文件名称深圳市中印印刷制品有限公司保安体系文件管控程序文件编号03190000页次版次1.0/NUMPAGES2文件名称深圳市中印印刷制品有限公司保安体系文件管控程序文件编号03190000页次版次1.0/NUMPAGES20目的确保保安体系文件的系统性、协调性、有效性、适用性和可追溯性。2.0范围本程序适用于公司的保安手册、程序文件、政策、作业指导书、表格、外来文件的控制。3.0职责C-TPAT管理者代表：负责拟制保安体系手册和程序文件；各部门负责人：负责拟制各部门工作指引文件、作业指导书、批准相关记录表格;工作程序由C-TPAT管理者负责拟制书面的保安体系文件、相关程序文件、政策等文件，要求所有文件必须书面化，由文控中心负责保存，分发、收回和销毁。所有文件均为受控文件。4.1文件的编号过程及追溯4.1.1各部门修订或申请新增文件时，按程序书的要求，咨询行政部进行编码，并进行登记。所有文件都必须符合此程序规定的编码及格式，以便对保安体系文件及记录进行有效控制。4.1.2编码格式保安体系手册(C-TPAT)的编码格式：03000000程序文件(CP)的编码格式：03010000作业指导书(CW)的编码格式：03010100表格编码格式：030101014.2文件的生效公司各层次保安体系文件由授权人批准的同时生效，其编写、审核、批准则按职责和权限规定执行。4.3文件的发放保安体系文件、程序文件和工作指引的发放正本受控文件由行政部保存，副本文件由管理者代表根据各部门实际需要在《文件发放记录表》中批准，行政部根据规定份数发放到指定部门。文件的更改文件更改时，由提出部门或人员填写《文件更改申请单》，经部门负责人审核后，呈原批准人批准后，交文件原编写部门修改并经审批后交人事部发放，行政部及时登记于《文件控制清单》，标明文件变更情况，由文件控制的职能部门依据《文件发放记录表》将相关文件旧版收回，发出新版文件，各收件部门重新签收。文件的销毁失效之保安体系文件经管理者代表批准后销毁，同时由行政部做好销毁记录，避免使用作废文件；4.6文件使用的规章制度：现场使用的文件，须置于作业现场，使用部门不得影印受控文件。非现场使用文件，由各部门自行集中管理。任何人不得在正式文件上加标记或书写任何文字、字母、符号。