（二十六）工程档案管理办法1.总则1.1为进一步加强集团工程档案的管理工作，提高工程档案的利用率，特制定本办法。1.2工程档案资料指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括基建文件、监理资料、施工资料、竣工图等内容。1.3工程项目资料的收集、整理、归档和移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。1.4工程项目档案应完整、准确、系统、明确责任。2.工程各阶段归档职责2.1工程档案应保证将原件及时报送档案室存档。2.2集团工程管理中心负责工程项目立项材料的收集、归档工作。2.3集团建筑设计中心、工程技术管理中心、室内设计中心负责工程项目的设计、变更及规划报建材料的收集、归档工作。2.4集团工程招标采购合同管理中心、造价管理中心负责工程项目招标材料的收集、归档工作。2.5项目公司负责工程项目的施工及施工报建归档材料的收集工作，每道工序完成后7天内，收齐该道工序的检测、验收等归档材料，向项目公司档案室移交；工程项目竣工验收合格后1个月内，将相关的竣工验收资料向集团档案室移交。2.6工程资料员必须及时了解各工程项目的进展情况，督促各职能部门及时移交归档材料。在接收归档材料时要按规定认真检查验收，对不符合要求的提出明确的整改意见，每月底向档案工作责任人书面报告各工程项目归档材料的收集情况。2.7工程档案资料管理员在接收归档材料时，必须认真填写档案移交清单，移交人和接收人清点交接后，在表上签名。2.8因工作需要借用归档材料时，按档案保管利用的规定，严格登记，办理借用手续，并限定使用时间，用完后及时归还。3.施工过程的工程资料管理3.1项目公司应成立资料管理机构，配备资料管理员，制定资料管理制度，做到责任明确，流程清晰，管理有据。3.2项目公司应在每个单体工程开工前依据施工组织设计、施工图纸，编制《工程资料管理规定》，具体内容应包括3.2.1编制依据。3.2.2工程总体概况，工程名称、工程各参建单位、建筑规模、结构形式、开竣工时间等内容。3.2.3工程资料清单，包括资料类别、组成内容、原件份数。3.2.4工程资料管理组织机构。3.2.5工程资料填报、整理职责分工。3.2.6工程资料管理制度，包括项目公司内部移交时限，奖罚措施等。3.2.7竣工归档及对外移交要求。3.3工程资料应随工程进度及时收集、整理，做到资料齐全、字迹清楚、图面整洁、签章齐全；必须使用黑色碳素笔或签字笔；资料编制表格标准、式样应符合国家和集团有关规定。3.4项目公司应督促施工单位管理人员根据工程进度及时填写工程资料，并按规定及时移交项目公司档案室。资料填写人员应对资料内容的真实性、准确性负责。3.5资料员随时掌握工程进度情况，保证资料与工程同步，发现滞后情况时，应依据资料管理制度进行报告、催交工作。3.6资料员负责对工程资料的编制情况进行初检。根据地方规定及相关规范要求对工程资料中的工程名称、施工部位、内容填写、签名盖章进行检查并督促相关人员整改，保证其正确性。对检查合格的资料，做好编目、外观整理、归档等工作。3.7集团和项目公司档案管理部门应不定期对工程资料进行检查并填写检查记录，对存在的问题限期整改，并跟踪验证整改结果，确保工程资料的完整性、真实性、及时性、准确性。3.8工程竣工验收前，必须按工程技术资料管理规定，完成工程技术资料的整理、归档工作，为工程竣工验收提供必要条件。3.9工程竣工验收通过后，应及时收集各项验收记录的原件，整理、汇总后形成完整的竣工资料。4.工程资料的归档管理4.1归档范围的基本原则工程类档案要按单体楼来分，从设计图纸到竣工验收，包括各种整套资料，均应收集齐全，整理归档。4.2工程资料归档审查需归档的工程资料，工程资料管理员进行初步整理后，向项目公司或集团档案室移交，。档案员应根据资料内容进行资料盒的脊背、封面标识填写，做到整齐、美观，便于查阅。资料盒内应包括归档文件目录、资料封面和资料内容，目录及资料内容必须对应一致，层次清晰。4.3工程资料归档时限竣工资料应在竣工后一个月内向项目公司或集团档案室办理资料移交手续。4.4归档材料必须经过初步整理、分类，按归档时间要求及时归档，不能等工程竣工之后再一起进行，使问题成堆，时间拖延，难于纠正。4.5归档材料应注明工程项目名称，并建立归档材料目录。4.6归档应注意问题4.6.1须按时间先后顺序和主次、重轻顺序进行卷内材料排序工作，结果在前，起因在后，如：批复在前，请示在后；正稿在前，定稿在后；结论在前，证据在后等。4.6.2资料归档时须注意不能把一个问题分在两个案卷中，应该保持案卷内容相对完整性。4.6.3装订前要清除材料中的金属物，修补破损处，切除多余处，操作中一定不能伤害文字及符号，纸张过大时可以折叠