、整改记录；法定检测记录；关键设备设施档案；设备设施维护和校验记录等。第三章文件管理要求第八条轧钢厂安全管理文件包括职业健康安全规章制度、安全技术操作规程等，各生产车间负责做好对从业人员的培训和宣贯。第九条各生产车间在对职业健康安全管理提出规范或要求时，经由本车间主要负责人批准后，可组织编写文件或制度，文件编制车间同时负责组织文件的审核、批准、发放和更新。第十条各生产车间安全管理文件发布前应得到本车间主要负责人审批，分厂安全管理文件发布前应得到分管副厂长的审批，以确保其充分性和适宜性。第十一条各科室及车间领取书面文件时，需填写发放记录。文件下发后，各车间应将文件内容传达至全部相关班组，并督促其做好对员工的培训和贯彻。第十二条评估、修订（一）安全科每年组织对安全生产法律法规、标准规范、规章制度执行情况和适用情况进行检查、评估，形成评估报告；（二）技术质量科应每年组织对安全技术操作规程执行情况和适用情况进行检查、评估，形成评估报告；（三）设备科应每年组织对设备操作规程执行情况和适用情况进行检查、评估，形成评估报告；（四）安全科、技术质量科、设备科根据评估情况、生产安全事故案例、绩效评定结果等，对安全生产管理规章制度、操作规程进行修订，确保其有效和使用。第十三条在新工艺、新设备投运前6个月技术质量科、设备科应分别完成安全技术操作过程、设备操作规程的制定。第十四条对安全管理文件进行修改时，应填写“文件修改申请单”，向文件归口管理部门提出修改意见，说明修改原因；对重要的修改(如技术参数)还应附有充分的依据。文件归口部门将批准修改的文件内容以“文件修改通知单”的形式，按文件的原发放范围发放，“文件修改通知单”应经原审批人（或接替人）审批后生效。各文件使用单位应及时就更新内容对相关从业人员做好宣贯。第十五条各生产单位应建立“受控文件清单”，对本单位使用的所有受控文件实施动态管理。第十六条凡有时效性的受控文件，到期自然作废，各有关单位要及时做好“受控文件清单”的更新。第四章档案管理要求第十七条需归档的安全管理文件、资料，由档案形成部门按规定收集、整理后，按时移交给安全科，由安全科人员进行集中管理。归档文件材料必须完整、准确。第十八条各单位应按职责要求，对本单位主要安全生产文件、安全管理过程中产生的记录实行档案管理。第十九条档案资料保存期限：（一）各单位应对所属各车间上报的辨识评价结果、危险源辨识与风险评价表、重大风险及控制计划清单及本厂下发的重大危险源清单以文本或电子版形式进行保存，保存期限为1年。（二）培训记录应由各单位办公室以文本形式永久保存。（三）标准化系统评价报告。报告内要总结上阶段标准化系统运行的成绩和不足，吸取经验和教训，并提出改进方案。应